Menu kategorii
  • Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365?

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365?

     Agnieszka Biś
    Agnieszka Biś
    17:00
    10.12.2021
    2553 wyświetlenia

    Skrzynka udostępniona - czym w ogóle jest? Skrzynka udostępniona to ważna część usługi Exchange. Pozwala ona na sprawną współpracę grupy osób w obrębie jednej, wspólnej skrzynki, a co za tym idzie - nie potrzebujemy udostępniać loginów i haseł osobom które mają mieć do niej dostęp. Jak ją skonfigurować?

    Konfiguracja skrzynki udostępnionej w Microsoft 365 to ważny aspekt wydajnej pracy. Dlaczego? Bo ma ona naprawdę wiele zalet. Główną jest poprawa bezpieczeństwa, bo prawdopodobieństwo że hasło wycieknie jest znacznie mniejsze. W razie potrzeby po prostu usuwamy uprawnienia dla użytkownika. Co więcej, w Exchange Online skrzynki udostępnione nie wymagają podpiętej licencji aby działać. Wiele osób zadaje sobie jednak pytanie, jak korzystać z niej w praktyce. Jeśli i Wy szukacie odpowiedzi na to pytanie, to przedstawiamy krok po kroku, jak ją skonfigurować.

    Konfigurację skrzynki najlepiej zobrazować na prostym przykładzie. Wyobraźmy sobie, że jako firma posiadamy skrzynkę funkcyjną: kontakt@firma.pl, na którą wpadają zapytania od klientów. Skrzynkę tę mają obsługiwać wspólnie 3 osoby: Anna, Robert i Agnieszka. Tym trzem osobom - aby mogły ze skrzynki korzystać - musimy nadać uprawnienia poprzez Centrum administracyjne. W zależności od potrzeb mogą być to uprawnienia tylko do wglądu w skrzynkę lub wysyłania:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Gdy nadamy uprawnienia do skrzynki użytkownik, który ma uprawnienia może dostać się do skrzynki udostępnionej na kilka różnych sposobów:

    • Przez Outlook Web App – czyli Outlooka Online w przeglądarce na stronie https://outlook.office.com/mail/.
    • Poprzez kliknięcie w prawym górnym rogu na swój awatar/inicjały -> otwórz inną skrzynkę pocztową.

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Następnie wpisujemy adres skrzynki udostępnionej:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    W momencie kliknięcia „otwórz”, skrzynka uruchomi się w oddzielnej karcie przeglądarki. Możemy też podpiąć skrzynkę udostępnioną w podglądzie folderów po lewej stronie. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć na foldery prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję „Dodaj folder udostępniony”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Następnie wpisujemy pełną nazwę skrzynki do której mamy uprawnienia:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Skrzynka pojawi się po lewej stronie na liście. Dodatkowo będzie można ją rozwinąć:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Jeśli będziemy chcieli napisać nową wiadomość bezpośrednio ze skrzynki udostępnionej, to w pierwszej kolejności konieczne będzie odkrycie pola „OD”. Aby to zrobić, klikamy kolejno na „Nowa wiadomość” -> „trzy kropki” -> „Pokaż pole Od”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Kolejno pokaże się pole z adresem, z którego aktualnie odpowiadamy. Jest to nasz adres imienny, aby go zmienić klikamy w ikonkę „Od” -> „Inny adres email”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Następnie w pole „Od” będziemy mogli wpisać adres skrzynki udostępnionej:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Po wysłaniu pierwszej wiadomości ze skrzynki udostępnionej, przy tworzeniu kolejnej, wyklikując pole „Od” będzie można już wybrać skrzynkę:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Domyślnie w kliencie Outlook na komputerze po pewnym czasie skrzynka pojawi się samoczynnie – nastąpi automatyczne mapowanie. Jednak jeśli uprawnienia zostały zmodyfikowane tak, aby skrzynka nie mapowała się samoczynnie (lub też po prostu nie mamy ochoty czekać, aż automat zadziała), możemy wymusić jej pojawienie się. Jak to zrobić? W pierwszej kolejności należy kliknąć „Plik”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Następnie wybieramy „Ustawienia kont" -> „Ustawienia kont”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Zaznaczamy swoje konto, następnie wybieramy opcję „Zmień”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Następnie „Więcej ustawień”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    W kolejnym etapie klikamy w zakładkę „Zaawansowane”-> następnie „Dodaj”. W okienku wpisujemy adres skrzynki udostępnionej -> klikamy „OK”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Teraz wystarczy jedynie zatwierdzić, wybierając „Zastosuj” oraz „OK”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Następnie Otrzymamy komunikat o pomyślnym zaktualizowaniu konta.

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Teraz musimy uruchomić Outlooka ponownie:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Po ponownym uruchomieniu skrzynka pojawi się na liście po lewej stronie:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Jeśli będziemy chcieli napisać nową wiadomość bezpośrednio ze skrzynki udostępnionej do której mamy dostęp, to w pierwszej kolejności musimy odkryć pole „Od” w nowej wiadomości:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Następnie kliknąć w pole „Od” -> „Inny adres e-mail”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    W nowym okienku wpisujemy adres skrzynki udostępnionej i wybieramy „OK”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Od tej pory, podczas tworzenia nowej wiadomości będziemy mieć już opcję wyboru skrzynki udostępnionej:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Na tym etapie pojawić może się wiele pytań. Na przykład:

    • Co gdy dodamy do swojego klienta Outlook w ten sposób skrzynkę udostępnioną ale brakuje nam pewnych funkcji?
    • Co gdy chcielibyśmy móc ustawić inną stopkę odpowiadając ze skrzynki udostępnionej?
    • Co gdy chcielibyśmy móc ustawić skrzynkę udostępnioną jako tą domyślną, z której wysyłamy odpowiedzi?
    • Co gdy chcielibyśmy dostawać powiadomienia dźwiękowe z Outlooka o nowej wiadomości w skrzynce udostępnionej?

    Dotychczas zastosowane rozwiązanie podpina skrzynkę udostępnioną pod nasze konto imienne i jego plik danych. Dlatego też część opcji jest niedostępna. Możemy jednak podpiąć swoją skrzynkę w kliencie Outlook na komputerze, jako skrzynkę bazując na naszych uprawnieniach.

    W pierwszej kolejności wybieramy zakładkę „Plik”, a następnie „Dodaj konto”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    W okienku wpisujemy adres skrzynki udostępnionej i wybieramy „Połącz”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Program poprosi nas o hasło do skrzynki udostępnionej, jednak ze względu na fakt, że skrzynka ta bazuje na uprawnieniach, to nie mamy do niej hasła. Klikamy więc zaloguj przy użyciu innego konta:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Kasujemy adres skrzynki udostępnionej:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Zamiast tego wpisujemy swój adres, a następnie przechodzimy dalej:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Program spyta o nasze hasło, więc je podajemy. Następnie klikamy „Zaloguj”:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Konto zostanie dodane. Teraz wystarczy jedynie uruchomić Outlooka ponownie:

    Jak korzystać ze skrzynek udostępnionych w Microsoft 365

    Po uruchomieniu skrzynka udostępniona pojawi się na liście skrzynek. Będzie ona posiadała swój odrębny plik danych na komputerze, pojawią się wszystkie funkcje zwykłej skrzynki np. możliwość dostosowania podpisu/stopki. Te proste kroki pozwolą nam korzystać w pełni z funkcji skrzynki udostępnionej w kliencie Outlook.

    Jak więc widać, konfiguracja skrzynki udostępnionej w Microsoft 365 nie jest tak skomplikowana, jak mogłaby się wydawać. Warto zadać sobie nieco trudu, aby poprawnie ją skonfigurować oraz wykorzystać wszelkie możliwości, jakie oferuje.


    Spodobał Ci się ten artykuł? Podziel się z innymi!

    Źródło: https://www.onexstore.pl/oprogramowanie/uslugi-online-microsoft/microsoft-365/

    Polecamy również w kategorii Outlook