Przeglądanie terminów w kalendarzu Microsoft Outlook 2003

Kalendarz programu Microsoft Outlook 2003 pełni funkcję terminarza. Dzięki bogatej ofercie dostępnych opcji, z łatwością możemy sprawdzić kiedy dysponujemy wolnym czasem, czy przeglądać wcześniej zapisane terminy. Poza tym kalendarz przypomina o codziennych, lub cotygodniowych zadaniach oraz pozwala tworzyć je z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Możliwość obserwowania szczegółowego rozkładu zajęć, w obrębie kilku dni, niekoniecznie następujących po sobie, byłaby bardzo wygodna. Efekt taki możemy uzyskać korzystając właśnie z tego programu. 

Widoki kalendarza

Widok kalendarza można zmieniać także za pomocą trzech analogicznych poleceń w menu Widok, oczywiście wiąże się to, z modyfikacją sposobu wyświetlania terminów. Przyjrzyjmy się teraz jak będą wyglądały poszczególne okna kalendarza. Jeżeli klikniemy na Tydzień, to na ekranie pojawi się siedmiodniowy rozkład.

  Wybierając Tydzień roboczy zobaczymy inny układ terminarza, nie zawierający dni wolnych od pracy.

Kolejnym jest Miesiąc.

Pozostał jeszcze do obejrzenia widok Dzień.

I tak przebrnęliśmy przez pierwszy etap i zapoznaliśmy się z czterema widokami. Wiemy jak poszczególne okna wyglądają i jak przeglądać terminarz. Dlatego teraz możemy z uwagą przyjrzeć się Tabelom Terminów.

Tabele terminów

Jest to drugi sposób umożliwiający łatwe i szybkie przeglądanie terminów. Aby otworzyć układ tabelaryczny, musimy wybrać polecenie w menu Widok, Rozmieść według, a następnie Widok bieżący. Tak jak zostało to pokazane poniżej. W ostatniej zakładce wyświetlają się terminy, które spełniają kryteria filtrowania, lub sortowania związane z danym widokiem.

Po wybraniu widoku Terminy aktywne zostanie wyświetlona lista przyszłych terminów począwszy od dnia bieżącego. Klikając Wydarzenia pojawi się lista wszystkich wydarzeń, Wydarzenia coroczne - wszystkich wydarzeń o cyklu rocznym. Zaznaczając Terminy cykliczne, zobaczymy listę wszystkich terminów cyklicznych, a z kolei wybierając widok Według kategorii, ukaże się lista wszystkie terminy i wydarzenia, zarówno jednorazowe jak i cykliczne. Przyjrzyjmy się bliżej opcji Terminy aktywne. Po przejściu do tego widoku, zobaczymy jeden z układów tabelarycznych. Tabela może być podzielona na kilka sekcji, jednak w tym przypadku mamy zwykłe jednorazowe terminy. Poszczególne sekcje można zwijać i rozwijać klikając lewy kraniec wiersza tytułowego każdej sekcji. Napis brak widoczny w nagłówku oznacza, że dla terminów tej sekcji nie jest zdefiniowany żaden cykl. Jeżeli sekcja jest zwinięta, to jej przycisk sterowania jest plusem. Kliknięcie tej kontrolki spowoduje wyświetlenie jej terminów oraz zmianę znaku na minus.     

W pierwszej kolumnie tabeli znajdują się ikony dotyczące rodzaju terminu. W drugiej, w przypadku załączenia dokumentów, pojawia się rysunek spinacza biurowego. W dalszych pokazane są informacje odpowiadające poszczególnym polom formularza Termin, czyli Lokalizacja, Początek, Koniec, Wzorzec cyklu oraz Kategorie. Czasami może się zdarzyć, że szerokość kolumn nie pozwoli swobodnie odczytać informacji zawartych w poszczególnych oknach. Jednak nie ma się czym martwić, gdyż stan ten łatwo można zmienić. W tym celu wystarczy doprowadzić kursor myszki w pobliże linii podziału między nagłówkami poszczególnych kolumn. Podwójne kliknięcie w tym miejscu spowoduje, że wielkość kolumny zostanie automatycznie dopasowana do jej zawartości. Jednak optymalnym rozwiązaniem jest ustalenie takiej szerokości, aby pełna informacja była widoczna tylko w najważniejszych dla nas kolumnach.

Jeżeli przyjrzymy się uważnie wierszowi nagłówków tabeli, to zauważymy, że na jednym z nich jest obecny wklęsły trójkącik. W tym przypadku dotyczy to Wzorca cyklu. Oznacza to, że tabela posortowana jest według zawartości tej właśnie kolumny. Gdy wierzchołek skierowany jest w górę to sortowanie ustawione jest w porządku rosnącym, czyli na szczycie tabeli znajduje się najbliższy termin, a w kolejnych wierszach są daty coraz bardziej odległe. Kliknięcie nagłówka, zawierającego wskaźnik sortowania spowoduje zmianę uporządkowania na przeciwny, z rosnącego na malejący i odwrotnie. Z kolei zaznaczenie innego nagłówka, nie zawierającego trójkąta spowoduje, że tabela zostanie posortowana według jego zawartości. Można także posortować tabelę według kilku kolumn jednocześnie. W tym celu stosuje się klawisz Shift. W widokach Terminy aktywne, Wydarzenia, Wydarzenia coroczne oraz Terminy cykliczne nie można porządkować tabeli z zastosowaniem Kategorii. Taki sposób jest dostępny po skorzystaniu z widoku Według kategorii.

Ułatwienia w przeglądaniu kalendarza Microsoft Outlook 2003

Aby praca przebiegała sprawnie, a przeglądanie szybko oraz efektywnie musimy wykonać następujące czynności. Po pierwsze w Nawigatorze daty klikamy pierwszy dzień, którego szczegóły chcemy widzieć na ekranie. Wciskamy klawisz Ctrl, a następnie zaznaczamy drugi, trzeci dzień, których rozkład chcemy zobaczyć. Zobaczmy jak to wygląda w praktyce.

Możemy tak wybrać dowolną liczbę dni. Do widoku pojedynczego dnia powracamy, klikając Dzień w Nawigatorze daty. Gdy korzystamy z możliwości jednoczesnego wyświetlania rozkładu kilku dni, wówczas istotną sprawą staje się wolne miejsce na ekranie. Wolną przestrzeń możemy uzyskać, usuwając na przykład pasek Outlook, poleceniem Widok, a następnie Okienko nawigacji.

Kalendarz można bardzo szybko przewinąć o kilka miesięcy w przód i w tył. W tym celu należy naprowadzić kursor myszki na pasek z nazwą miesiąca.

W ten sposób poznaliśmy najważniejsze metody, przeglądania terminów w kalendarzu Microsoft Outlook 2003. Z pewnością wiedza ta, pozwoli z większą przyjemnością korzystać z terminarza., a praca będzie łatwiejsza i szybsza.