Microsoft Teams w Microsoft 365 (dawniej Office 365) - czym jest i jak skutecznie z niego korzystać?

Microsoft Teams w Microsoft 365 (dawniej Office 365) - czym jest i jak skutecznie z niego korzystać?

Autor: Krzysztof Sulikowski

Opublikowano: 10/9/2023, 11:10 AM

Liczba odsłon: 1022

Wprowadzenie do aplikacji Microsoft Teams

Microsoft Teams to aplikacja i platforma do komunikacji i współpracy, rozwijana jako składnik pakietu Microsoft 365, ale też dostępna poza nim poprzez samodzielną ofertę oraz w wersji zintegrowanej z Windows 11. Teams bywa traktowany jako następca Lync i Skype dla Firm, ale jego możliwości sięgają o wiele dalej. "Zespoły" debiutowały w 2017 roku, przy czym największy wzrost popularności zaliczyły w trakcie pandemii, gdy miliony osób rozpoczęły pracę zdalną i hybrydową. Według aktualnych statystyk (ze stycznia 2023) z Teams korzysta 280 milionów użytkowników miesięcznie w ponad 330 tysiącach organizacji.

Usługi aplikacji Microsoft Teams

Teams to znacznie więcej niż komunikator. Oczywiście ma on wszystkie jego cechy i funkcje rozbudowane niemal do granic możliwości — wliczając w to czat, połączenia głosowe i spotkania głosowe/wideo zoptymalizowane zarówno do konwersacji 1:1, jak i obsługi setek uczestników jednocześnie. Podczas tych spotkań można udostępniać ekran, wyświetlać prezentacje, współpracować nad plikami, tworzyć na interaktywnej tablicy Whiteboard, przeprowadzać lub odpowiadać w ankietach (integracja z Microsoft Forms), a także nagrywać wirtualne spotkania, a nawet wyświetlać tłumaczone na żywo napisy w oparciu o to, co mówią uczestnicy. Dołączanie do spotkania przez aplikację Teams jest niezwykle proste i tak naprawdę wystarczą dwa kliknięcia - jedno w powiadomieniu i drugie na ekranie dołączania. Warto jednak na nim przetestować swoją kamerkę, włączyć lub wyłączyć obraz i dźwięk, wybrać źródło obrazu i dźwięku, skorzystać z efektów AI dla obrazu z kamery (np. rozmycie lub podmiana tła) i nie tylko.

Teams

Podstawową kategorią przynależności użytkowników Teams są zespoły. Będąc pracownikiem firmy, możesz być w wielu zespołach jednocześnie — czy to związanych z Twoim głównym zespołem w pracy, czy z projektem lub jakąkolwiek inną kwestią. Zespoły posiadają własne kanały. Przypomina to trochę grupy na Facebooku, w których można pisać na tablicy, komentować posty, dołączać pliki itd. Różnica jest jednak znaczna. Teams posiada zabezpieczenia klasy korporacyjnej, a pliki wrzucane na czaty i kanały albo udostępniane podczas spotkań zapisują się w Twoim firmowym OneDrive. Mogą je przeglądać i edytować osoby z uprawnieniami (które można drobiazgowo modyfikować), dzięki czemu wszyscy dysponują aktualną wersją pliku, np. dokumentu Worda.

Co szczególnie ważne, po zalogowaniu w Teams nie musisz otwierać ani nawet instalować programów do konkretnych typów plików. Środowisko aplikacji Teams posiada mnóstwo integracji i możesz w nim otwierać, edytować oraz udostępniać pliki, wliczając w to praktycznie wszystkie formaty Microsoft Office, takie jak Word, Excel, PowerPoint i wiele innych. Teams służy jednocześnie za platformę plików, dając dostęp do danych w OneDrive. Możesz otwierać i pracować z plikami w jednym oknie Teams lub otwierać jego dodatkowe okna, otwierać aplikacje klasyczne albo aplikacje w przeglądarce.

Teams-spotkanie

Ta funkcjonalność sprawia, że traktujemy "Zespoły" jako kombajn, program typu wszystko-w-jednym, z którego praktycznie nie musimy wychodzić, aby zrobić cokolwiek w aplikacjach Office i nie tylko. To centralna aplikacja do pracy w Office 365 i Microsoft 365, jak również komunikacji w firmie albo organizacji innego typu (np. w szkole czy organizacji non-profit). Dzięki niej możesz też ograniczyć korzystanie z poczty e-mail. Dzięki powiadomieniom na pulpicie czy w centrum powiadomień systemu Windows oraz urządzeń z Androidem i iOS będziesz zawsze na bieżąco z tym, co dzieje się w obserwowanych przez Ciebie zespołach, ale też na czatach w związku z nadchodzącymi spotkaniami. Dodatkowo powiadomienia o wzmiankowaniu będą Cię informować za każdym razem, gdy ktoś oznaczy Cię w konwersacji lub zadaniu.

Teams-biznesowe-spotkanie

W Microsoft Teams możesz też zarządzać swoimi zadaniami. Poprzez wbudowaną aplikację Tasks jest on zintegrowany z Twoimi zadaniami z aplikacji Microsoft To Do, Outlook i Planner. Możesz dodawać, przydzielać i edytować zadania zarówno dla siebie, jak i dla innych członków zespołu. Podobnie zintegrowany z Twoją zawartością jest kalendarz aplikacji Teams. Tak samo jak Kalendarz Outlooka, Microsoft Teams pomaga planować i śledzić Twoje wydarzenia.

Zrób więcej z Microsoft 365

Możesz korzystać z Teams bezpłatnie poprzez wbudowaną w system Windows 11 aplikację Microsoft Teams - free albo usługę Teams dla użytkowników domowych. Bezpłatną aplikację Teams znajdziesz na samym środku paska zadań w Windows 11. W tym wydaniu aplikacji Microsoft Teams nie ma jednak zbyt wielu możliwości - są one w dużym stopniu uproszczone i ograniczone, a poza tym nie nadają się do pracy w firmie. Poprzez subskrypcje aplikacji Microsoft Teams - czy to w ramach pakietu Microsoft 365, czy jako pojedynczy produkt Microsoft Teams Essentials - zyskujesz dostęp do znacznie większej palety możliwości, wliczając w to pełną integrację z danymi, plikami i osobami w Microsoft 365, a także jego ochronę klasy korporacyjnej, w tym szyfrowanie spotkań, Microsoft Purview Information Protection, która zapobiega przeglądaniu danych przez nieuprawnione osoby, oraz etykiety poufności Microsoft, które działają tak samo, jak w pozostałych aplikacjach pakietu.

Teams-zespol

Jeśli masz konto Microsoft do użytku osobistego, możesz korzystać z Teams dla użytkowników domowych w tej samej aplikacji. Teams pozwala dodać konto osobiste w aplikacji na PC lub w przeglądarce i zsynchronizować wszystkie czaty, aby tworzyć i prowadzić spotkania oraz rozmowy na każdym urządzeniu - po prostu kliknij swój awatar w prawym górnym rogu, a następnie "Dodaj konto osobiste", aby zalogować się za pomocą konta Microsoft. Za pomocą aplikacji desktopowej lub internetowej możesz także dzwonić do znajomych i rodziny, nawet gdy nie mają zainstalowanego Teams. Konto służbowe i konto osobiste są otwierane w oddzielnych oknach albo na różnych kartach przeglądarki, dzięki czemu aktywność zawodowa i prywatna będą wyraźnie oddzielone. Kontynuowanie korzystania z aplikacji Teams jest możliwe bez konieczności przelogowywania się.

W wyższych planach Microsoft 365 możesz połączyć środowisko aplikacji Teams z systemem telefonicznym Public Switched Telephone Network (PSTN). Pozwala to użytkownikom korzystać z Teams tak jak z telefonu, wykonywać i odbierać połączenia poprzez PSTN, a także hostować połączenia konferencyjne z wieloma uczestnikami.

Teams-wspolpraca

Oprócz zwyczajnych planów dostępna jest też oferta Microsoft Teams Premium, która oferuje między innymi tłumaczone napisy na żywo, znaczniki osi czasu w nagraniach spotkań, gdy uczestnik opuścił lub dołączył do spotkania, niestandardowe sceny organizacji dla Trybu wspólnego, powiadomienia SMS, analityka organizacyjna i działowa w centrum administratora oraz widok zaplanowanej kolejki.

Którą licencję wybrać?

Teams jest częścią większości planów Microsoft 365 dla użytkowników biznesowych i edukacyjnych, ale jest również dostępny jako odrębna aplikacja. W październiku 2023 nastąpiły ważne zmiany w licencjonowaniu produktów Microsoft 365, które wpływają również na aktualny cennik. W artykule Microsoft 365 bez Teams. Nowe plany dla klientów z Europy znajdziesz szczegóły na temat nowych licencji. Aby wybrać rozwiązanie dla siebie, sprawdź ofertę naszego Sklepu CentrumXP:

Źródło: Microsoft, opracowanie własne

Jak wykorzystać Copilot w codziennej pracy? Kurs w przedsprzedaży
Jak wykorzystać Copilot w codziennej pracy? Kurs w przedsprzedaży

Wydarzenia