Podstawowa funkcjonalność Outlooka i Gmaila jest zasadniczo taka sama – są to klienty poczty e-mail ze wszystkim, czego można od nich wymagać. Gdy jednak zagłębić się w szczegóły, poszczególne rzeczy są rozwiązane inaczej. Zwykle kiedy chcemy założyć nowe konto e-mail lub zastanawiamy się nad wyborem klienta poczty, bierzemy pod uwagę właśnie tych dwóch dostawców i zadajemy sobie pytanie – Microsoft czy Google? W tym artykule porównujemy wybrane aspekty obu aplikacji, aby ułatwić Ci ten wybór.
1. Główne funkcje
Outlook organizuje wiadomości w folderach i podfolderach. Możesz utworzyć system folderów i sortować w nich e-maile w różnych kategoriach. System pozwala flagować wiadomości i przypinać je na górze. Gmail z kolei pozwala organizować e-maile wewnątrz kategorii z etykietami i zagnieżdżonymi etykietami. Możesz przypisywać wiadomości do kategorii i podkategorii, a także oznaczać je znacznikami i gwiazdkami. Mamy tu więc do czynienia z bardziej elastycznym podejściem Gmaila i bardziej hierarchicznym Outlooka.
Jeśli chodzi o zarządzanie czasem i produktywność, Gmail oferuje m.in. funkcję alertów o wiadomościach spełniających dane kryteria i inteligentne odpowiedzi pozwalające tworzyć wiadomości z autowypełnianiem zwyczajowych fraz. Jest także zintegrowany z Google Workspace (dawniej G Suite) oraz z Kalendarzem Google. Outlook jest z kolei zintegrowany z aplikacjami Microsoft 365 (dawniej Office 365) oraz posiada własny Kalendarz, inteligentne podpowiedzi podczas pisania, możliwość dyktowania wiadomości, wsparcie Redaktora Microsoft, opcję "Wyślij później", autoresponder czy integracje z Microsoft 365 Copilot i Microsoft Teams.
Microsoft Outlook znany jest ze swoich funkcji produktywnych, takich jak planowanie i zarządzanie spotkaniami, zadaniami i notatkami w tym samym interfejsie. Oprócz kalendarza ma też zintegrowaną listę kontaktów, co ułatwia pracę w tym obszarze. Korzystając z dodatku Teams, możesz także planować i zarządzać spotkaniami w Microsoft Teams bez wychodzenia z Outlooka. Gmail znany jest z kolei z przypomnień o zadaniach z wbudowanej listy, wyciszania e-maili, planowanego wysyłania i skrótów klawiszowych. Daje też dostęp do Kalendarza, Meet, Czatu i innych aplikacji w menu "Aplikacje Google".
2. Design aplikacji
Gmail skupia się na prostocie. Ma on minimalistyczny, nowoczesny design z łatwym dostępem do kluczowych funkcji – podczas gdy pozostałe funkcje i integracje wymagają korzystania z menu i otwierania ich oddzielnie. Wydaje się jednak łatwiejszy w nawigacji dla początkujących użytkowników. Outlook stosuje raczej podejście "wszystko w jednym" i zapewnia dostęp do swoich funkcji z jednego i w jednym widoku. Domyślny widok to Poczta z 3 panelami (można otworzyć ich więcej) i przyciskami prowadzącymi do dodatkowych opcji. Aby otworzyć Kalendarz, Osoby, Zadania, To Do i listę aplikacji, wystarczy tylko jedno kliknięcie.
Aplikacja Microsoftu przeszła kolejny lifting w 2023 roku. Nowy Outlook nadal jest potężnym kombajnem, przy czym jego design stał się nowocześniejszy i bardziej przyjazny użytkownikom – także tym zaawansowanym i bardziej wymagającym, którzy nie chcą długo szukać mniej oczywistych funkcji, ale wolą mieć wszystko pod ręką.
3. Cena
Oba produkty dostępne są zarówno jako darmowy e-mail, jak i w wersjach premium:
- Gmail jest dostępny w pakietach Google Workspace – od najtańszego Business Starter (27 zł/mc), poprzez Business Standard (54 zł/mc), Business Plus (81 zł/mc), kończąc na planie Enterprise.
- Outlook stanowi natomiast część pakietów Office 365 i Microsoft 365, takich jak Personal (14,92 zł/mc), Family (23,25 zł/mc), Apps for business (40,58 zł/mc), Business Basic (22,70 zł/mc), Business Standard (47,36 zł/mc) i Business Premium (83,94 zł/mc), a także planów dla edukacji i dużych przedsiębiorstw.
4. Bezpieczeństwo
Obie platformy cechuje ochrona najwyższej klasy. Jeśli obawiasz się, że ktoś mógłby zaglądać do Twoich e-maili, to nie musisz. Oba produkty oferują także szyfrowanie end-to-end (chyba że wskazano inaczej). Ważne jest jedynie, aby ustawić mocne hasło oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Gmail oferuje pocztę i ochronę klasy biznesowej we wszystkich płatnych planach i wykrywanie złośliwych e-maili we wszystkich planach. Chroni przed phishingiem, ostrzega przed niebezpiecznymi linkami i blokuje złośliwe załączniki.
Outlook także chroni wszystkich użytkowników i zapewnia dodatkowe funkcje ochrony dla subskrybentów Microsoft 365, w tym skanowanie antywirusowe załączników, sprawdzanie linków (ochrona przed phishingiem, oszustwami, złośliwym oprogramowaniem etc.) i opcja zapobiegania przesyłaniu dalej. Kiedy używasz Outlooka w Microsoft 365, jego zawartość podlega takiej samej ochronie, jak w całym pakiecie. Outlook pozwala też odzyskać usunięte wiadomości.
5. Funkcje dla firm
Darmowa poczta Outlook oferuje podstawowe funkcje e-mail i 15 GB miejsca w chmurze, ale nie zawiera zaawansowanych funkcji, takich jak integracja z kalendarzem, zarządzanie kontaktami i organizacja e-maili. W wersji premium – w subskrypcji Microsoft 365 dla firm – te funkcje stają się dostępne wraz z dodatkową przestrzenią dyskową w OneDrive, zaawansowanymi funkcjami ochrony i narzędziami do współpracy. Przydatne dla firm funkcje to m.in. Kalendarz (w Outlook), platforma współpracy i komunikacji (Teams), zaawansowane zasady obsługi wiadomości, inteligentne przypomnienia o przeoczonych wiadomościach czy integracja ze składnikami Microsoft Loop.
Darmowa skrzynka Gmail także zawiera kluczowe składniki i tyle samo miejsca na dysku Google. Bardziej zaawansowane funkcje oferuje płatny Google Workspace – w tym niestandardowe domeny e-mail, więcej miejsca w chmurze i zaawansowana ochrona. Kalendarz w Gmailu obsługuje osobna aplikacja Kalendarz Google, zaś za komunikację odpowiadają apki Meet i Chat. Gmail oferuje ponadto podstawowe zasady obsługi wiadomości.
Oprócz tego obie aplikacje oferują zarządzanie zadaniami i spotkaniami, funkcje oszczędzające czas (szablony, inteligentne odpowiedzi, wyciszanie/ignorowanie konwersacji i nie tylko), prognozowanie tekstu, planowanie wysyłania, integrację z aplikacjami biurowymi/produktywnymi, automatyczne przekazywanie e-maili, aliasy e-mail, niestandardowe podpisy, niestandardowe widoki i sortowanie, narzędzia wyszukiwania oraz integracje z zewnętrznymi aplikacjami.
Źródła: skiff.com, fotc.com, fitsmallbusiness.com, emailanalytics.com, wisestamp.com, opracowanie własne
341f31d.png)