Microsoft Teams to bez wątpienia potężny komunikator biznesowy agregujący masę funkcji i narzędzi pochodzących z portfolio produktów Microsoft. W Teams tworzyć możemy rozbudowane obszary zespołowe zarówno zorientowane na całe zespoły, jak i nieformalne mniejsze grupy robocze. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby użytkownicy podczas pracy w komunikatorze Teams korzystali z przeszło 250 narzędzi pochodzących od zewnętrznych dostawców.
Wszystkie wymienione wyżej zalety i funkcje aplikacji Teams wymagają od nas posiadania minimum licencji Teams Essentials, a najlepiej subskrypcji na pakiet Microsoft 365. Dopiero w ramach konta Microsoft 365 i aplikacji Teams uzyskujemy dostęp do szeregu świetnych narzędzi biznesowych, takich jak Planner, SharePoint, Listy i wiele więcej.
W praktyce jednak często okazuje się, że nie każdy pracownik naszej firmy, a tym bardziej partnerzy i kontrahenci z zewnątrz, z którymi współpracujemy, wymagają pełnego i płatnego dostępu do licencji Teams. Okazuje się, że równie dobrze możemy dołączyć ich do naszego firmowego środowiska w Teams jako użytkowników gości. Owszem, ich możliwości będą ograniczone, jednak w wielu aspektach pracy będą mogli oni normalnie się z nami komunikować, a nawet współpracować. W takim razie odpowiedzmy sobie na pytania: na co pozwala konto Gościa w Microsoft Teams oraz jak takiego gościa dodać do naszego biznesowego środowiska.
Jakie możliwości posiada konto Gościa w Microsoft Teams?
W Microsoft Teams dostępne są trzy poziomy uprawnień dla użytkowników:
- właściciele,
- członkowie,
- goście.
Właściciele oraz członkowie to osoby wewnątrz naszej organizacji, czyli innymi słowy pracownicy posiadający licencje na Microsoft Teams. Mogą oni swobodnie pracować z całą zawartością aplikacji, ponadto właściciele mogą zarządzać członkami zespołów, ustawieniami, uprawnieniami do kanałów i też jako jedyni mogą zapraszać gości.
Z kolei goście to osoby nieposiadające licencji w naszej subskrypcji Microsoft 365, których właściciele zaproszą do aplikacji. Oczywiście gość posiadać musi darmowe konto Microsoft (uzyska dzięki temu dostęp do czatu w naszej firmie) lub pełną licencję Microsoft 365 w swojej firmie (będzie mógł także współpracować w Zespole). Dokładne uprawnienia gości obrazuje poniższe szczegółowe zestawienie:
| Funkcja w Teams | Właściciel | Członek | Gość |
|---|---|---|---|
| Czat prywatny | Tak | Tak | Tak |
| Połączenia grupowe | Tak | Tak | Tak |
| Udostępnianie plików w Zespołach | Tak | Tak | Tak |
| Tworzenie kanałów | Tak | Tak | Tak |
| Dzwonienie | Tak | Tak | Tak |
| Czat zespołowy | Tak | Tak | Tak |
| Usuwanie i edytowanie wiadomości | Tak | Tak | Tak |
| Edytowanie i usuwanie Zespołów | Tak | ||
| Poczta głosowa | Tak | Tak | |
| Dostęp do Zespołów publicznych | Tak | Tak | |
| Dodawanie gości | Tak | ||
| Wybieranie numerów telefonicznych | Tak | Tak | |
| Schemat organizacyjny | Tak | Tak | |
| Przekierowywanie połączeń | Tak | Tak | |
| Zmiana obrazu Zespołów | Tak | ||
| Zarządzanie członkami Zespołu | Tak | ||
| Dodawanie aplikacji | Tak | Tak | |
| Udostępnianie plików w czatach | Tak | Tak | |
| Zarządzanie uprawnieniami Zespołów | Tak | ||
| Tworzenie Zespołów | Tak | Tak |
Kogo możemy zaprosić jako Gościa do Teams?
Gość, którego zapraszamy do naszej aplikacji Teams musi posiadać konto Microsoft. W przypadku darmowego indywidualnego konta Microsoft gość uzyska dostęp jedynie do czatowania - tym samym nie będzie mógł współpracować z nami w ramach Zespołów. Jeśli zapraszana osoba posiada również licencję Microsoft 365 w swojej firmie, to po dołączeniu jako gość do naszego firmowego komunikatora będzie mogła korzystać z czatów, jak i Zespołów (zgodnie z powyższą tabelą).
Jak dodać gościa do Microsoft Teams?
- Jako właściciel Zespołu w aplikacji Teams przechodzimy do listy Zespołów i klikamy wybrany zespół prawym przyciskiem myszy.
- Wybieramy opcję Dodaj członka i wpisujemy adres zapraszanego gościa. Pamiętać musimy, że tym adresem musi być konto Microsoft 365 tej osoby w jej firmie.
- Po wpisaniu adresu koniecznie klikamy wyświetloną poniżej podpowiedź adresu i potwierdzamy przyciskiem Dodaj.
- Możemy już zamknąć okienko zapraszania gościa. Teraz osoba ta otrzyma wiadomość e-mail z zaproszeniem do naszego Zespołu.
Jak zarządzać Gośćmi w Teams?
Właściciel Zespołu w oknie zarządzania zespołem ma możliwość usuwania gości z Zespołu. W tym celu wystarczy przejść na zakładkę Członkowie i kliknąć X obok nazwy gościa. Ponadto na zakładce Ustawienia w sekcji Uprawnienia gościa właściciel może zezwolić na tworzenie, aktualizowanie i usuwanie kanałów przez zaproszonych gości.
Jak dołączyć do Teams jako Gość?
- Gdy już otrzymaliśmy zaproszenie do Teams, w wiadomości e-mail klikamy przycisk Otwórz aplikację Microsoft Teams.
- Teraz logujemy się do konta Microsoft 365, na które otrzymaliśmy zaproszenie.
- Akceptujemy prośbę o uprawnienia do naszego konta, klikając przycisk Zaakceptuj.
- Po kilku chwilach uruchomi się nam ekran powitalny Teams, w którym decydujemy, czy chcemy dołączyć w przeglądarce internetowej, czy skorzystać z aplikacji stacjonarnej.
- Po pełnym uruchomieniu Teams uzyskamy już dostęp do czatu prywatnego oraz Zespołów, do których zostaliśmy zaproszeni.
