Wykorzystywanie formularzy do wprowadzania danych

Wpisywanie danych do tabeli nie zawsze jest wygodne i łatwo się przy tym pomylić, dlatego też warto korzystać z formularzy. Podobnie jak w przypadku tabel, formularze można projektować od samego początku, skorzystać z pomocy kreatora, jak również zastosować Autoformularze. Wygląd formularza możemy w dowolny sposób dostosowywać do naszych potrzeb. A kiedy chcemy wydrukować dane zawarte w bazie, warto utworzyć specjalny raport.

Aby utworzyć formularz, wybieramy kontrolkę Formularze z sekcji Obiekty, która znajduje się po lewej stronie okna głównego bazy danych. Jeżeli mamy gotową tabelę, najłatwiej jest stworzyć formularz za pomocą kreatora, a w razie potrzeby, dostosować go w widoku projektu. Kreatora formularzy otwieramy klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na polecenie Utwórz formularz za pomocą kreatora.

W górnej części pierwszej strony okna kreatora widzimy listę rozwijaną Tabele/Kwerendy. Wybieramy z niej tabelę (lub kwerendę), której ma dotyczyć formularz. Następnie przy pomocy strzałek ">", ">>", "<", "<<", przenosimy nazwy pól tabeli z sekcji Dostępne pola do Zaznaczone pola i przechodzimy do następnej strony kreatora.

W drugim i trzecim kroku ustalamy format i styl formularza. Po lewej stronie okna jest dostępny podgląd, po prawej - lista dostępnych opcji.

Ostatnia strona kreatora formularzy bardzo przypomina kreatora tabel. Tutaj także umieszczamy tytuł oraz decydujemy, czy chcemy modyfikować projekt formularza, czy też otworzyć formularz. Oczywiście możemy zmienić projekt formularza w każdej chwili, podświetlając jego ikonę w oknie bazy danych i klikając przycisk Projektuj.

Klikamy Zakończ i otrzymujemy gotowy, wygodny w użyciu formularz. Wielkość każdego pola jest uzależniona od długości tego pola zadeklarowanej we Właściwościach pól tabeli. Strzałki i służą do przemieszczania się po kolejnych rekordach tabeli:

• - przechodzimy do pierwszego wpisu w tabeli,

• - przechodzimy do ostatniego wpisu,

• - przechodzimy do poprzedniego wpisu,

• - przechodzimy do następnego wpisu,

• - przechodzimy na koniec tabeli, aby dodać nowy rekord do listy.

Każda zmiana dokonana za pomocą formularza zostanie uwzględniona w tabeli. Aby zapisać, wystarczy zamknąć formularz.

Jeśli chcemy wprowadzić zmiany w wyglądzie lub działaniu formularza, podświetlamy jego ikonę w oknie głównym bazy danych i klikamy przycisk Projektuj. Ten sam efekt uzyskalibyśmy, gdybyśmy na ostatniej stronie kreatora zaznaczyli Modyfikuj projekt formularza. Klikając na odpowiednie pola i przeciągając je, możemy w dowolny sposób przesuwać, powiększać oraz pomniejszać etykiety i pola danych. Jak widzimy, formularz składa się z trzech sekcji: Nagłówek, Szczegóły oraz Stopka.

Gdy klikniemy na odpowiednie pole, zostanie ono podświetlona za pomocą czarnych kwadracików dookoła niego. Aby przesunąć podświetlone pole najeżdżamy kursorem muszy na nie. Kiedy pojawi się na nim rysunek dłoni, przeciągamy je z wciśniętym lewym klawiszem myszy. Zauważmy, że pole danych porusza się razem z etykietą. Jeśli chcemy przesuwać każde z osobna, "łapiemy" za większy czarny kwadrat w lewym górnym rogu pola.

Kiedy pole jest zaznaczone, aktywne są klawisze opisujące rodzaj i wielkość czcionki na głównym pasku zadań programu Access. Natomiast kliknięcie pola prawym przyciskiem myszy spowoduje rozwinięcie menu podręcznego, które pozwoli dopasować inne właściwości etykiety, takie jak kolor tła, czcionki oraz efekty specjalne.

Wybierając opcję Właściwości z podręcznego paska zadań otwieramy okno dialogowe, które pozwala na zdefiniowanie wszystkich cech danego pola. Podane wcześniej sposoby modyfikowania formularza są więc pewnym skrótem, który pozwala uniknąć wyszukiwania odpowiedniej opcji w oknie Właściwości. Zakładka Format daje nam możliwość ustalenia wyglądu formularza. Znajdują się tutaj informacje określające m.in. wielkość i położenie pól formularza.

Do istniejącego już formularza możemy dodać nowe pola. W tym celu przełączamy do widoku projektu (przycisk Projektuj). Prawdopodobnie trzeba będzie zwiększyć formularz. Najeżdżamy kursorem myszy na dolną granicę sekcji, w której chcemy umieścić nowe pole, aż pojawi się podwójna strzałka, a następnie przeciągamy ją do otrzymania odpowiedniego rozmiaru formularza. Klikamy przycisk , który znajduje się na głównym pasku zadań otwierając okienko Przybornik.

Klikamy przycisk i zakreślamy w widoku projektu, gdzie powinno się znaleźć nowe pole danych. Następnie modyfikujemy jego rozmiar. Możemy to zrobić, przeciągając je z wciśniętym lewym klawiszem myszy lub otworzyć okno Właściwości i precyzyjnie określić położenie krawędzi etykiety (służą do tego pola Lewy, Górny, Szerokość i Wysokość w zakładce Format). Przydatny w tej sytuacji jest przycisk Malarz Formatów, który pozwala skopiować formatowanie jednej etykiety lub pola danych na inne. W tym celu zaznaczany pole, którego formatowanie chcemy skopiować, wciskamy Malarza formatów, a następnie klikamy lewym klawiszem myszy na nowe pole danych. Musimy jeszcze nadać tytuł. Aby to zrobić, klikamy prawym przyciskiem myszy etykietę (nie pole danych!), wybieramy Właściwości i w zakładce Format wpisujemy Tytuł. Jeżeli nowe pole ma się odnosić do któregoś z pól tabeli powinniśmy to zaznaczyć. W tym celu otwieramy kartę Dane w oknie Właściwości i rozwijamy listę Źródło formatu (dopiero kiedy klikniemy pole Źródło formatu, z jego prawej strony pojawi się strzałka umożliwiająca rozwinięcie listy, z której wybierzemy pole).

W formularzu umieszcza się nie tylko pola danych, ale także podformularze. Na przykład w formularzu książki adresowej możemy wstawić tabelę ze spisem telefonów. W tym celu tworzymy najpierw kwerendę wybierającą. Przechodzimy do zakładki Kwerendy okna bazy danych, a następnie klikamy dwukrotnie polecenie Utwórz kwerendę za pomocą kreatora. Narzędzie do tworzenia kwerend bardzo przypomina kreatora formularzy. W naszym przypadku jako zaznaczone pola wybieramy Imię, Nazwisko oraz TelefonDomowy. Utworzony w ten sposób spis telefonów jest ściśle powiązany z książką adresową - zmiana w jednym z dokumentów jest automatycznie uwzględniana w drugim.

Otwieramy projekt formularza (przechodzimy do zakładki Formularze, zaznaczamy nasz formularz i klikamy przycisk Projektuj). Następnie rozciągamy obszar formularza, z paska narzędzi wybieramy Podformularz i zakreślamy miejsce, gdzie powinien się znaleźć spis telefonów. Teraz musimy określić, czego ma dotyczyć nowy podformularz. Naciskamy pole danych prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego klikamy Właściwości. W oknie dialogowym, które się pojawi, zaznaczamy zakładkę Dane i rozwijamy listę Obiekt źródłowy i wybieramy z niego odpowiednią kwerendę.

Musimy jeszcze nadać nazwę spisowi. W tym celu klikamy prawym klawiszem myszy etykietę (nie pole danych) i również z menu podręcznego wybieramy Właściwości i w zakładce Format ustawiamy kursor w sekcji Tytuł i wpisujemy tekst. Teraz pozostaje nam tylko dopasowanie rozmiarów podformularza.

Jak widzimy, formularz zawiera dwa paski z klawiszami przewijania, dzięki którym możemy niezależnie poruszać się po kolejnych stronach formularza i rekordach spisu telefonów.

Formularze są bardzo wygodne podczas pracy przy komputerze, jednak nie nadają się do wydruku. W tym celu stosujemy raporty. Raport tworzymy na tej samej zasadzie, jak formularz lub kwerendę. Najpierw przechodzimy do zakładki Raporty w sekcji Obiekty głównego okna bazy danych. Następnie klikamy dwukrotnie polecenie Utwórz raport za pomocą kreatora, otwierając w ten sposób Kreatora raportów. W górnej sekcji okna rozwijamy listę Tabele/Kwerendy, aby wybrać tabelę, na podstawie której tworzymy raport. Teraz przy przenosimy nazwy pól z okienka Dostępne pola do Zaznaczone pola (tak jak przy tworzeniu formularzy). Klikamy Dalej.

Następnie musimy określić, czy chcemy dodać poziomy grupowania, tzn. czy dane w raporcie mają być poukładane według jakiejś grupy.

W trzecim kroku wybieramy pole, według którego sortujemy dane raportu. W tym celu rozwijamy listę oznaczoną numerem 1 i wybieramy nazwę (np. Nazwisko). Może się zdarzyć, że dwie lub więcej osób będzie nosić to samo nazwisko, wtedy powinniśmy układać kolejność wg imienia. Dlatego w polu 2 Imię. Jeśli chcemy sortować malejąco według jakiejś kategorii, po prostu klikamy przycisk Rosnąco - zamienia on się wtedy na Malejąco. Aby powrócić do rosnącego sposobu sortowania, jeszcze raz przyciskamy ten sam przycisk.

Później określamy układ raportu oraz orientację strony (sekcja Układ i Orientacja). Jeśli chcemy drukować listę ważne jest, abyśmy zaznaczyli opcję Dostosuj szerokość pól..., dzięki temu program nie "obetnie" danych przy drukowaniu.

Następnie zaznaczamy styl raportu, klikamy Dalej i w ostatnim kroku decydujemy, czy chcemy jeszcze zmodyfikować nasz raport. Gdy klikniemy Modyfikuj projekt raportu, otworzymy widok projektu. Możemy to zrobić później, klikając ikonę raportu i przyciskając Projektuj.

W widoku projektu modyfikujemy raport w identyczny sposób, jak postępujemy z formularzem. Możemy, na przykład, powyrzucać etykiety danych. W tym celu zaznaczamy etykietę i wciskamy klawisz Delete lub zaznaczamy ją prawym przyciskiem myszy i wybieramy Wytnij z menu podręcznego.  Zauważmy, że w stopce strony znajduję się dwa pola, zawierające teksty: "=Now()" (oznaczające aktualną datę) oraz ="Strona" &[Page] "z" &[Pages] (zawierającą numer strony i liczbę wszystkich stron raportu). Są to tzw. funkcje. Każda z nich musi zaczynać się znakiem "=" (podobnie jak w Excelu), dalej następuje tekst funkcji. Now() podaje zawsze datę, która jest ustawiona na zegarze komputera. &[Page] oznacza aktualny numer strony, a &[Pages] - całkowitą liczbę stron raportu. Jeśli chcemy, aby na wydruku pojawił się jakiś tekst, musimy zapisać go w cudzysłowie.