Jak skonfigurować Room Finder z salami i pokojami w Outlooku?

Planując spotkania w Kalendarzu w usłudze Exchange, mamy możliwość zapraszania innych uczestników, a jeżeli jest to spotkanie fizyczne, to także możemy zarezerwować pomieszczenie, w którym chcemy je przeprowadzić. Zwykle aplikacja Outlook wymaga od nas znajomości nazwy sali lub pomieszczenia, których chcemy użyć do spotkania. Nie zawsze i nie każdy jednak zna z nazwy wszystkie pokoje w naszych biurach. Warto w takiej sytuacji skonfigurować funkcję Wyszukiwanie pokojów (Room Finder), za pomocą której każdy będzie mógł w łatwy sposób przejrzeć wszystkie pomieszczenia we wszystkich budynkach, które skonfigurujemy. W tym poradniku pokazujemy zatem, jak krok po kroku utworzyć nowy budynek i dodać do niego pokoje oraz sale konferencyjne.

Jak utworzyć nowy budynek/listę pomieszczeń i dodać do niej pokoje w Exchange Online?

1. W pierwszej kolejności uruchamiamy PowerShell na prawach administracyjnych.
2. Następnie wywołujemy następujące polecenie:
   Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
3. Gdy wyświetli się zapytanie, wpisujemy literę Y oraz naciskamy klawisz Enter.
4. W kolejnym kroku wywołujemy instrukcję Import-Module ExchangeOnlineManagement.
5. Teraz musimy się zalogować jako administrator globalny: wpisujemy zatem polecenie
   Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName nazwa.uzytkownika@domena.pl
   W miejsce nazwa.uzytkownika@domena.pl wpisujemy pełny login administratora.
6. Po potwierdzeniu klawiszem Enter pojawi się klasyczne okienko logowania, w którym należy podać hasło do konta.
7. Teraz tworzymy nową grupę dystrybucyjną, która będzie listą pokoi (budynkiem):
   New-DistributionGroup 'NazwaListyPokoi' -RoomList -Members $Members
   W miejsce NazwaListyPokoi wpisujemy dowolną nazwę, która wyświetlana będzie w Outlooku użytkownikom.
8. Na koniec przypisujemy odpowiednie pokoje do wyżej wymienionej listy:
   Add-DistributionGroupMember 'NazwaListyPokoi' -Member pokoj@domena.pl
   W miejsce NazwaListyPokoi wpisujemy nazwę użytą podczas tworzenia listy.
   W miejsce pokoj@domena.pl wpisujemy adres e-mail skrzynki pocztowej pokoju lub sali konferencyjnej.
9. Jeżeli do budynku/listy chcemy dodać więcej pokoi, to powtarzamy krok 8, podając adres e-mail kolejnego pokoju.
10. Po zakończeniu dodawania pokoi zamykamy PowerShell. Zmiany w Outlook będą widoczne po kilkunastu godzinach, niekiedy konieczne jest odczekanie nawet 72 godziny.

Jak utworzyć nową salę konferencyjną lub pokój w Microsoft 365?

Szczegółowo i krok po kroku opisaliśmy tę czynność w poradzie: Jak utworzyć salę konferencyjną w Microsoft 365?

Jak wyszukać pomieszczenia za pomocą funkcji Room Finder w Outlooku?

1. Otwieramy aplikację Outlook i przechodzimy do Kalendarza.
2. Klikamy przycisk Nowe zdarzenie.
3. Wypełniamy wszystkie szczegóły wydarzenia, a następnie u dołu klikamy pole Wyszukaj pokój lub lokalizację (w aplikacji desktopowej klikamy pole Lokalizacja).
4. Z rozwiniętej listy podpowiedzi wybieramy polecenie Przeglądaj za pomocą wyszukiwania pomieszczeń.
5. Właśnie teraz po prawej stronie wyświetlona zostanie funkcja Room Finder. Za pomocą pola Budynek możemy odszukać wcześniej utworzony budynek/listę pokoi.
6. Po wybraniu budynku, u dołu wyświetlone zostaną wszystkie sale i pomieszczenia, które do niego przypisaliśmy.