Lokalnie czy w chmurze? Porozmawiajmy o bezpieczeństwie i Microsoft 365.

Ochrona danych cyfrowych jest na ustach specjalistów ds. bezpieczeństwa od lat. To ważny temat dla korporacji, średnich i małych przedsiębiorców i użytkowników indywidualnych. Gdzie więc przechowywać dane, aby ich bezpieczeństwo było bliskie 100%? W chmurze czy lokalnie?

W tym artykule przyjrzymy się zagadnieniu bezpieczeństwa danych w chmurze Microsoft 365 oraz lokalnie na dysku komputera. Krótko przedstawimy istotę chmury, najważniejsze aplikacje i usługi zabezpieczające oraz wymienimy wady i zalety rozwiązania Microsoft 365. W podobny sposób odniesiemy się do drugiej metody – magazynowania lokalnego.

Istota chmury Microsoft 365

Najważniejszą cechą Microsoft 365 jest dostępność usług. Na całym świecie i o każdej porze, gdy tylko mamy dostęp do Internetu. Na smartfonie, tablecie, laptopie. W systemie Windows, macOS, Android czy iOS. Wszędzie możemy współpracować, komunikować się i zarządzać danymi. To ogromna elastyczność i mobilność. Jednak Microsoft 365 to przede wszystkim wysokiej klasy bezpieczeństwo.

Jak w Microsoft 365 przechowywać pliki?

Chociaż cały Microsoft 365 jest usługą chmurową, w jej skład wchodzi kilka konkretnych aplikacji, które bezpośrednio odpowiadają za przechowywanie, udostępnianie i archiwizację danych.

1. OneDrive – odpowiada za bezpośrednie magazynowanie plików, dokumentów, obrazów i załączników poczty w chmurze.
2. SharePoint – wewnętrzne witryny zespołów umożliwiają przechowywanie plików w oparciu o OneDrive.
3. Exchange Online – odpowiada za pocztę e-mail, kalendarz, kontakty, ich synchronizację i dostępność na różnych urządzeniach.

Jak chmura Microsoft 365 chroni dane użytkowników?

Nie ma dzisiaj lepszej reklamy dla usług chmurowych niż bezpieczeństwo. To kluczowe dla każdego użytkownika. Nawet jeśli aplikacje Microsoft 365 są wydajne, poprawiają efektywność i komfort pracy, to jakakolwiek informacja o poważnym naruszeniu zabezpieczeń lub wycieku danych może zniszczyć nawet najlepiej przygotowaną kampanię marketingową.

Dlatego w tej kwestii Microsoft nie przebiera w środkach i dostarcza swoim klientom narzędzia ochrony danych na bardzo wysokim poziomie. I faktycznie, trudno znaleźć konkretne wzmianki o problemach z ich działaniem.

Wśród najistotniejszych narzędzi ochrony danych należy wymienić:

1. Data Loss Prevention (DLP) – umożliwia tworzenie polityk zabezpieczających wrażliwe dane przed nieuprawnionym dostępem i przypadkową utratą.
2. Azure Information Protection (AIP) - usługa szyfrująca, pozwalająca na klasyfikację, etykietowanie i ochronę danych za pomocą szyfrowania i polityk dostępu.
3. Multi-Factor Authentication (MFA) - usługa uwierzytelniania, która wymaga od użytkowników potwierdzenia swojej tożsamości przy użyciu więcej niż jednego dowodu uwierzytelniające.
4. Identity and Access Management (IAM) – pozwala kontrolować uprawnienia użytkowników w organizacji przez tworzenie ról, monitorowanie aktywności i bieżące reagowanie na potencjalne zagrożenia.

Chmura Microsoft 365 wyposażona jest też również w mechanizmy ochrony przed phishingiem, oprogramowaniem ransomware i atakami malware. Te narzędzia działają w oparciu o skanowanie wiadomości e-mail oraz załączników, aby wykryć potencjalne zagrożenia i błyskawicznie zablokować próbę ataku.

Zalety przechowywania danych w chmurze Microsoft 365

1. Dostępność i elastyczność - dane są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia, co ułatwia współpracę między zespołami i umożliwia pracę zdalną.
2. Bezpieczeństwo i ochrona danych - Microsoft 365 stosuje zaawansowane zabezpieczenia, takie jak DLP, AIP, MFA oraz regularne kopie zapasowe danych, które zapewniają ochronę przed utratą, kradzieżą i nieautoryzowanym dostępem do informacji.
3. Skalowalność i oszczędność kosztów - chmura Microsoft 365 pozwala na szybkie dostosowanie zasobów do potrzeb organizacji, co eliminuje konieczność inwestowania w drogi sprzęt i utrzymanie infrastruktury IT.
4. Uaktualnienia i wsparcie - Microsoft 365 zapewnia ciągłe aktualizacje, które wprowadzają nowe funkcje, ulepszenia oraz poprawki bezpieczeństwa. Ponadto, użytkownicy mają dostęp do wsparcia technicznego ze strony Microsoft.

Wady przechowywania danych w chmurze Microsoft 365

Mimo wielu zalet, przechowywanie danych w chmurze Microsoft 365 może mieć również pewne wady, na przykład:

1. Zależność od dostępu do Internetu - dostęp do danych przechowywanych w chmurze wymaga stałego połączenia z siecią, co może być problematyczne w przypadku awarii łącza czy pracy w miejscach o słabym zasięgu.
2. Potencjalne naruszenia prywatności - choć Microsoft 365 stosuje zaawansowane zabezpieczenia, istnieje ryzyko, że dane mogą zostać naruszone przez ataki hakerskie lub błędy w oprogramowaniu.
3. Koszty subskrypcji - przechowywanie danych w chmurze Microsoft 365 wiąże się z opłatami za subskrypcję, które mogą być wyższe niż koszt utrzymania własnej infrastruktury IT, zwłaszcza dla małych firm i użytkowników indywidualnych.

Czy warto przechowywać dane lokalnie?

Chociaż praca w chmurze i przechowywanie w niej danych jest symbolem obecnego etapu rozwoju oprogramowania, to wciąż są przedsiębiorstwa i użytkownicy domowi, którzy preferują magazynowanie danych lokalnie na klasycznych nośnikach. W dużej mierze chodzi o dane wrażliwe, poufne dokumenty, tajemnice handlowe czy własność intelektualną.

Tacy użytkownicy mają prawo mieć obawy związane z ogólnym funkcjonowaniem chmury czy jej stabilnością. Często słyszanym argumentem przeciwko chmurze są informacje o wyciekach danych. Poza tym zwolennicy lokalnego przechowywania danych jako zaletę swojego rozwiązania podają wcześniej wymienione wady chmury.

Jak chronić dane lokalne?

Dzisiaj rzadko który komputer nie jest podłączony do sieci. To oznacza, że dane przechowywane lokalnie wciąż są zagrożone, dlatego stale trzeba pamiętać o bezpieczeństwie. Istnieje kilka metod, które warto stosować:

1. Szyfrowanie dysków za pomocą funkcji BitLocker lub FileVault w przypadku systemów macOS
2. Regularne tworzenie kopii zapasowych na różnych nośnikach: dyskach twardych, pendrivach, płytach DVD.
3. Aktualizacje oprogramowania.
4. Stosowanie silnych i regularnie zmienianych haseł.

Dlaczego chmura Microsoft 365 jest bezpieczniejszym rozwiązaniem?

Nie interfejs użytkownika, prędkość transferu danych, mnogość aplikacji i dostępność są ważne w chmurze. To systemy bezpieczeństwa danych zapewniają dostawcy usługi pozycję na rynku. Naruszenie tych systemów może wiązać się z utratą wielu ważnych klientów.

Dlatego dostawcy chmury muszą stale inwestować w rozwój swoich zabezpieczeń. Ochrona przed atakami malware, zaawansowany monitoring ruchu, szyfrowanie danych, prawa dostępu dla użytkowników to podstawa przechowywania i przesyłania danych w Microsoft 365.

Chmura jest też na bieżąco aktualizowana i często odbywa się to bez wiedzy użytkownika. Najdrobniejsze poprawki mogą być wydawane nawet codziennie, aby eliminować ryzyko wystąpienia luk i problemów z dostępnością.

Za stabilnym i bezpiecznym funkcjonowaniem Microsoft 365 stoją całe zespoły specjalistów, których zadaniem jest wykrywanie i reagowanie na incydenty. Dzięki stałej kontroli wszystkie niezgodności mogą być eliminowane na bieżąco, a użytkownicy informowani o ewentualnych problemach.

Masz wybór

Bez względu na wybrany sposób przechowywania danych najważniejsze jest stawianie na bezpieczeństwo. Opcja lokalna na pierwszy rzut oka brzmi dobrze, ale niesie za sobą ryzyko awarii sprzętu czy błędów ludzkich. W tym wypadku kluczowe będą aktualne programy antywirusowe i regularnie tworzone kopie zapasowe.

Chmura Microsoft 365 oferuje zabezpieczenia wielopoziomowe, zaczynające się od ochrony prostych plików, takich jak dokumenty Word, poczta Outlook czy rozmowy w Teams, a kończąc na globalnym zarządzaniu dostępem, monitorowaniu, raportowaniu i również błyskawicznym reagowaniu na zagrożenia.