Microsoft kontynuuje intensywny rozwój swojego flagowego asystenta AI. Po zintegrowaniu Copilota z programem Excel przed dwoma laty i wprowadzeniu wielu - czasem wzbudzających kontrowersje - aktualizacji gigant z Redmond wprowadza funkcję, która z pewnością ucieszy stałych użytkowników tego narzędzia. Nowość ma na celu radykalne zwiększenie produktywności poprzez eliminację jednego z najbardziej frustrujących problemów: konieczności ciągłego powtarzania tych samych instrukcji.
Do tej pory osoby personalizujące dane lub formatujące tabele musiały za każdym razem wpisywać w oknie czatu Copilota te same wytyczne. Teraz to się zmienia. Microsoft wprowadza dwa potężne narzędzia automatyzacji: Personalizację oraz Reguły skoroszytu. Działaniem przypominają one funkcję pamięci znaną z ChatGPT i z samego Microsoft 365 Copilot, pozwalając na trwałe zapisanie preferencji w oknie kontekstowym sztucznej inteligencji.
Copilot w Excelu na Twoich zasadach. Jak działa Personalizacja?
Funkcja personalizacji pozwala użytkownikowi Excela zdefiniować stałe preferencje dotyczące edycji, które Copilot zapamięta i zastosuje do każdego otwieranego pliku. Asystent uczy się nawyków użytkownika, zanim przystąpi do pracy, dzięki czemu efekty końcowe od razu odpowiadają oczekiwaniom.
Za pomocą języka naturalnego można określić reguły dla takich elementów jak:
- Formatowanie: np. "Nigdy nie scalaj komórek", "Zawsze formatuj walutę w USD bez miejsc po przecinku" czy "Nie używaj koloru czerwonego na wykresach".
- Konwencje nazewnictwa: np. "Dodawaj przedrostek tbl do nazw tabel" lub "Używaj jasnych i opisowych nazw arkuszy".
- Formuły: np. "Pisz formuły, używając strukturalnych odwołań do tabel, a nie zakresów komórek".
- Tabele przestawne i style raportów: np. "Ustawiaj jako domyślny mój standardowy układ podsumowania z pogrubionymi nagłówkami i sumami częściowymi".
Jak z tego skorzystać? Wystarczy otworzyć Copilota w Excelu, przejść do Ustawień ("..."), wybrać sekcję "Personalizacja", a następnie wpisać swoje wymagania własnymi słowami i zapisać zmiany.
Reguły skoroszytu. Standaryzacja Excela dla całych zespołów
O ile Personalizacja dotyczy konkretnego użytkownika, o tyle Reguły skoroszytu są przypisane do danego pliku. Są one zapisywane w specjalnym arkuszu o nazwie .Rules. Ponieważ wędrują one wraz z plikiem podczas udostępniania, pozwalają firmom i zespołom na narzucenie sztywnych standardów edycji. Każdy, kto użyje Copilota w Microsoft 365 do modyfikacji takiego dokumentu, będzie musiał dostosować się do odgórnych wytycznych.
Co istotne, reguły te potrafią współpracować z silnikiem kalkulacyjnym Excela, co daje użytkownikom unikalne możliwości, w tym:
- Wskazanie konkretnego przykładu: zamiast opisywać styl słownie, można sformatować fragment tabeli jako wzór i nakazać Copilotowi: "dopasuj formatowanie do tego przykładu".
- Dynamiczne formuły: reguły mogą odwoływać się do konkretnych komórek lub arkuszy i zmieniać się w zależności od danych - np. stosować inne instrukcje, gdy projekt przekracza budżet, a inne, gdy mieści się w limitach.
- Tworzenie reguł z pomocą AI: użytkownik może poprosić Copilota o stworzenie lub dopracowanie arkusza .Rules. Można nawet nakierować AI na istniejący, dobrze przygotowany arkusz, aby asystent sam wywnioskował i spisał zasady na przyszłość.
Jak z tego skorzystać? Należy otworzyć Copilota, kliknąć ikonę "+" i wybrać "Utwórz reguły skoroszytu", co wygeneruje odpowiedni szablon. Alternatywnie można zmienić nazwę dowolnego istniejącego arkusza na .Rules i zacząć wpisywać wytyczne w kolumnie A (skąd mogą one referować do innych obszarów dokumentu).
Dostępność nowych funkcji AI w Excelu
Microsoft potwierdził, że Personalizacja jest już ogólnodostępna dla wszystkich użytkowników Copilota w Excelu w wersjach dla przeglądarek internetowych, systemu Windows oraz macOS.Reguły skoroszytu znajdują się natomiast obecnie w fazie testów (wersja preview) dla użytkowników programu Insider na systemach Windows i Mac. Udostępnienie tej funkcji dla wszystkich użytkowników (w tym w wersji Web) planowane jest w najbliższych tygodniach (koniec czerwca lub początek lipca 2026 r.), choć dokładna data premiery nie została jeszcze sprecyzowana.
