Zaawansowane funkcje Outlook Expressa

Konfigurowanie łączności i kont

Pracę z programem zaczynamy od skonfigurowania konta (może to być konto e-mail jak i grupy dyskusyjnej bądź też usługi katalogowej). Aby to zrobić z menu Narzędzia wybieramy zakładkę Konta.

Aby utworzyć konto e-mail klikamy przycisk Dodaj i wybieramy Poczta... . W ten sposób uruchomimy Kreatora połączeń internetowych. W karcie Imię i nazwisko wpisujemy Nazwę wyświetlania. Jest to nazwa którą będą otrzymywali odbiorcy poczty. Następnie klikamy przycisk Dalej. W karcie Internetowy adres e-mail podajemy adres e-mail konta które w danej chwili konfigurujemy. Przechodzimy do okna Nazwy serwerów e-mail w tym miejscu podajemy serwery poczty przychodzącej (Outlook Expres obsługuje serwery: POP3, IMAP, HTTP), oraz poczty wychodzącej (serwer SMTP), dane te znajdują się w dokumentacji dostawcy usług internetowych. W przypadku serwera HTTP wystarczy podać adres URL serwera internetowego. Ostatnią kartą jest Logowanie. Tutaj podajemy nazwę i hasło użytkownika konta. Jeżeli dostawca konta wymaga bezpiecznego uwierzytelniania haseł zaznaczamy tą opcję i klikamy Dalej. Po kliknięciu w przycisk Zakończ konto zostanie skonfigurowane.

Właściwości konta

Na karcie Poczta powinniśmy teraz widzieć skonfigurowane przez nas połączenie. Jeżeli podczas wpisywania zrobiliśmy błąd, lub po prostu chcemy coś zmienić, zaznaczamy tą pozycję i klikamy przycisk Właściwości. Otworzy się okno w którym widzimy 5 kart: Ogólne, Serwery, Połączenie, Zabezpieczenia oraz Zaawansowane.

W karcie Ogólne widzimy pole Adres zwrotny, jeśli pole to jest puste odpowiedzi na wysłane przez na e-maile będą przychodziły na adres z którego zostały one wysłane. Jeżeli chcemy otrzymywać odpowiedzi na inny adres to wpisujemy go w tym miejscu. Opcja ta jest przydatna jeśli korzystamy z więcej niż jednego konta, a wszystkie odpowiedzi chcemy otrzymywać na jedno.

W karcie Serwery możemy zmienić nazwę oraz typ serwera obsługującego pocztę, oraz dane użytkownika używane przy logowaniu na serwer.

Korzystanie z wielu kont

Outlook Express pozwala nam skonfigurować tyle kont pocztowych i grup dyskusyjnych ile chcemy. W tym celu w uruchamiamy okno Konta z menu Narzędzia klikamy przycisk Dodaj i postępujemy jak wyżej przy pierwszej konfiguracji konta. W momencie kiedy mamy więcej niż jeden adres pocztowy, możemy ustalić który z nich jest kontem domyślnym (z tego konta będzie wysyłana nasza poczta). Możemy też w właściwościach skrzynki w karcie Ogólne zaznaczyć czy program ma odbierać z tego konta pocztę automatycznie. Aby pobrać pocztę tylko z jednego konta klikamy w strzałkę obok przycisku Wyślij/Odbierz i z rozwijanego menu wybieramy z której skrzynki chcemy odebrać pocztę.

Korzystanie z tożsamości w Outlook Expressie

Załóżmy że z komputera korzysta więcej niż jedna osoba i każda z nich chce używać poczty a jednocześnie mieć zapewnioną prywatność. W tym celu tworzymy tożsamości. Dla każdej tożsamości możemy skonfigurować program w inny sposób.

Aby utworzyć tożsamość należy z menu Plik rozwinąć pozycję Tożsamości wybrać opcję Dodaj nową tożsamość... . W okienku Nowa tożsamość wpisujemy nazwę, oraz opcjonalnie hasło. Jeśli włączymy tą opcję za każdym razem, kiedy będziemy chcieli zalogować się na daną tożsamość będziemy proszeni o wprowadzenie hasła. Po kliknięciu przycisku OK tożsamość zostanie utworzona, a my zostaniemy przeniesieni do okienka Zarządzanie tożsamościami. W oknie tym możemy wybrać która tożsamość ma być domyślna, oraz klikając przycisk Właściwości włączyć lub wyłączyć hasło.

Konfigurowanie Outlook Expressa

Aby skonfigurować Outlook Express'a w menu Narzędzia klikamy Opcje.

Karta Ogólne

W tej karcie mamy możliwość ustawienia opcji automatycznych.

• Automatycznie zaloguj do Windows Messenger - jeżeli nie używamy tego programu warto tą opcję wyłączyć aby zaoszczędzić czas.

• Wyślij i odbierz wiadomości przy uruchamianiu - jeśli zaznaczymy tą opcje program będzie automatycznie odbierał wiadomości po uruchomieniu i wybraniu tożsamości.

• Sprawdz czy są nowe wiadomości co "x" min- jeśli zaznaczymy tą opcje program co "x" minut (domyślnie 30) będzie odbierał wiadomości.

Mamy również możliwość ustawienia programu jako domyślnej aplikacji do obsługi poczty. Jeśli to zrobimy, za każdym razem kiedy będziemy chcieli wysłać pocztę (np. klikając w adres mailowy w oknie przeglądarki internetowej) zostanie uruchomione okno Outlook Expressa.

Karta Czytanie

Oznacz wiadomość jako przeczytaną po wyświetlaniu jej przez "x" s. - Wiadomości, których jeszcze nie przeczytaliśmy maja pogrubione tytuły, w tym miejscu ustalamy po jakim czasie program ma oznaczyć wiadomość jako przeczytaną (zmienić czcionkę tytułu na normalną). Jeżeli wyłączymy tą opcję wiadomości będą oznaczane jako przeczytane dopiero kiedy otworzymy je w osobnym oknie.

Przycisk Czcionki daje nam możliwość zmienienia rozmiaru i stylu czcionki jakiej program będzie używał do wyświetlania wiadomości.

Karta Potwierdzenia

• Zażądaj potwierdzenia przeczytania dla wszystkich wysyłanych wiadomości - jeżeli zaznaczymy tą opcję będziemy otrzymywali potwierdzenie kiedy odbiorca odbierze pocztę którą wysłaliśmy. Jeżeli nie wszystkie wysyłane przez nas wiadomości są ważne można odznaczyć tą opcję i włączać ją w tylko dla bardziej istotnych e-maili. Zaoszczędzi nam to przeglądania dużej ilości wiadomości potwierdzających.

• Zwracanie potwierdzeń przeczytania - ustalamy to czy program ma takie potwierdzenia wysyłać automatycznie, czy ma nas pytać o potwierdzenie czy też nie wysyłać ich wcale.

Karta Wysyłanie

• Zapisz kopię wysyłanych wiadomości w folderze "Wiadomości wysłane" - każda wysłana przez nas wiadomość będzie kopiowana do tego folderu, pozawala nam to sprawdzić jakie wiadomości wysłaliśmy, oraz wysłać daną wiadomość ponownie.

• Automatycznie umieść osoby, którym odpowiadam w mojej Książce adresowej - jeśli zaznaczymy tę opcję program będzie dopisywał do książki każdą osobę której odpowiemy na maila, opcja ta nie zawsze jest przydatna, jeżeli dostaniemy emaila który był kierowany do grupy osób i użyjemy opcji Odpowiedz wszystkim to wszystkie adresy zostaną dodane do ksiązki.

• Dołącz wiadomość w odpowiedzi - wysyłane przez nas odpowiedzi będą pod tekstem wiadomości zawierały wiadomość oryginalną.

• Format wysyłania poczty - format HTML daje nam więcej możliwości formatowania niż zwykły tekst.

Karta Redagowanie

W karcie tej mamy możliwość zmiany czcionki (zarówno rozmiaru, stylu jak i koloru) jakiej będziemy używać podczas pisania wiadomości, możemy włączyć używanie papeterii w wiadomościach (jeżeli używamy formatowania HTML), oraz ustawić wizytówkę jaka będzie dołączana do wiadomości.

Karta Podpisy

Outlook Express daje nam możliwość dodawania tzw. podpisu do redagowanych przez nas wiadomości. Podpis to zazwyczaj nasze dane, bądź też rysunek czy tekst. Po kliknięciu w przycisk Nowy utworzymy podpis. Możemy nadać mu nazwę, oraz wpisać jego treść. Mamy również możliwość wczytania pliku tekstowego lub HTML. Jeżeli nie mamy w podpisie żadnych poufnych danych możemy zaznaczyć opcję Dodaj podpisy do wszystkich wychodzących wiadomości. Jeżeli chcemy dodawać podpis tylko do wybranych wiadomości mamy możliwość włączenia go w oknie redagowania w menu Wstaw, Podpis.

Karta Zabezpieczenia

Jest to bardzo istotna zakładka, pozwala nam włączyć zabezpieczenia, dzięki którym zmniejszy się szansa zawirusowania komputera poprzez odebrane zainfekowanej wiadomości e-mail. Ochrona oferowana przez program stoi jednak na niskim poziomie i warto zabezpieczyć swoją pocztę dodatkowym programem antywirusowym.

Bardzo ważne jest włączenie opcji Ostrzegaj mnie, kiedy inne aplikacje próbują wysłać pocztę w moim imieniu, zapobiega to rozsyłaniu przez nas niechcianych wiadomości do losowych osób z książki adresowej.

Kiedy włączymy opcję Zablokuj obrazy lub inną zewnętrzną wartość w wiadomościach e-mail HTML, program nie będzie wyświetlał zawartości linków znajdujących się w wiadomości, dopóki sami tego nie będziemy chcieli.

Karta Połączenie

Karta ta nas interesuje głównie, kiedy nie posiadamy stałego podłączenia z Internetem. Jeśli łączymy się przez modem warto włączyć opcję Rozłącz po wysłaniu i odebraniu, spowoduje to rozłączenie ze światową pajęczyną zaraz po zakończeniu sprawdzania poczty.

Karta Konserwacja

Zaznaczenie opcji Przy zakończeniu opróżnij folder "Elementy usunięte" pozwoli nam zaoszczędzić trochę miejsca na dysku, ale tracimy przez to możliwość odzyskiwania wiadomości. W karcie tej mamy również możliwość włączenia kompaktowania listów w celu zaoszczędzenia miejsca. Jeżeli planujemy robienie kopi zapasowych, przydatna może się okazać zmiana tzw. Folderu magazynu, czyli folderu gdzie są przechowywane foldery pocztowe (domyślnie w Documents and Settings).

Zarządzanie pocztą elektroniczną

Wysyłanie poczty

Aby utworzyć i wysłać e-mail w głównym oknie programu klikamy przycisk Utwórz pocztę lub wybieramy kolejno Plik, Nowy, Wiadomość pocztowa.

• W polu Od wybieramy adres zwrotny wiadomości.

• W polach Do, DW oraz UDW wpisujemy adres (bądź adresy) na który chcemy wysłać wiadomość. Adresy wpisane w polu UDW będą niewidoczne dla odbiorców wpisanych w polach Do i DW. Jeżeli nie chcemy ręcznie wpisywać adresów klikamy ikonę ksiązki i wybieramy adresy z ksiązki adresowej.

• W polu Temat wpisujemy temat wiadomości, nie powinien on zawierać polskich liter ani uśmieszków ponieważ zwiększa to ryzyko zatrzymania naszej poczty przez antyspam odbiorcy.

• Następnie w polu tekstowym wpisujemy treść wiadomości i klikamy przycisk Wyślij. Utworzona przez nas wiadomość zostanie przeniesiona do folderu Skrzynka nadawcza. Aby wysłać list wciskamy przycisk Wyślij/Odbierz.

Foldery pocztowe

Domyślne foldery pocztowe w Outlook Express to:

• Skrzynka odbiorcza - do tego folderu program odbiera wszystkie wiadomości.

• Skrzynka nadawcza - tutaj przechowywane są wszystkie zredagowane przez nas wiadomości, po kliknięciu przycisku Wyślij/Odbierz zostaną one wysłane. Jeżeli zaznaczymy odpowiednią opcję w karcie Wysyłanie wiadomości po wysłaniu zostaną przeniesione do folderu Skrzynka nadawcza.

• Elementy usunięte - wszystkie wiadomości usunięte z innych folderów zostanę przeniesione tutaj. Dzięki temu mamy możliwość ich odzyskanie poprzez przesunięcie ich z powrotem do innego folderu. Mamy możliwość czyszczenia tego folderu przy każdym wyłączeniu programu, ale tracimy wtedy możliwość odzyskiwania poczty.

Zarządzanie załącznikami

Najprostszym sposobem dodania załącznika do poczty jest przeniesienie pliku do okna redagowania poczty metodą przeciągnij i upuść. Możemy też użyć menu Wstaw, Plik załącznika. Dodane dane pojawią się w polu Dołącz, z którego w każdej chwili możemy je usunąć. Wiadomości zawierające załączniki oznaczone są ikonką spinacza. Klikając na ten rysunek możemy otworzyć załączniki bądź zapisać je na dysku. Bardzo ważne jest sprawdzania programem antywirusowym wszystkich przysłanych plików, oraz nie otwieranie załączników o podejrzanej treści lub z nieznanego źródła.

Importowanie i eksportowanie wiadomości

Opcja ta służy głównie do przenoszenia poczty pomiędzy komputerami oraz tworzenia kopi zapasowych. Exportować z Outlook Expressa możemy również do innych programów np. Microsoft Outlook czy Microsoft Exchange. Exportować możemy zarówno foldery z wiadomościami jak i książkę adresową.

Analogicznie dokonujemy exportu książki adresowej bądź wiadomości. Jeżeli założyliśmy tożsamość, bądź po raz pierwszy uruchomiliśmy Outlooka, w menu Plik klikamy Importuj i wskazujemy plik do którego wyexportowaliśmy dane.

Wyszukiwanie wiadomości

Outlook Express daje nam wyszukiwania wiadomości w folderach pocztowych. Jest to bardzo przydatne narzędzie, kiedy mamy dużo wiadomości. Okno wyszukiwania włączamy poprzez menu Edycja, Znajdź, a następnie wybieramy opcję szukania wiadomości lub osoby.

W oknie, które pojawi się na ekranie, wpisujemy dane które pomogą określić szukaną przez nas wiadomość: adresata, nadawcę, część tematu czy też listu. Możemy też wyszukać wszystkie e-maile otrzymane bądź wysłane w danym okresie czasu.

Modyfikowanie wyglądu Outlook Expressa

Domyślny wygląd i rozmieszczenie pasków jest bardzo funkcjonalne. Jeżeli jednak mamy ochotę to zmienić, nic nie stoi na przeszkodzie. W menu Narzędzia, Widok wybieramy zakładkę Układ. W nowym okienku widzimy opcje dzięki którym możemy dowolnie zmieniać wygląd programu.

Możemy wybrać które elementy program ma wyświetlać, jakie ikony mają być na pasku narzędzi, oraz wyłączyć okienko podglądu. Wyłączając niepotrzebne nam elementy możemy zwiększyć przejrzystość okna głównego programu.

Książka adresowa

Outlook Express korzysta z książki adresowej Windows. Jest to narzędzie niezwykle przydatne, to dzięki niemu nie musimy osobno zapisywać wszystkich potrzebnych nam adresów i szukać ich kiedy chcemy wysłać pocztę. W książce adresowej do każdego imienia i nazwiska możemy przyporządkować wszystkie potrzebne informacje: pełny adres (zarówno domowy jak i służbowy), numery telefonów, informacje o stanie cywilnym, klika adresów e-mailowych (najczęściej używany powinniśmy ustawić jako domyślny). Kontakty zapisane w książce domyślnie wyświetlane są w lewym dolnym rogu okna.

Aby włączyć książkę w pasku narzędzi klikamy w przycisk Adresy. Książka otworzy się w nowym oknie, w którym możemy dodawać bądź usuwać kontakty oraz edytować informacje na temat już istniejących. Warto pamiętać aby przy formatowaniu komputera albo przenoszeniu stanowiska pracy wyeksportować książkę adresową, dzięki czemu nie będziemy musieli przepisywać wszystkich adresów ręcznie.

Skróty klawiaturowe

Skróty przyspieszają korzystanie z programu, oto te najbardziej przydatne.

[Crtl + M] - odpowiednik przycisku Wyślij/Odbierz
[Crtl + P] - Drukuje wiadomość
[Del] - Kasuje wiadomość
[Crtl + N] - Tworzenie nowej wiadomości
[Crtl + R] - Odpowiada na wiadomość
[Crtl + Shift + R] - Odpowiada do wszystkich
[Crtl + F] - Przesyła dalej wiadomość
[Crtl + I] - Wyświetla skrzynkę odbiorczą
[Crtl + Enter] - Oznacza wiadomość jako przeczytaną
[Esc] - Zamyka wiadomość
[F3] - Wyszukuje tekst
[Crtl + Shift + F] - Wyszukuje wiadomość
[F7] - Sprawdza pisownię