Bardzo przydatną funkcją dostępną w SharePoint jest tworzenie alertów. Dzięki nim nie tylko zostaniemy poinformowani, że określony dokument został zmodyfikowany, lecz również kto tego dokonał. Pozwala to między innymi na określenie realnego wkładu użytkowników w tworzenie konkretnego pliku oraz pośrednio monitorowanie ich czasu pracy (kiedy dokładnie zabrali się za zadane czynności, np. wypełnianie listy inwentarzowej). Ustawienie alertów przypisanych do bibliotek jest bardzo proste, poniżej znajdziecie krótką instrukcję, jak tego dokonać.
W celu ustawienia alertu dotyczącego zmian dokonywanych w plikach określonej biblioteki:
- Logujemy się do Office 365 danymi konta o odpowiednich uprawnieniach.
- Z głównego menu wybieramy SharePoint.
- Przechodzimy do witryny, na której znajduje się wybrana biblioteka dokumentów (zawierająca wybrane pliki).
- Na jednej z górnych belek rozwijamy menu oznaczone ikoną trzech kropek, po czym klikamy Prześlij mi alert.
- Otworzy to okno, w którym możemy ustalić dokładne detale tego, czego alert ma dotyczyć. W pierwszej rubryce od góry wpisujemy tytuł, pod jakim alert będzie figurował, poniżej zaś ustalamy, kto ma otrzymać stosowne powiadomienia. Nieco niżej znajdziemy wybór metody dostarczenia alertu – funkcja SMS jest domyślnie wyłączona. W trzech znajdujących się na dole listach określić możemy, w jakim przypadku otrzymamy powiadomienie oraz jego ewentualne opóźnienie. By sfinalizować, wystarczy wcisnąć OK.
