Microsoft Outlook 2003 - podstawowa konfiguracja

Microsoft Outlook 2003 to przede wszystkim klient poczty e-mail. O znaczeniu poczty elektronicznej chyba nie trzeba mówić - stanowi ona nieocenioną pomoc w komunikacji współczesnego pracownika. Aby możliwe było wysyłanie listów i ich odbieranie z naszego konta, należy poprawnie skonfigurować swoje konto pocztowe.

W tym celu, po uruchomieniu programu Outlook, z menu Narzędzia należy wybrać Konta e-mail...

Po upewnieniu się, że opcja Dodaj nowe konto e-mail została zaznaczona, przechodzimy do następnego okna dialogowego klikając przycisk Dalej.

W zależności od wybranego typu serwera, który będzie obsługiwał nowe konto e-mail, zmienia się zawartość następnego okna dialogowego.

• Serwer Microsoft Exchange - jeżeli komputer jest podłączony do sieci lokalnej LAN, w obrębie której znajduje się inny komputer z oprogramowaniem Microsoft Exchange Server, to dzięki temu serwerowi użytkownik może odbierać i wysyłać pocztę zewnętrzną (Internet) oraz wewnętrzną (firma).

  

  Nazwę serwera Microsoft Exchange oraz nazwę użytkownika przydzielonej skrzynki można uzyskać kontaktując się z działem pomocy technicznej lub administratorem sieci. Poprawność wprowadzonych danych można sprawdzić dzięki opcji Sprawdź nazwę.

  Jeżeli użytkownik będzie pracował w trybie Offline np. ze względu na niedostępność serwera Microsoft Exchange bądź na problemy z łącznością czy też ze świadomego wyboru, Outlook przełącza się w tryb Próba połączenia lub Rozłączono. Kopia skrzynki pocztowej jest przechowywana na komputerze lokalnym użytkownika. Program Outlook przełącza się w tryb Połączono lub Połączono (nagłówki) gdy można ponownie nawiązać połączenie z serwerem Microsoft Exchange i następuje synchronizacja zmian, podczas których można normalnie pracować. Powyższy scenariusz jest możliwy dzięki zaznaczeniu opcji Użyj trybu buforowanego programu Exchange.

• POP3 (ang. Post Office Protocol 3) - najpopularniejszy typ konta, który pozwala na odbiór poczty ze zdalnego serwera do lokalnego komputera.

Spójrzmy na okno Konta e-mail. W pierwsze pole wpisujemy Imię i nazwisko, które wyświetli się osobie, do której wyślemy list. Pole Adres e-mail służy do zidentyfikowania adresu pocztowego, który chcemy dodać do Microsoft Outlook. Nazwa użytkownika, znana także jako login, jest wypełniana automatycznie. Trzeba natomiast wpisać hasło dostępu do konta. Opcjonalne ustawienie Zapamiętaj hasło spowoduje, że aplikacja nie będzie się pytać o hasło przy każdorazowym jej uruchomieniu. Pola Serwer poczty przychodzącej (POP3) i Serwer poczty wychodzącej (SMTP) to pola, w które wpisujemy nazwy tych serwerów, udostępnione przez administratora konta pocztowego. Stosowne dane możemy uzyskać bezpośrednio od niego bądź z witryny internetowej operatora, u którego założyliśmy skrzynkę.

Więcej ustawień to opcja, która umożliwia dostęp do wielu zaawansowanych opcji. Zakładką Serwer wychodzący powinni zainteresować się użytkownicy, których serwer pocztowy, na którym mają konto e-mail, wymaga uwierzytelnienia.

Zakładka Zaawansowane umożliwia zatwierdzenie szyfrowania transmisji korespondencji, o ile serwer pocztowy daje taką możliwość. Jest to istotna kwestia biorąc pod uwagę wzrastającą liczbę podsłuchów. Inna przydatną opcją jest Pozostaw kopie wiadomości na serwerze albowiem w przypadku kont e-mail POP3 wiadomości e-mail są domyślnie usuwane z serwera poczty po pobraniu do Microsoft Outlook.

• IMAP (ang. Internet Message Access Protocol) - ten rodzaj konta internetowego umożliwia pobieranie nagłówków poczty znajdującej się na serwerze zdalnym oraz wskazywanie które wiadomości mają być pobrane na komputer lokalny.

Konfiguracja poczty internetowej e-mail IMAP jest zbliżona do konfiguracji poczty e-mail POP3.

• HTTP (ang. Hypertext Transfer Protocol) - wiadomości są przechowywane, pobierane a także wyświetlane jako oddzielne strony WWW.

Nowe konta MSN używają konta e-mail HTTP. Innym przykładem konta pocztowego typu HTTP jest Hotmail. Jeżeli mamy do czynienia z takimi kontami, należy wybrać stosowną pozycję w polu Usługodawca poczty HTTP. Jeżeli chcemy korzystać z konta poczty internetowej HTTP, której usługodawcą nie jest ani MSN ani Hotmail, musimy wpisać adres URL serwera w przeznaczonym do tego polu.

• Dodatkowe typy serwera - umożliwia połączenie się z inną grupą roboczą lub serwerem pocztowym innej firmy.

Dodatkowe typy serwera nie są wyznaczone dopóki nie zostanie zainstalowane stosowne rozszerzenie Microsoft Outlook. Przykładem takiej wtyczki może być Kerio Outlook Conductor, który pozwala lepiej organizować i współdzielić zasoby programu Microsoft Outlook.