Narzędzie Web Scheduler programu Skype dla firm

Web Scheduler komunikatora Skype to moduł do tworzenia spotkań, działający w przeglądarce internetowej i dedykowany tym użytkownikom, którzy na co dzień nie korzystają z programu Skype dla firm czy klienta pocztowego Outlook w usłudze Office 365. Dzięki modułowi Web Scheduler tacy użytkownicy będą mogli dołączać do spotkań za pośrednictwem aplikacji Skype Meetings, oferującej podstawową funkcjonalność komunikatora pod kątem prowadzenia spotkań. W tym poradniku omówimy, jak utworzyć spotkanie Skype za pomocą modułu Web Scheduler i jak później do niego dołączyć.

Każde spotkanie musi zawierać podstawowe informacje takie jak tytuł, lokalizacja, data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia, krótką wiadomość opisującą temat spotkania oraz listę zaproszonych uczestników. Ta podstawowa część konfiguracji spotkania powinna wyglądać tak jak na powyższym zrzucie ekranu. Są tu jeszcze dwa elementy, którym należy przyjrzeć się bliżej i dokładniej je scharakteryzować.

1. Kto będzie pomijać poczekalnię:
1. Tylko organizator – tylko ta osoba ma bezpośredni dostęp do spotkania, a wszyscy pozostali zaproszeni muszą czekać na wpuszczenie. Stosowanie tej opcji zaleca się w przypadku spotkań o wysokim poziomie poufności.
2. Osoby z mojej firmy, które zapraszam – bezpośredni dostęp do spotkania mają tylko zaproszone osoby. Kontakty spoza naszej organizacji, którym udostępniliśmy łącze do spotkania, będą musiały czekać na wpuszczenie. Tę opcję stosujemy wtedy, gdy poruszane tematy są poufne i chcemy, aby w spotkaniu uczestniczyły tylko wybrane osoby.
3. Osoby z mojej firmy – każdy nasz współpracownik może dołączyć do spotkania, nawet jeśli nie został na nie bezpośrednio zaproszony, ale otrzymał łącze. To rozwiązanie zaleca się stosować w przypadku, gdy nie spodziewamy się osób spoza organizacji i nie poruszamy tematów poufnych.
4. Każda osoba (bez ograniczeń) – do spotkania może dołączyć każdy, kto dysponuje odpowiednim łączem.
2. Kto jest osobą prowadzącą:
1. Tylko organizator – opcję tę wybieramy wtedy, gdy podczas prowadzenia prezentacji multimedialnej pozostali uczestnicy spotkania nie muszą dołączać do prezentacji. Jeżeli jednak w trakcie spotkania okaże się, że przejęcie kontroli nad prezentacją przez inną osobę jest konieczne, możemy przekazać jej prawa dostępu do zawartości.
2. Osoby, które wybiorę – tę opcję wybieramy, gdy wiemy, że prezentację będzie prowadzić więcej niż jedna osoba.
3. Osoby z mojej firmy – wybór tej opcji zaleca się w przypadku, gdy w spotkaniu uczestniczą tylko osoby z naszej organizacji. Tacy uczestnicy mogą udostępniać i modyfikować elementy omawiane na spotkaniu.
4. Każda osoba (bez ograniczeń) – ta opcja pozwala modyfikować zawartość spotkania wszystkim, którzy w nim uczestniczą.

Po wybraniu opcji odpowiadających charakterystyce naszego spotkania, w dolnej części ekranu klikamy polecenie Zapisz. Po zapisaniu wydarzenia wyświetlony zostanie ekran podsumowania, taki jak na poniższym zrzucie ekranu.

Niestety, osoby zaproszone na spotkanie z poziomu modułu Web Scheduler nie otrzymają wiadomości e-mail ze szczegółami, a w ich kalendarzach nie pojawi się odpowiednia adnotacja, nawet jeśli są to osoby z naszej organizacji. Jest to pewna wada tego modułu, ale przecież Web Scheduler skierowany jest osób, które na co dzień nie pracują z usługą Office 365, a są zmuszone do komunikacji za pośrednictwem Skype dla firm. Chcąc więc przekazać informację o spotkaniu zaproszonym osobom, musimy skopiować dane z ekranu podsumowania wraz z odnośnikiem do dołączenia, następnie utworzyć nową wiadomość e-mail i wkleić te szczegóły do treści wiadomości. Innym rozwiązaniem jest przekazanie szczegółów wydarzenia w formie pliku iCalendar, który obsługiwany jest przez większość systemów poczty elektronicznej, pracujących z kalendarzami. Aby to zrobić, na ekranie podsumowania wydarzenia klikamy przycisk Informacje i w dolnej części nowego okna wybieramy polecenie Eksportuj w formacie iCalendar. Plik iCalendar jest następnie pobierany na nasz dysk twardy. Po tej operacji plik ten możemy udostępnić w wiadomości e-mail.

Dołączanie do spotkania Skype jest bardzo proste. Klikamy odnośnik otrzymany od organizatora spotkania w wiadomości e-mail i zostajemy przeniesieni do specjalnej witryny internetowej, gdzie jesteśmy pytani o sposób, w jaki chcemy dołączyć do spotkania.

Do wyboru mamy dwie opcje. Pierwsza to instalacja i uruchomienie programu Skype Meetings (Spotkania na Skypie). Jeżeli nie posiadamy zainstalowanego komunikatora Skype dla firm i ze względu na brak dostępu do usługi Office 365 nie możemy z niego korzystać, należy skorzystać właśnie z tej opcji. Program Skype Meetings zostanie pobrany, zainstalowany i automatycznie uruchomiony. Po krótkiej chwili również automatycznie zostaniemy przyłączeni do spotkania.

Natomiast jeżeli posiadamy konto firmowe w Office 365 z opcją korzystania z komunikatora Skype dla firm, który jest zainstalowany na naszym komputerze, wybieramy opcję drugą. Po kliknięciu polecenia połączenie ze spotkaniem zostanie nawiązane automatycznie i prowadzenie rozmowy będzie możliwe.