Większość pisanych listów zakańczamy w ten sposób. Często piszemy: pozdrawiam lub czekam na odpowiedź, czasem również na końcu listu umieszczamy nasze dane kontaktowe jak telefon czy adres. Aplikacja Microsoft Office Outlook 2003 pozwala na zautomatyzowanie dopisywania sygnatur do każdego pisanego listu. Dodajmy podpis do wysyłanych e-maili.
Rozwińmy menu Narzędzia a następnie wybierzmy pozycję Opcje...
Na ekranie zobaczymy okno konfiguracyjne. Kliknijmy na zakładkę Format poczty aby przenieść się do interesujących nas ustawień.
W dolnej części okna zauważamy sekcję Podpisy. Aktualnie nie posiadamy żadnej sygnatury więc oba pola: Podpis dla nowych wiadomości oraz Podpis dla odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej są puste. Jednak zaraz się to zmieni, kliknijmy przycisk Podpisy...
W ten sposób otworzyliśmy okno Tworzenie podpisu. Kliknijmy teraz przycisk Nowy... aby przejść do edycji sygnatury.
Na ekranie pojawił się kreator. W pierwszym oknie wpisujemy nazwę nowotworzonej sygnatury a następnie klikamy przycisk Dalej.
Następne okno służy do wpisania podpisu. Właśnie w tym miejscu umieszczamy tekst, który znajdzie się potem pod tworzonymi przez nas wiadomościami. Wielu użytkowników oprócz zwykłych pozdrowień dodaje tutaj swój numer telefonu czy adres. Jeżeli chcemy możemy również zaznaczyć tekst oraz zmienić czcionkę klikając na przycisk Czcionka... Po zakończeniu edycji sygnatury kliknijmy przycisk Zakończ.
Podpis został umieszczony w zbiorze sygnatur. Jeżeli chcemy możemy stworzyć kolejny klikając podobnie jak poprzednio przycisk Nowy... Okno to zamykamy klikając przycisk OK.
W polu Podpis dla nowych wiadomości został umieszczony mój podpis. Również do drugiej sekcji - Podpis dla odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej - możemy go dodać.
Przyjrzyjmy się teraz następującej sytuacji: oprócz podpisu utworzonego w tej poradzie dodałem jeszcze dwie sygnatury: Podpis firmowy oraz Podpis prywatny. Dodatkowo zgodnie z inną wcześniejszą poradą stworzyłem sobie dodatkowe konto, więc teraz mam konto pocztowe prywatne do kontaktów z rodziną oraz konto firmowe przeznaczone do celów biznesowych. Zwróćmy dodatkowo uwagę, że w górnej części sekcji Podpisy znajduje się pole, w którym wybieramy konto do jakiego dana sygnatura będzie się odnosić. Dzięki odpowiedniemu wybraniu podpisów dla dwóch kont pocztowych wszyscy moi znajomi dostają ode mnie listy z podpisem Pozdrawiam Paweł natomiast do kontaktów biznesowych wysyłam sygnaturę z moim nazwiskiem, adresem oraz numerem telefonu.
Wykorzystanie automatycznych podpisów jest funkcją prostą w zastosowaniu a jednocześnie bardzo użyteczną.
341f31d.png)