Tworzenie bazy danych

Program Access został napisany po to, aby z łatwością można było tworzyć bazy danych. Mamy do dyspozycji gotowe szablony, które później możemy w dowolny sposób modyfikować, ale także mamy możliwość zaprojektowania bazy danych od samego początku. Aplikacja umożliwia również wygodne manipulowanie danymi.

Aby utworzyć bazę danych od początku wybieramy Plik, Nowy, a następnie z okienka zadań, które pojawi się po prawej stronie okna programu, wybieramy Pusta baza danych. Pojawi się okno główne bazy danych. Następnie klikamy przycisk  , otwierając tym samym okienko Nowa tabela, z którego wybieramy opcję Kreator tabel . Po lewej stronie okna kreatora znajduje się pole wyboru Służbowe/Osobiste. Poniżej widzimy listę Przykładowe tabele, wybieramy tę, która nam najbardziej odpowiada. Następnie przechodzimy do części Przykładowe pola. Podświetlamy wybraną nazwę pola i zatwierdzamy ją przyciskiem . Nazwa powinna się znaleźć w sekcji Pola nowej tabeli (po prawej stronie kreatora). Możemy zatwierdzić wszystkie pola za pomocą przycisku  . Jeśli chcemy zrezygnować z któregoś z pól, zaznaczamy je i klikamy . Oczywiście można usunąć wszystkie wpisy z listy Pola nowej tabeli za pomocą przycisku .

Nie zawsze nazwa pola znajduje się na liście. W takim wypadku wybieramy dowolne inne pole, a kiedy juz się znajdzie w sekcji Pola nowej tabeli, podświetlamy je i klikamy Zmień nazwę pola. Wpisujemy nową nazwę w okienku dialogowym.

Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do następnej strony. W górnej części okna kreatora wpisujemy nazwę tabeli, poniżej zaznaczamy, czy program powinien ustawić klucz podstawowy. Kluczem podstawowym nazywamy takie pole w tabeli, które jednoznacznie identyfikuje wpis. Jeżeli kluczem podstawowym jest nazwisko, to nie możemy wpisać do bazy dwóch osób o tym samym nazwisku!

Klikamy Dalej, przechodząc w ten sposób do ostatniej strony Kreatora Tabel. Jest to etap, w którym decydujemy, co chcemy zrobić po utworzeniu tabeli.

• Modyfikuj projekt tabeli - otwiera okno dialogowe Tabela, które pozwala nam zmienić właściwości pól,

• Wprowadź dane bezpośrednio do tabeli,

• Wprowadź dane przy użyciu formularza...- podobnie jak bezpośrednie wpisywanie danych nie zmienia cech tabeli.

Gdy klikniemy Zakończ, nowa tabela zostanie dołączona do bazy danych. Możemy w ten sam sposób dodać do bazy nowe tabele.

Jeśli będziemy chcieli zmodyfikować tabelę, podświetlamy jej nazwę w oknie bazy danych, a następnie wybieramy przycisk . Pokaże się okno dialogowe Tabela. W górnej części okna widzimy spis wszystkich pól tabeli. Składa się on z trzech kolumn:

• Nazwa pola,

• Typ danych,

• Opis.

Typ danych wybieramy z listy rozwijanej, która pokaże się po kliknięciu w odpowiednie pole. Do najczęściej używanych należą Tekst, Liczba lub Data/Godzina. Poniżej znajduje się sekcja Właściwości pola. Jeśli dobrze określimy właściwości pól i typy danych, unikniemy niektórych błędów przy wpisywaniu informacji.

Możemy oczywiście dodawać nowe pola. Wystarczy, że na końcu tabeli w górnej części okna wpiszemy nazwę nowego pola, oraz wybierzemy typ zawartych w nim danych. Aby usunąć dowolne pole klikamy je prawym przyciskiem myszy i z paska zadań, który się w tej chwili pokaże wybieramy Wytnij.

Możemy zauważyć, że do stworzenia tabeli nie potrzeba używać kreatora. Wystarczy, że podświetlimy opcję Utwórz tabelę w widoku projektu w oknie głównym bazy danych i klikniemy przycisk Projektuj. Pokaże się opisane wcześniej okno dialogowe Tabela, w którym opisujemy wszystkie pola. Aby ustanowić klucz główny klikamy wybrane pole prawym przyciskiem myszy i zaznaczamy opcję Klucz główny z paska zadań. Przy tym polu powinien pojawić się znacznik . Należy pamiętać, że pole zawierające klucz główny musi być indeksowane bez duplikatów, inaczej program wskaże błąd. Aby zapisać tabelę po prostu zamykamy okno Tabela. Pojawi się wtedy okienko z pytaniem :"Czy zapisać zmiany".

Tworząc bazę danych mamy możliwość korzystania z gotowych szablonów. Z menu głównego wybieramy Plik, Nowy. Po prawej stronie ekranu zobaczymy okienko zadań Nowy plik. W sekcji szablony klikamy Na moim komputerze. Pokaże się okno Szablony. Z zakładki Ogólne wybieramy interesujący nas wzór.

Po zatwierdzeniu przyciskiem OK oraz zapisaniu nowej bazy program uruchamia okno Kreatora baz danych. Po lewej stronie okna znajduje się pole zawierające tabele bazy danych, natomiast po prawej - pola w każdej z tabel. Pola zaznaczone kursywą są opcjonalne. Jeśli chcemy usunąć którąś z tabel lub obowiązkowe pole w tabeli, musimy najpierw zakończyć pracę kreatora, a następnie zmodyfikować istniejącą już bazę - na przykład korzystając widoku projektu (przycisk ).

Klikamy Dalej i w następnych krokach określamy styl wyświetlania oraz nazwę bazy danych.

Aby zobaczyć tabelę wystarczy kliknąć dwukrotnie jej nazwę w oknie głównym bazy danych. Teraz możemy wpisywać dane bezpośrednio do tabeli. Niestety nie zawsze jest ona czytelna. niektóre kolumny nie są nam w danej chwili potrzebne. Aby je ukryć zaznaczamy je, a następnie wybieramy Format, Ukryj kolumny. Natomiast naciśnięcie Odkryj kolumny otworzy nam okno dialogowe Odkrywanie kolumn, w którym zaznaczamy, które kolumny maja być widoczne.

Program daje nam możliwość zmian wysokości wierszy i kolumn w tabeli. W tym celu wybieramy Format, Szerokość kolumny (Wysokość wiersza). Następnie wpisujemy wartość w okienku dialogowym. Dodatkowo w oknie Szerokość kolumny znajduje się przycisk Dopasuj optymalnie, który dostosowuje szerokość każdej kolumny do najdłuższego wpisu w niej.

Możemy także zmienić szerokość pojedynczej kolumny. Najeżdżamy kursorem myszy na linię po prawej stronie kolumny (powinien pojawić się znacznik ), a następnie przeciągamy ją. Natomiast dwukrotnie klikając na linię dopasujemy rozmiar kolumny na lewo od linii do najdłuższego wpisu w niej.

Przydatnym narzędziem jest blokowanie kolumn. Jeśli chcemy, aby podczas przewijania tabeli kolumny z istotnymi informacjami były stale widoczne (np. kolumna zawierająca nazwisko), zaznaczamy ją i wybieramy Format, Blokowanie kolumn. Żaby cofnąć tę zmianę klikamy Format Odblokuj wszystkie kolumny.

Oczywiście ukrywanie, odkrywanie kolumn i regulacja wielkości komórek nie ma wpływu na dane zawarte w tabeli. Wszystkich tych zmian możemy dokonywać, gdy tabela jest otwarta, w przeciwnym razie nie znajdziemy odpowiednich funkcji na pasku narzędzi programu Access.