Gigant z Redmond ogłosił nową generację udostępniania w Microsoft 365. Doświadczenie nie tylko zostało odświeżone, ale również został poprawiony leżący u jego podstaw model, który umożliwia współpracę w aplikacjach pakietu. Udostępnianie stanie się łatwiejsze w użyciu, bardziej inteligentne i domyślnie bezpieczne. Przyjrzyjmy się bliżej konkretnym zmianom i sprawdźmy, kiedy wejdą one w życie.
W 2011 roku chmura zrewolucjonizowała współpracę, a SharePoint Online umożliwił udostępnianie z bezpośrednimi uprawnieniami. Trzy lata później dalsza transformacja chmurowa doprowadziła do wynalezienia "udostępniania opartego na linkach", które pozwoliło użytkownikom przekazywać i udostępniać URL-e dające dostęp do plików na zdefiniowanych uprawnieniach.
Ponad dekadę później współpraca nadal kwitnie, a każdego miesiąca 1,2 miliarda ludzi używa okienka udostępniania w aplikacjach Microsoft 365. Gigant ogłasza z kolei trzecią generację udostępniania z mechanizmem hero link i nie tylko. Jakie nowe funkcje na nas czekają?
Hero link - nowy bohater udostępniania
Każdy pojedynczy plik w Microsoft 365 otrzyma indywidualny hero link, który kontroluje cały dostęp do pliku. Kiedy klikniesz "Skopiuj link", wyślesz e-maila albo nawet skopiujesz URL z paska adresu, to wszystko to jest hero linkiem. Usuwa to konieczność tworzenia, usuwania i zarządzania wieloma linkami do plików, a to znacznie upraszcza doświadczenie udostępniania.
Udostępnianie plików w firmie stało się łatwiejsze niż kiedykolwiek. Wystarczy zaktualizować hero link i każdy, kto dysponuje tym URL-em, otrzyma dostęp. Chcesz zablokować plik? Zmień hero link, zezwalając na dostęp jedynie osobom, które wyznaczysz. To pomaga zachować ochronę w bardzo prosty sposób.
Wielu użytkowników nie zawsze sprawdza uprawnienia pliku przed wysłaniem linka, co nieraz wiedzie do frustrującej strony "Odmowa dostępu". Przy pomocy hero links użytkownicy mogą aktualizować link, który już wysłali, aby dopasować uprawnienia w dowolnym czasie.
Bezpieczne udostępnianie włączone domyślnie
Każdy hero link zaczyna działać jedynie dla osób, które zostały dodane do dokumentu. Autorzy mogą dodawać bezpośrednio do pliku więcej osób i zespołów albo aktualizować hero link w celu poszerzenia dostępu. W przypadku plików udostępnionych na zewnątrz organizacji nowe doświadczenie udostępniania wyraźnie oznacza zewnętrznych użytkowników i gości, aby autorzy mieli pewność, że uprawnienia są zarządzane w odpowiedni osób.
Administratorzy IT będą mogli zmienić to domyślne zachowanie na poziomie strony kolekcji albo OneDrive.
Użytkownicy będą mogli także dalej zabezpieczać swoją zawartość, kontrolując, kto może dodawać kolejne osoby albo aktualizować dostęp do pliku lub folderu. Daje to użytkownikom szczegółową kontrolę nad uprawnieniami i ich przydzielaniem.
Kontroluj to, jak inni uzyskują dostęp do Twoich plików
Nowa generacja udostępniania w Microsoft 365 pozwala nie tylko łatwo zrozumieć, kto ma dostęp do pliku, ale również jak go uzyskuje. Okienko udostępniania oraz doświadczenie zarządzania dostępem zostały zunifikowane do pojedynczego, potężnego interfejsu. Ma to zapewnić widoczność wszystkiego od razu, a także możliwość zarządzania dokumentami i folderami precyzyjnie i bez wysiłku. Aktualizacje uprawnień pojawiają się teraz w czasie rzeczywistym.
Dzięki temu nowemu modelowi możesz aktualizować uprawnienia zbiorczo. Możesz łatwo zmieniać lub usuwać uprawnienia dla wielu osób w jednej sesji. Podgląd zaktualizuje się natychmiast.
Uproszczone doświadczenie nie oznacza utraty funkcjonalności. Jeśli potrzebujesz bardziej skomplikowanej konfiguracji, możesz utworzyć dodatkowe linki do użycia w konkretnych celach. Możesz nawet nadawać tym linkom nazwy, aby pomóc użytkownikom i sobie w śledzeniu i przypisywaniu ich do wybranych zadań.
Microsoft 365 Copilot pomoże przy udostępnianiu plików
Podobnie jak w innych zadaniach, tak również w udostępnianiu plików możesz skorzystać z pomocy asystenta Microsoft 365 Copilot. Wystarczy jedno kliknięcie, aby Copilot wygenerował podsumowanie dokumentu, które zostanie dołączone do e-maila z powiadomieniem (który odbiorca otrzymuje, gdy udostępnisz mu plik). Odbiorcy dzięki temu łatwiej pojmą, czego dotyczy dokument, bez konieczności otwierania go. To świetny sposób, by zaoszczędzić trochę czasu!
Wybierz, kogo chcesz powiadomić o udostępnieniu
Masz dość tych ciągłych powiadomień, gdy członkowie zespołu coś Ci udostępnili? Wiele osób tak ma. Microsoft 365 pozwala teraz wybrać, czy wysyłać powiadomienie e-mail, czy tego nie robić, gdy dodajesz osoby do pliku. Ta aktualizacja zapewnia Ci kontrolę nad tym, jak udostępniasz i powiadamiasz współpracowników. Po prostu zaznacz pole "Powiadom poprzez e-mail" lub wyłącz zaznaczenie w oknie dialogowym udostępniania.
Ta kontrolka jest szczególnie ważna, gdy dodajesz członków zespołu do wielu plików. Nie muszą już oni otrzymywać masy zbędnych e-maili, ale warto, by w ogóle wiedzieli, że mają dostęp do nowych dokumentów. Zwykle dobrze o tym wiedzą z konwersacji na Teams.
Kiedy te aktualizacje zostaną wprowadzone?
Opisane wyżej nowości zostaną wprowadzone do Microsoft 365 pod koniec 2025 roku. Poszczególne harmonogramy można śledzić w Microsoft 365 Message Center albo Microsoft 365 Roadmap. Z biegiem czasu będą udostępniane materiały, które pomogą administratorom dzierżawy M365 przygotować na te zmiany swoich użytkowników.
Zmiany obejmą cały ekosystem, jako że OneDrive napędza doświadczenie udostępniania plików w 64 aplikacjach Microsoft 365. W nich wszystkich nowe doświadczenie zostanie zaktualizowane w tym samym czasie i będzie ono spójne. A co się stanie z plikami udostępnionymi na starych zasadach? Nic! Nowy model udostępniania jest wstecznie zgodny, co oznacza, że wszystkie linki i uprawnienia, które istnieją dzisiaj, będą dalej działać w nowym doświadczeniu i będą pokazywać się w sekcji "Inne linki" okna dialogowego.
