Windows Vista Meeting Place

Sprawna współpraca zespołowa stanowi klucz do sukcesu każdej firmy. Co jednak, gdy wymaga ona pracy wielu osób znajdujących się na przeciwnych krańcach świata? Co zrobić, gdy prezentację ma oglądać szeroka rzesza odbiorców z różnych krańców globu? Jeżeli kiedykolwiek musiałeś odpowiadać na którekolwiek z tych pytań, to program Windows Meeting Place jest rozwiązaniem twoich problemów.

Praca na komputerze w pojedynkę zarówno w zaciszu domowym, jak i na zebraniu w firmie mało komu przysparza już problemów. Niestety gdy istnieje konieczność pracy wielu osób nad jednym projektem, który dodatkowo wymaga użycia komputera, to sprawy znacznie się komplikują. Podobnie prezentacja efektu prac. Dopóki wykonywana z użyciem jednego peceta podłączonego do rzutnika wydaje się być i rzeczywiście jest prosta. Ponownie jednak, gdy projektor okazuje się niewystarczający i chcemy, aby słuchacze mieli możliwość śledzenia tego co robimy na ekranie swoich komputerów, postawieni jesteśmy przed koniecznością szukania odpowiedniego i zapewne kosztownego oprogramowania. O problemie tym jednak można mówić już w czasie przeszłym, gdyż wraz z pojawieniem się systemu operacyjnego Microsoft Windows Vista dostaliśmy do ręki potężne narzędzie, potrafiące nie tylko sprostać wymienionym powyżej wymaganiom, ale również pozwalające na taką interakcję ze słuchaczami, o jakiej nam się do tej pory nie śniło. Jest nim dostarczany domyślnie z każdą wersją systemu, program Windows Meeting Space, którego funkcje postaramy się przybliżyć w niniejszym artykule.

Wprowadzenie

Nim przejdziemy do stworzenia pierwszego spotkania w ramach poznawania aplikacji, spróbujemy wymienić podstawowe cechy wspomnianego programu. Po pierwsze, stanowi on nieocenione narzędzie każdego managera i prelegenta na zebraniach czy to firmowych, czy naukowych, dając możliwość współpracy pomiędzy pracownikami, odbiorcami prezentacji oraz uczestnikami zebrania. Ponadto w ramach prowadzonego spotkania pozwala na współdzielenie pulpitu pomiędzy komputerami podłączonych użytkowników, zapraszanie nowych osób, namierzanie miejsca, w którym znajduje się dany uczestnik, jednocześnie pozwalając na sprawdzanie listy ich obecności. Jako kolejny atut należałoby uznać udostępnienie możliwości pracy w wielu różnych infrastrukturach sieciowych, której aplikacja z założenia wymagająca komunikacji pomiędzy użytkownikami potrzebuje. Dlatego też, wśród możliwych opcji połączeń znajdziemy:

• Bezpośrednie połączenie pomiędzy dwoma komputerami (Ad Hoc)
• Połączenie w sieci domowej
• Połączenie w sieci firmowej (zarządzanej)
• Połączenie w ramach sieci Internet

We wszystkich wspomnianych trybach Windows Meeting Place wykorzystuje IPv6, jednak jest na tyle elastyczny, że w istniejącej w sieci lokalnej infrastrukturze IPv4 jest w stanie sam stworzyć powiązania pomiędzy adresami IPv4 a IPv6. Problem wymagający przeprojektowania sieci, pojawia się natomiast w momencie, gdy chcemy współpracować z użytkownikami łączącymi się za pośrednictwem Internetu. W takiej sytuacji, program nie jest w stanie sobie sam poradzić i wymaga istnienia fizycznej infrastruktury IPv6, dodatkowo narzucając wymóg posiadania routowanego, zewnętrznego (globally routable) adresu IPv6.

Rozpoczynamy pracę z programem Windows Meeting Space

Analogicznie do tego co opisaliśmy powyżej, aby móc rozpocząć pracę będziemy potrzebować dwóch lub więcej komputerów, oczywiście z zainstalowanym system Windows Vista, połączonych ze sobą za pomocą sieci przewodowej (LAN, Internet) lub bezprzewodowej (WiFi). Dopóki jesteśmy w stanie zapewnić prawidłową komunikację pomiędzy użytkownikami może to być dowolna kombinacja sposobów podłączenia, wliczając w to również użycie każdego dostępnego medium. Nim jednak utworzymy testowe spotkanie potrzebować będziemy prawidłowo skonfigurowane w systemie konto email oraz przynajmniej jedną aplikację, którą będziemy współużytkować z innymi podłączonymi uczestnikami.

Konfiguracja Zapory Sieciowej systemu Windows

Program Windows Meeting Place automatycznie doda wymagane wyjątki do listy wyjątków Zapory Sieciowej w momencie swojego pierwszego uruchomienia. Aby jednak mogło to mieć miejsce, musimy wyrazić zgodę klikając przycisk Zezwól na wymianę plików i wyjątki Zapory Sieciowej Systemu Windows (Enable file synchronization and Windows Firewall exception) w module, który zostanie wyświetlony tuż po uruchomieniu. Samodzielna konfiguracja Zapory Sieciowej Systemu Windows jest kłopotliwa, ale oczywiście możliwa. Do prawidłowej pracy programu należy udostępnić następujące porty TCP: 801, 3587; UDP: 1900, 3540, 3702 oraz zezwolić na dostęp do sieci następującym aplikacjom:

Aby skonfigurować Zaporę Sieciową musimy z menu Start wybrać pozycję Panel Sterowania, a następnie kliknąć na ikonę Ochrona (Security). W module Zapory Sieciowej Systemu Windows kliknąć kontrolkę Przepuść program przez Zaporę Sieciową (Allow a program through Windows Firewall) i przejść do zakładki Wyjątki, w której w okienku Program lub port wybierzemy Windows Meeting Space, Podłącz się do Projektora Sieciowego (Connect to a Network Projector) oraz Podstawową współpracę Peer to Peer w Systemie Windows (Windows Peer to Peer Collaboration Foundation).

Zarówno do wykonania automatycznego otwarcia portów jak i do wykonania tej czynności ręcznie wymagane jest, aby użytkownik, na którego konto jesteśmy aktualnie zalogowani posiadał uprawnienia administratora.

Aplikacja Windows Meeting Place, oprócz wymienionych powyżej możliwości, w trakcie pierwszego uruchomienia zaproponuje udostępnienie narzędzia Ludzie w pobliżu (People Near Me), na co wyrazimy zgodę wpisując w polu Imię nasze imię lub inną nazwę, która będzie identyfikatorem komputera w trakcie spotkania. Klikając OK zakończymy konfigurację startową i umożliwimy dalszą pracę z programem.

Utworzenie sesji/spotkania (session) w ramach Windows Meeting Space

Jakakolwiek współpraca w obrębie programu Meeting Space nie jest możliwa bez utworzenia nowej sesji, która posłuży za punkt skupienia wszystkich użytkowników mających zamiar współdzielić nasz pulpit i czynnie uczestniczyć w spotkaniu. Zatem, aby współpraca była możliwa musimy najpierw uruchomić program odnajdując i klikając jego nazwę w folderze Wszystkie Programy dostępnym z poziomu menu Start. Następnie, wybieramy Rozpocznij sesję (start a session), podajemy nazwę oraz hasło, które od tej pory będzie strzegło dostępu do spotkania ze strony niepowołanych gości, potwierdzając wszystko kliknięciem przycisku OK. Rozpoczęcie sesji, inaczej niż ustawienia Zapory Systemu Windows, nie wymaga posiadania przez zalogowanego użytkownika systemu uprawnień administratora.

Niestety, próbując uruchomić program Windows Meeting Space na komputerze z zainstalowanym systemem Microsoft Vista Starter Edition czeka na nas niemiła niespodzianka, jako że w tej wersji systemu nie jest to możliwe. W takim przypadku, musimy zaktualizować wersję systemu operacyjnego. Nie jest to jednak jedyny problem, który możemy napotkać. Kolejnym, z jakim może nam przyjść się zmierzyć, próbując utworzyć nową sesję, może być komunikat ze strony programu, iż nie mamy do tego uprawnień. Sytuacja taka ma miejsce wtedy, kiedy używamy systemu Microsoft Vista Home Basic Edition, gdyż dołączona do niego wersja pozwala jedynie do podłączanie się do spotkań, blokując możliwość ich tworzenia.

Tworzenie sesji/spotkania (session) w Windows Meeting Space pomiędzy dwoma komputerami z użyciem sieci bezprzewodowej

W szczególnych przypadkach, gdy komputer na którym aktualnie pracujemy pozbawiony jest łączności czy to z siecią Internet czy też lokalną siecią firmy, a posiada jednocześnie kartę radiową pozwalająca na bezpośrednie połączenia pomiędzy komputerami (Ad Hoc), jesteśmy w stanie utworzyć takie właśnie połączenie, wykorzystując do tego wbudowany w program Meeting Space mechanizm automatycznej konfiguracji sieci bezprzewodowej. Aby to zrobić, na etapie tworzenia nowej sesji, ponownie wybierzmy nazwę, która tym razem będzie pełnić jednocześnie rolę SSID - identyfikatora połączenia bezprzewodowego, który będzie rozgłaszany w eterze; oraz hasło, które oprócz naturalnej funkcji ograniczenia dostępu wyłącznie do osób je znające, przyjmie funkcję klucza WEP, szyfrującego wszystkie przesyłane dane. W przypadku, gdy nie zmusimy programu do utworzenia połączenia ad-hoc, będzie on przeszukiwał wszystkie możliwości i dopiero gdy nie znajdzie jakiegokolwiek innego, rozpocznie tworzenie łącza bezprzewodowego. Aby zaoszczędzić czasu, możemy od razu wymusić utworzenie sesji przy użyciu bezprzewodowego połączenia komputer-komputer. W tym celu kliknijmy kontrolkę Opcje/ustawienia Sieci (Network Options), a następnie wybierzmy opcję Bezpośrednie Połączenie Bezprzewodowe (Ad Hoc Wireless Network).

Wykonane ustawienia potwierdzamy kliknięciem przycisku OK i nie pozostaje już nic innego, jak tylko utworzenie połączenia poprzez wybranie Utwórz Spotkanie (Create Meeting).

Zapraszanie uczestników na spotkanie

W poprzednim podrozdziale dowiedzieliśmy się już, jak tworzyć nowe spotkanie z wykorzystaniem programu Microsoft Meeting Space, jednak z uwagi na to, że chcielibyśmy w jego ramach współpracować z innymi uczestnikami, musimy dowiedzieć się w jaki sposób powiadomić ich, że czekamy z gotową sesją. W realizacji tego zadania pomoże nam kilka wbudowanych możliwości rozsyłania zaproszeń: od bezpośredniego, które powoduje wywołanie na komputerze zapraszanego modułu z informacją zachęcającą do przyłączenia się; aż po rozsyłanie ich za pomocą poczty email.

Zapraszanie z wykorzystaniem Ludzi w pobliżu (People near Me)

Pierwszym sposobem powiększenia grona uczestników spotkania, którym się zajmiemy, będzie zapraszanie ich przy użyciu narzędzia Ludzie w pobliżu (People Near Me), na którego aktywację wyraziliśmy zgodę w momencie pierwszego uruchomienia programu Meeting Space.

W skrócie, usługa Ludzie w pobliżu (People Near Me) pozwala wszystkim zarejestrowanym użytkownikom na rozgłaszanie swojej obecności w lokalnej podsieci. Dzięki informacji o tym, że są dostępni, możemy ich zaprosić do dołączenia do spotkania. Warto podkreślić, że jako administratorzy spotkania, nie mamy wyłączności na rozsyłanie zaproszeń. Każdy użytkownik, który już dołączył do utworzonej sesji, może powiadomić osoby, które znajdzie na liście użytkowników zarejestrowanych w Ludzie w pobliżu.

Aby wysłać wspomniane zaproszenia, należy w głównym oknie programu, z dolnego paska z kontrolkami wybrać Zaproś ludzi w pobliżu (Invite People Near Me), a następnie znaleźć na liście osobę do zaproszenia i klikając na nią wybrać opcję Wyślij Zaproszenia (Send Invitations). Spowoduje to wyświetlenie na komputerze zapraszanego użytkownika Okienka Zaproszenia, przy pomocy którego może on dołączyć do spotkania lub je odrzucić.

Niekiedy może się zdarzyć, że w oknie Ludzie w pobliżu (People Near Me) nie będziemy mogli znaleźć użytkownika, którego będziemy chcieli zaprosić. Z reguły jest to spowodowane tym, że znajduje się on w innej podsieci sieci lokalnej, lub po prostu ma wyłączony komputer. Narzędzie Ludzie w pobliżu (People Near Me) zawiedzie również wtedy, gdy będziemy chcieli zaprosić na spotkanie osobę, która podłącza się za pomocą Internetu. W tym przypadku, rozwiązaniem jest wykorzystanie możliwości Microsoft Meeting Space, którą za moment opiszemy, czyli rozsyłania zaproszeń w wiadomościach email.

Zapraszanie z wykorzystaniem poczty elektronicznej

Drugim możliwym sposobem na zaproszenie uczestnika do stworzonego przez nas spotkania, jest wysłanie do niego wiadomości email zawierającej informację o istniejącej sesji. Podstawowym warunkiem, który musimy spełnić w przypadku, gdy chcemy, aby zdalny użytkownik miał dostęp do spotkania, jest poprawne skonfigurowanie Zapory Sieciowej Systemu Windows, które opisaliśmy wcześniej. W przeciwnym wypadku, mimo otrzymania zaproszenia i zaakceptowania go, nie będzie on miał możliwości ani zobaczenia, ani przyłączenia się do utworzonej sesji. Dodatkowo, wymagane jest posiadanie poprawnie skonfigurowanego klienta mailowego, który obsługuje simple MAPI. Jakkolwiek tajemniczo by ta nazwa nie brzmiała, większość dostępnych na rynku programów pocztowych ma wspomnianą funkcję wbudowaną (np. Windows Mail, Outlook Express, Microsoft Office Outlook).

Wysłanie zaproszenia za pomocą poczty elektronicznej niewiele różni się od podobnej operacji z wykorzystaniem Ludzi w pobliżu (People Near Me). Ponownie, w głównym oknie programu musimy odnaleźć dolny pasek z kontrolkami i z niego wybrać Zaproś (ten sam efekt da wybranie pozycji Zaproś z menu Ludzie (people)). W otwartym module Ludzie (People), a dokładniej, w lewym dolnym roku, odnajdujemy i klikamy Zaproś Innych (Invite Others).

Następnie wybieramy Stwórz zaproszenie mailowe (Create an e-mail invitation).

W ostatnim kroku podajemy adres odbiorcy i dajemy Wyślij (Send).

Taka metoda zapraszania i prowadzenia spotkania z użytkownikami spoza lokalnej podsieci, stwarza ogromne możliwości współpracy pracowników wewnątrz wielkiej korporacji, a zarazem pozwala im np. uczestniczyć w ważnych spotkaniach, bez konieczności fizycznej na nich obecności. W ten sposób nie trzeba już budować wielkich sal konferencyjnych na zebrania zespołów, a wystarczy przeprowadzać je przy własnych biurkach.

Zapraszanie z wykorzystaniem pliku zaproszenia

Trzecim, a zarazem ostatnim, sposobem na przekazanie zaproszenia na spotkanie, jest utworzenie za pomocą programu Windows Meeting Place, pliku zaproszenia i następnie przekazanie go wybranej osobie w dowolny sposób np. za pomocą ulubionego komunikatora internetowego. Droga do utworzenia zaproszenia w postaci pliku jest nieomalże identyczna, jak ta, którą podążaliśmy wysyłając zaproszenie mailem. W dolnej części głównego okna odnajdujemy pasek kontrolek i wybieramy Zaproś. Następnie w module Ludzie (People), który się pokaże, w lewym dolnym rogu klikamy Zaproś Innych (Invite Others). Kolejnym krokiem będzie odszukanie i wciśnięcie przycisku Stwórz plik z zaproszeniem (Create a file invitation). W oknie, które wywołamy, wybieramy miejsce zapisu i nazwę pliku oraz klikamy Zapisz.

Ostatnim krokiem będzie odnalezienie zapisanego zaproszenia i wysłanie go do znajomych, lub współpracowników albo też przekazanie go przy użyciu, np. pendrivea.

Przyłączanie się do spotkania

W sytuacji, w której otrzymaliśmy zaproszenie w jakikolwiek z opisanych wcześniej sposobów, możemy z jego wykorzystaniem, podłączyć się do istniejącej sesji i uczestniczyć w spotkaniu z innymi użytkownikami. Podobnie jak istnieją trzy główne metody zapraszania, tak również, na trzy sposoby można się podłączyć do istniejącej sesji.

Podłączanie się do spotkania przy użyciu Spotkania/Sesje w pobliżu (Sessions Near Me)

Pierwszą możliwością wzięcia udziału w konferencji, którą ktoś już wcześniej założył, jest wyszukanie jej na liście sesji otwartych w podsieci lokalnej. Służy do tego bardzo wygodne narzędzie Sesje w pobliżu (Sessions Near Me), które wywołujemy w otwartym programie Windows Meeting Place klikając kontrolkę Podłącz się do sesji (Join a session). Jeżeli odnaleźliśmy spotkanie, do którego chcielibyśmy się podłączyć, musimy jeszcze podać hasło dostępu, które wcześniej uzyskaliśmy od administratora sesji. Gdy spełnimy te wszystkie wymagania klikamy przycisk Przyłącz się (Join) i jeżeli podane hasło było właściwe, możemy korzystać z pełni możliwości współpracy z innymi uczestnikami.

Podstawowym wymogiem do tego, aby mieć możliwość przeglądania sesji, które akurat są dostępne w twojej podsieci, jest zarejestrowanie się w usłudze Ludzie w Pobliżu (People Near Me). Jeżeli jeszcze do tej pory tego nie zrobiliśmy, możemy to wykonać otwierając Panel Sterowania (Control Panel) i następnie pozycję Internet i Sieć Lokalna (Network and Internet).

W otwartym w ten sposób module klikamy Ludzie w pobliżu (People Near Me), a następnie wyrażamy chęć zarejestrowania w usłudze poprzez wybranie Przyłącz się do Ludzi w Pobliżu (Sign into people near me).

Podłączanie się do spotkania przy użyciu zaproszenia otrzymanego za pośrednictwem Ludzie w Pobliżu (People Near Me)

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, przy użyciu narzędzia Ludzie w Pobliżu (People near Me) możemy przeglądać wszystkich dostępnych użytkowników w podsieci lokalnej. Oprócz tego, będąc czy to uczestnikiem jakiegoś spotkania, czy też jego administratorem, możemy zaprosić dowolną, widniejącą na liście osobę, poprzez kliknięcie Send Invitations (Wyślij zaproszenia). Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie na komputerze zapraszanego użytkownika komunikatu z informacją o istniejącej sesji wraz z propozycją przyłączenia się do niej. Aby to wykonać musi kliknąć Zaakceptuj zaproszenie (Accept the invitation), a następnie podając hasło potwierdzić, że jest uprawniony do uczestnictwa w spotkaniu. W przypadku, gdy zapraszany nie ma ochoty w nim uczestniczyć może odrzucić wiadomość klikając na drugi z dostępnych przycisków.

Podłączanie się do spotkania z wykorzystaniem zaproszenia emaliowego

Jeżeli otrzymaliśmy zaproszenie wystosowane przez prowadzącego sesję w programie Windows Meeting Place na skrzynkę mailową, to aby przyłączyć się do spotkania wystarczy otworzyć przysłany z wiadomością załącznik. Ostatnią rzeczą, którą musimy zrobić nim będziemy mogli rozpocząć współpracę w ramach konferencji, jest podanie hasła dostępu. Dzięki temu stajemy się jej pełnoprawnymi uczestnikami i możemy korzystać ze wszystkich narzędzi oferowanych przez program.

Podłączanie się do spotkania z wykorzystaniem zaproszenia w postaci pliku

Ostatnim sposobem na wzięcie udziału w konferencji, jest wykorzystanie pliku zaproszenia, który wcześniej, najlepiej wraz z hasłem dostępu do sesji, odebraliśmy czy to za pośrednictwem ulubionego komunikatora, czy też przenieśliśmy za pomocą pendrivea. Podobnie jak w przypadku otwierania zaproszenia mailowego, wystarczy jedynie dwukrotnie kliknąć ikonę pliku. System Windows automatycznie uruchamia program Windows Meeting Place, który podłącza się do wskazywanej przez zaproszenie sesji, prosząc nas o potwierdzenie tożsamości podaniem hasła.

Możliwości współpracy w ramach Windows Meeting Space

Skoro poznaliśmy już wszystkie możliwości zapraszania nowych słuchaczy na zebranie oraz wszystkie sposoby dołączania do istniejących już spotkań, możemy przejść do omawiania sposobów wymiany informacji oraz wszelkiej współpracy pomiędzy uczestnikami, jakie oferuje program Microsoft Windows Meeting Space.

Prezentacja pulpitu lub aplikacji innym uczestnikom spotkania

Wyobraźmy sobie, że znajdujemy się już na wirtualnym zebraniu razem z kilkudziesięcioma innymi pracownikami firmy, z których wszyscy mają przed oczami aktywne okno sesji spotkania. Przyjmijmy również, że to nam tym razem przypadło w udziale wygłaszanie prezentacji na jakiś konkretny temat oraz, że prace zgromadziliśmy w pliku prezentacji stworzonej za pomocą programu Microsoft Office PowerPoint 2007. Jako, że jesteśmy jej twórcami na naszym komputerze na pewno istnieje możliwość jej wyświetlenia, ale nie jesteśmy pewni czy wszyscy uczestnicy mają dostęp do wymaganego oprogramowania. W takiej sytuacji rozwiązaniem mniej optymalnym byłby jego zakup dla wszystkich, a następnie dystrybucja pliku prezentacji w sieci lokalnej. Jednak jest to rozwiązanie, które wraz z wprowadzeniem Microsoft Windows Meeting Space można uznać za relikt przeszłości.

Wspomniana aplikacja pozwala na uruchomienie prezentacji na jednym komputerze z wykorzystaniem naszej wersji oprogramowania, jednocześnie udostępniając widok pulpitu wszystkim pozostałym uczestnikom. Dzięki temu możemy referować osiągnięcia i jednocześnie przesuwać slajdy prezentacji, nie musząc się martwić o to czy wszyscy uczestnicy widzą ten sam slajd, gdyż zadba o to program. Jednak wyobraźmy sobie, że dwóch prelegentów na raz chciałoby przekazywać zrzut swojego pulpitu, program nie wiedziałby w takiej sytuacji, który z nich wybrać, dlatego też logicznym ograniczeniem jest limitowanie ilości prezentacji przeprowadzanych jednocześnie wyłącznie do jednej, co powoduje, że dopóki nasz kolega ma głos, my nie możemy go zabrać.

Gdy przyjdzie nasza kolej, w celu udostępnienia innym widoku pulpitu, musimy w aktywnym oknie Windows Meeting Place w obszarze prezentacji, odnaleźć i kliknąć przycisk Prezentuj (Present). Uruchomienie prezentacji, jest również możliwe z poziomu paska kontrolek w dolnej części ekranu programu, lub po prostu poprzez przeciągnięcie pliku, który chcemy uruchomić, w obszar prezentacji. Ostatnia wspomniana operacja spowoduje otwarcie domyślnie skojarzonego z danym plikiem programu jednocześnie inicjując transfer widoku pulpitu do wszystkich uczestników spotkania. Jak nie trudno się domyślić, nie jest to jedyna rzecz jaką możemy wykonać. Przyjrzyjmy się teraz możliwościom komunikacji pomiędzy słuchaczami, które oferuje wspomniana aplikacja.

Korespondencja pomiędzy uczestnikami spotkania

Kontynuując wirtualne spotkanie, dochodzimy do końca prezentacji i ponownie stajemy się tylko słuchaczami. Być może już ktoś następny prezentuje na ekranie efekt swojej pracy lub też przełożony wygłasza jakieś motywujące zespół przemówienie. Jednak niezależnie od tego, co się w danej chwili odbywa, możemy swobodnie komunikować się z wybranym uczestnikiem lub uczestnikami przy pomocy tekstowych notatek. Windows Meeting Place daje do dyspozycji dwa rodzaje: notatki tekstowe (text notes) oraz notatki atramentowe (ink notes). Główną cechą obu jest brak skojarzonej z nimi historii, jak to ma miejsce chociażby w przypadku chatów czy komunikatorów internetowych. Wraz z przesłaniem notki tracimy o niej informacje, gdyż nie jest ona na komputerze nigdzie rejestrowana. Podobnie, na komputerze odbiorcy wraz z przeczytaniem, zniknie bezpowrotnie, bez szansy na odtworzenie.

Kontynuując wirtualne spotkanie, dochodzimy do końca prezentacji i ponownie stajemy się tylko słuchaczami. Być może już ktoś następny prezentuje na ekranie efekt swojej pracy lub też przełożony wygłasza jakieś motywujące zespół przemówienie. Jednak niezależnie od tego, co się w danej chwili odbywa, możemy swobodnie komunikować się z wybranym uczestnikiem lub uczestnikami przy pomocy tekstowych notatek. Windows Meeting Place daje do dyspozycji dwa rodzaje: notatki tekstowe (text notes) oraz notatki atramentowe (ink notes). Główną cechą obu jest brak skojarzonej z nimi historii, jak to ma miejsce chociażby w przypadku chatów czy komunikatorów internetowych. Wraz z przesłaniem notki tracimy o niej informacje, gdyż nie jest ona na komputerze nigdzie rejestrowana. Podobnie, na komputerze odbiorcy wraz z przeczytaniem, zniknie bezpowrotnie, bez szansy na odtworzenie.

Spróbujmy, zatem przetestować nowopoznany sposób komunikacji i przesłać notatkę tekstową do użytkownika "JKowalski", która będzie komentarzem na temat prezentacji, którą przed chwilą zakończył. Jak w wielu wykonywanych do tej pory czynnościach, mamy do wyboru dwie drogi realizacji założonego celu. Możemy albo poprzez dwukrotne kliknięcie wspomnianego użytkownika na liście uczestników spotkania, bezpośrednio wywołać okno tworzenia nowej notatki tekstowej, albo dojść do tego samego modułu, wybierając z podręcznego menu użytkownika "JKowalski" pozycję Przekaż notatkę (Pass a note). Niezależnie jednak, którą drogę obierzemy, musimy podać treść komentarza, a następnie kliknąć przycisk Wyślij (Send).

Podobnie postępujemy, jeżeli chcemy przesłać notatkę atramentową (ink note) do "JKowalski". W tym celu, ponownie odnajdujemy wskazanego uczestnika na liście, klikamy prawym przyciskiem myszy, a następnie z podręcznego menu wybieramy pozycję atrament (ink). Wpisujemy treść notatki i przesyłamy do adresata klikając kontrolkę Wyślij (Send).

Mówisz ulotka (handout) - myślisz plik

Oprócz opisanego powyżej, nad wyraz wygodnego mechanizmu wymiany wiadomości tekstowych, w obrębie spotkania którego jesteśmy uczestnikami, możemy również współdzielić pliki, zwane w Windows Meeting Space ulotkami (handout). Mianem współdzielenia określamy w tym momencie sytuację, w której w oknie sesji więcej niż jednego uczestnika otwarty jest plik, który zdecydowaliśmy się udostępnić. Każdy ze wspomnianych użytkowników staje się redaktorem dokumentu, który otwiera i może go dowolnie zmieniać, rozbudowywać i ulepszać. Stwarza to, zatem nieograniczone możliwości, jeśli chodzi o wspólną pracę nad jednym dokumentem, która w przypadku 10 osób zgromadzonych przy jednym komputerze, byłaby bardzo mało wydajna. Pomimo tych bezapelacyjnych zalet istnieje wada, która znacznie obniża funkcjonalność współdzielenia ulotek (handouts). Jest nią oczywisty brak możliwości zapisu kilku konkurencyjnych wersji pliku, co prowadzi do tego, że pierwszy użytkownik zapisujący wprowadzone przez niego zmiany jest następnie nadpisywany przez kolejnych, którzy również wprowadzali poprawki do dokumentu po to, aby ostatecznie końcowa wersja pliku stała się tą, którą stworzył użytkownik, który zapisał zmiany jako ostatni.

Zmiana statusu użytkownika

Podobnie jak w wielu popularnych komunikatorach internetowych, w trakcie trwania spotkania, uczestnik ma możliwość zmiany swojego statusu dostępności, np. z dostępny za zaraz wracam. Oczywiście stanowi to bardzo wygodne narzędzie dla zarządzającego konferencją, jako że każda zmiana odnotowywana jest natychmiast na liście obecności, którą ma przed oczami, tym samym pozwala mu nie kierować pytań ani nie przyznawać zadań do wykonania osobie, która w danej chwili i tak nie odbiera przekazywanych do niej informacji. Wyobraźmy sobie, że nagle musielibyśmy opuścić miejsce przy komputerze, aby rozwiązać jakiś problem, który zaistniał na sąsiednim biurku. Mimo tego, że jest to nagła sytuacja, do dobrego tonu należałoby poinformowanie innych współpracowników podłączonych do sesji Windows Meeting Space, o tym że przez moment nas nie będzie. W tym celu w oknie programu klikamy prawym przyciskiem myszy na tytuł, a następnie z podręcznego menu wybieramy Mój Nowy Status (My New Status) tak, aby odzwierciedlał on mniej więcej ile czasu będziemy nieobecni. Oczywiście natychmiast po powrocie należałoby o tym poinformować prowadzącego, przywracając status ponownie na dostępny (online).

Podsumowanie

Krótka przygoda z programem Windows Meeting Place, którą w tym miejscu właśnie kończymy, bez wątpienia, pokazuje jak potężnym i wszechstronnym narzędziem jest nowa aplikacja Microsoftu. Pozwala ona zrezygnować z poszukiwania alternatywnych rozwiązań programowych umożliwiających prowadzenie wirtualnych spotkań, na rzecz narzędzia domyślnie wbudowanego w system operacyjny Microsoft Windows Vista, a co z tym idzie, wliczonego w cenę zakupu systemu, programu Microsoft Windows Meeting Place.