Dzisiejsza komunikacja w firmie w dużej mierze opiera się na korespondencji elektronicznej z uwagi na jej prostotę, szybkość i elastyczność. Pracownicy używający Microsoft Outlook jako klienta pocztowego, mogą korzystać z wielu usprawnień i udogodnień związanych z zarządzaniem, wyszukiwaniem i filtrowaniem wiadomości e-mail, co zwiększy ich produktywność i wydajność. W niniejszym artykule zostaną przedstawione sposoby zaoszczędzenia czasu, który mógłby być stracony na organizację określonych wiadomości powiązanych z danym produktem, osobą bądź wydarzeniem.
Domyślnie Microsoft Outlook sortuje i grupuje wiadomości w skrzynce odbiorczej według daty ich otrzymania. Aby zdefiniować inny sposób sortowania, należy z menu Widok wybrać pozycję Rozmieść według i wskazać jeden z trzynastu przygotowanych sposobów rozmieszczania wiadomości:
- Data - wiadomości są grupowane i sortowane wg daty. Ich widok jest uzależniony od czasu, kiedy zostały odebrane, tj. e-maile z bieżącego dnia są ukazywane wraz z godziną; wiadomości z dnia wczorajszego pokazują się z przypisanym im dniem i godziną; wreszcie listy starsze niż tydzień - dokładna data.
- Konwersacja - wiadomości grupowane są wg ich tematu lub wątku. Sortowanie bazuje na osobach nadawcy i adresata. Nowa wiadomość powoduje, że cała konwersacja, z którą jest powiązana, przesuwa się na górę otrzymanej korespondencji.
- Od - wiadomości są grupowane wg nazw pojawiających się w polu Od każdej otrzymanej korespondencji, a ponadto sortowane wg daty otrzymania.
- Do - wiadomości są grupowane wg nazw pojawiających się w polu Do każdej otrzymanej korespondencji, a ponadto sortowane wg daty otrzymania.
- Folder - wiadomości z folderu wyszukiwania są grupowane alfabetycznie wg nazw folderu oraz sortowane wg daty ich otrzymania
- Rozmiar - wiadomości grupowane są w zdefiniowanych kategoriach (począwszy od małych, nawet po ponad normę) oraz sortowane wg rozmiaru
- Temat - wiadomości grupowane są alfabetycznie wg tematu oraz sortowane wg daty otrzymania
- Typ - wiadomości grupowane są wg ich typu (e-mail, notatka, zadania, kontakt itd.) oraz sortowane wg daty otrzymania
- Flaga - wiadomości grupowane są wg koloru flagi i sortowane wg daty otrzymania.
- Załączniki - wiadomości przydzielane są do grupy Z załącznikami lub Bez załączników oraz sortowane wg daty otrzymania
- Konto e-mail - wiadomości grupowane są wg kont e-mail oraz sortowane wg daty otrzymania
- Ważność - wiadomości grupowane są wg poziomu ważności (Wysoki, Normalny lub Niski) oraz sortowane wg daty otrzymania
- Kategorie - wiadomości grupowane są wg kategorii i sortowane wg daty otrzymania
Wyszukiwanie wiadomości to tak naprawdę ich filtrowanie w oparciu o wpisane słowo lub frazę. Taka wirtualizacja pomaga szybko i łatwo wyświetlić tylko to, czego klient szuka. Program Microsoft Outlook 2003 ma domyślnie stworzonych kilka folderów wyszukiwania:
- Duża poczta - wiadomości posortowane wg rozmiaru (od największego do najmniejszego)
- Nieprzeczytana poczta - wiadomości nieprzeczytane
- Z flaga monitującą - wiadomości oznaczone flagą
Użytkownik może utworzyć własny folder wyszukiwania wybierając Nowy folder wyszukiwania z menu kontekstowego wywołanego poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na Foldery wyszukiwania. Dzięki temu można przechowywać wiadomości od danych klientów, kolekcjonować całą korespondencję powiązaną z danym produktem bądź przechowywać kopie wszystkich wydziałowych biuletynów elektronicznych.
Flagowanie wiadomości pozwala zaznaczać różne pozycje poczty przychodzącej i wychodzącej w celu przypomnienia o nawiązaniu do tych elementów. Do dyspozycji jest 6 kolorów, co pozwala przypisać odpowiednią barwę danemu poziomowi ważności wiadomości, np. kolor czerwony dla wiadomości niecierpiącej zwłoki). Teraz w sekcji Z flagą monitującą pojawią się oflagowane wpisy. Flagi można w każdej chwili przydzielać i zdejmować.
Obsługiwanie wiadomości e-mail opierając się o pewne, ustalone kryteria, jest możliwe dzięki regułom programu Microsoft Outlook Umożliwiają one np. automatyczne flagowanie wiadomości pracownika nadawanych przez szefa. Aby utworzyć regułę, należy prawym przyciskiem myszy kliknąć na wiadomość e-mail, wskazać pozycję Utwórz regułę i skonfigurować odpowiednie ustawienia.
Przykładowo aby odtworzyć dźwięk i wyświetlić Alert powiadamiający przy otrzymaniu wiadomości od nadawcy Sales Manager, należy zaznaczyć opcje jak poniżej.
Aby pomóc swoim klientom w zwalczaniu wiadomości-śmieci, Microsoft zaimplementował w swój program pocztowy Outlook domyślnie włączony filtr takich e-maili. Co miesiąc firma udostępnia za darmo najnowsze definicje, które należy uznać za spam. Domyślny poziom ochrony to poziom niski. Można jednakże to zmienić klikając na Narzędzia, wybierając pozycję Opcje i wskazując pozycję Wiadomości-śmieci.
Podniesienie poziomu zwiększa agresywność filtru, co może powodować automatyczne uznawanie prawidłowych wiadomości za szkodliwe czy niechciane. Rozsądnym dopełnieniem obrania takiej strategii zarządzania pocztą elektroniczną jest lista bezpiecznych nadawców, których wiadomości przesyłane do użytkownika nigdy nie zostaną potraktowane jako spam. Po wybraniu zakładki Bezpieczni nadawcy i wskazaniu opcji Dodaj... należy wprowadzić adres e-mail lub domenę, która ma być dołączona do ww. listy, np. osoba@domena.com.pl lub @domena.com.pl. Od tej pory można mieć pewność. że korespondencja nadana przy pomocy kont wyznaczonych jako bezpiecznych nadawców, nie będzie traktowana jako spam i tym samym nie pojawią się w folderze Wiadomości-śmieci programu Outlook 2003.
Jeżeli program Outlook zidentyfikuje odebraną wiadomość jako podejrzaną, oznajmi to stosownym komunikatem.
Wybranie Otwórz folder wiadomości-śmieci pozwoli stwierdzić, czy aby nie nastąpiła pomyłka. Użytkownik bowiem zostaje przeniesiony do folderu Wiadomości-śmieci. Tutaj wszystkie maile są konwertowane na zwykły tekst, aby zwiększyć ochronę klienta np. przed możliwym atakiem phishingu. W przypadku sklasyfikowania poprawnej wiadomości jako śmieć można ją przywrócić do skrzynki odbiorczej. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na temat danej wiadomości, wskazać Przenieś do folderu..., upewnić się, ze jest zaznaczona Skrzynka odbiorcza i potwierdzić przyciskiem OK.
Istotne zmiany w funkcjonalności filtru wiadomości-śmieci wprowadza dodatek Service Pack 2 do pakietu Office 2003. Microsoft zapewnia zaawansowaną technologię analizowania struktury wiadomości i dzięki badaniu różnych czynników. Pomaga ona określić prawdopodobieństwo, że e-mail jest niechciany.
Jeżeli firma wdrożyła usługę SharePoint Team Services V2, która oferuje podstawową funkcjonalność portalu postawionego na serwerze IIS i opartego o witrynę ASP.NET, pracownik może otrzymywać powiadomienia o każdym uaktualnieniu dokumentu czy nadaniu ogłoszenia na stronie. Pozwoli to być na bieżąco z najświeższymi wiadomościami projektu podjętego przez firmę. Zamiast co chwila odwiedzać stronę, można powierzyć sprawdzanie zmian programowi Microsoft Outlook 2003. W tym celu należy wybrać pozycję Reguły i alerty z menu Narzędzia, a następnie przejść do zakładki Zarządzanie alertami.
Aby utworzyć alert i nim zarządzać, należy kliknąć na pozycję Nowy alert i wpisać nazwę witryny SharePoint generującej alerty zgodne z Microsoft Office 2003 (więcej informacji można zasięgnąć u administratora).
341f31d.png)