Menu kategorii
  • Poprawienie czytelności arkuszy

    Poprawienie czytelności arkuszy

     Radosław Jończyk
    Radosław Jończyk
    00:00
    27.10.2006
    7497 wyświetleń

    Program Excel służy do obliczeń i przechowywania danych w arkuszach kalkulacyjnych. Ten artykuł opisuje, w jaki sposób formatować dokument (a więc: dodawać, usuwać, ukrywać i przenosić komórki, zmieniać wygląd arkusza), aby stał się bardziej czytelny.

    Standardowo w jednym skoroszycie znajdują się 3 arkusze, ale możemy zmienić ich ilość wybierając kolejno z menu głównego pozycje Narzędzia, Opcje. W oknie dialogowym zaznaczamy zakładkę Ogólne i polu Arkusze w nowym skoroszycie wpisujemy wybraną liczbę.

    Aby ułatwić sobie posługiwanie się skoroszytem można nadać nazwy kolejnym kartom. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy zakładkę arkusza (w lewym dolnym rogu okna programu) i z menu, które się wyświetli, wybieramy pozycję Zmień nazwę, wpisujemy nową frazę i zatwierdzamy klawiszem Enter. Jeśli chcemy zmienić kolejność arkuszy, klikamy zakładkę lewym przyciskiem myszy i nie puszczając klawisza przeciągamy ją w odpowiednie miejsce.

    Rozmiar komórek możemy dowolnie zmieniać tak, aby strona stała się bardziej czytelna. Jeśli chcemy wpisać tytuł tabeli, który jest znacznie dłuższy od szerokości komórki, zaznaczamy kilka komórek i przyciskiem Scal i wyśrodkuj (znajduje się on na pasku narzędzi). W ten sposób łączymy dwie lub więcej komórek w jedną. Ponowne użycie tej kontrolki anuluje tę akcję (oczywiście tylko wtedy, gdy scalona komórka będzie podświetlona). Aby zmienić szerokość pojedynczej kolumny najeżdżamy kursorem myszy na jej nagłówek, i kiedy pokaże się kursor , klikamy a następnie trzymając wciśnięty klawisz myszki przeciągamy nagłówek. Można również podświetlić nagłówki kilku kolumn i poszerzyć jedną, wtedy wszystkie zaznaczone przyjmą taką samą szerokość. Podobnie postępujemy w przypadku wierszy.

    Inny sposób zmiany wielkości kolumn lub wierszy to zaznaczenie komórki należącej do wiersza (kolumny) lewym przyciskiem myszy. Następnie z menu Narzędzia wybieramy Kolumna, Szerokość lub Wiersz, Wysokość i w okienku dialogowym, które się pojawi, wpisujemy rozmiar.

    W Excelu mamy możliwość dodawania, usuwania lub ukrywania wierszy i kolumn. Aby zwiększyć liczbę elementów na arkuszu klikamy komórkę prawym przyciskiem myszy a następnie z menu, które się pokaże, wybieramy Wstaw. Wyświetli się okienko dialogowe Wstawianie w nim zaznaczamy odpowiednią opcję:

    • Przesuń komórki w prawo – dodaje nową komórkę i przesuwa w prawo wszystkie leżące na prawo od niej,

    • Przesuń komórki w dół – dodaje nową komórkę i przesuwa w dół wszystkie leżące pod nią,

    • Cały wiersz – wstawia nowy wiersz powyżej zaznaczonego,

    • Całą kolumnę – wstawia nową kolumnę na lewo od zaznaczonej.

    Możemy również wybrać z menu głównego Wstaw, a następnie Wiersze (Kolumny). Jeśli zaznaczymy więcej komórek, program wstawi tyle wierszy (kolumn), ile wierszy (kolumn) znajduje się w podświetlonym przez nas prostokącie. Aby usunąć wiersz (kolumnę) klikamy prawym przyciskiem myszy nagłówek wiersza (kolumny) i z menu, które się pojawi, wybieramy Usuń. Inny sposób to zaznaczenie wiersza (kolumny) i wybór Format, Wiersz (Kolumna, Usuń. Pokaże się wtedy okno Usuwanie (podobne jak Wstawienie), w którym decydujemy, co zrobić z komórkami otaczającymi usuwaną.

    • Przesuń komórki w lewo – usuwa komórkę i przesuwa w lewo wszystkie leżące na prawo od niej,

    • Przesuń komórki do góry – usuwa komórkę i przesuwa w górę wszystkie leżące nad nią,

    • Cały wiersz – usuwa cały wiersz,

    • Całą kolumnę – usuwa całą kolumnę.

    Komórki można także przenosić z jednego miejsca w drugie. W tym celu zaznaczamy grupę komórek, których położenie chcemy zmienić, klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu skrótów wybieramy Wytnij, następnie zaznaczamy miejsce, gdzie powinna się znaleźć lewa górna komórka z wyciętej grupy, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Wklej. W ten sposób utracimy niestety wszystkie informacje, które znajdowały się wcześniej w miejscu, w które wkleiliśmy wycięte komórki. Aby do tego nie doszło, zamiast Wklej możemy wybrać Wstaw wycięte komórki. Pokaże się wówczas okienko Wstawianie i wklejanie, w którym zaznaczamy jedną z opcji:

    • Przesuń komórki w prawo – wstawia komórki i przesuwa w prawo wszystkie leżące na obszarze wklejania,

    • Przesuń komórki w dół – wstawia komórki i przesuwa w dół wszystkie leżące na obszarze wklejania.

    Bardzo przydatnym narzędziem jest ukrywanie kolumn (wierszy). W tym celu zaznaczamy nagłówek kolumny (wiersza) lub komórkę do niej należącą i z menu Format, Kolumna (Wiersz) wybieramy Ukryj. Aby odkryć kolumny (wiersze) zaznaczamy kilka komórek, pomiędzy którymi znajdują się ukryte kolumny (wiersze), i klikamy Format, Kolumna (Wiersz), Odkryj.

    Często tabela w arkuszu jest większa niż widok na ekranie komputera. Wtedy przeglądając ostatnie wiersze lub kolumny nie widzimy nagłówków opisujących ich zawartość. Dlatego też w Excelu mamy możliwość blokowania wybranych wierszy i kolumn. Zaznaczamy komórkę i wybieramy Okno, Zablokuj okienka. Wszystkie kolumny na lewo od zaznaczonej komórki i wiersze powyżej niej będą widoczne niezależnie od tego, którą część arkusza przeglądamy. Aby odblokować, klikamy Okno, Odblokuj okienka.

    Wygląd i położenie tekstu w tabeli możemy formatować podobnie jak w Wordzie. Żeby zmienić czcionkę wybieramy Format, Komórki i w oknie dialogowym Formatowanie komórek zaznaczamy Czcionka. W lewej górnej części okienka wybieramy kształt czcionki, następnie decydujemy o stylu i rozmiarze. Poniżej znajdują się pola za pomocą których możemy nadać tekstu właściwość podkreślenia lub koloru. W tekście można również umieścić indeks górny lub dolny, służy do tego sekcja Efekty w lewej dolnej części okna. Podgląd pozwala zobaczyć nam, jak napis będzie wyglądał po sformatowaniu.

    W oknie dialogowym Formatowanie komórek na zakładce Wyrównanie znajduje się przydatna opcja Zawijaj tekst. Jeśli wpis w komórce będzie dłuższy niż jej szerokość, program automatycznie przeniesie fragment tekstu do następnej linii. Można także zaznaczyć Zmniejszaj, aby dopasować, wtedy Excel zmniejszy tekst na tyle, aby zmieścił się w jednej komórce (niestety, pogarsza się wówczas czytelność, a więc przy długich wpisach ta opcja nie jest zalecana).

    Na pasku narzędzi znajdują się przyciski, którymi zmieniamy styl znaków:

    Pogrubienie

    Kursywa

    Podkreślenie

    Rozmieszczenie wyrazów w wierszu regulujemy przyciskami wyrównania:

    • wyrównuje tekst do lewej strony komórki,
    • wyrównuje do prawej strony komórki,
    • umieszcza tekst na środku komórki.

    Do arkusza można wklejać obrazy w dwojaki sposób: jako obiekt (zasłania wtedy część tabeli) lub jako tło. Aby zastosować pierwszą opcje wybieramy Wstaw, Obraz, Z pliku (pokaże się okno dialogowe, w którym zaznaczany nazwę odpowiedniego obrazu).
    Aby zmienić właściwości grafiki klikamy na nią prawym przyciskiem myszy i wybieramy Formatuj obraz lub z menu głównego wybieramy Format, Obraz. W sekcji Skala zakładki Rozmiar dobieramy wielkość obrazu (w procentach). Jeżeli opcja Blokuj współczynnik proporcji będzie zaznaczona, zmiana jednego wymiaru spowoduje rozszerzenie lub zwężenie również drugiego.

    Aby dostosować właściwości obrazu, klikamy zakładkę Obraz w tym samym oknie dialogowym. Sekcja Przytnij służy do kadrowania zdjęcia. W kolejnych polach wpisujemy, o ile centymetrów chcemy zmniejszyć rysunek z każdej strony. W części Sterowanie obrazem zmieniamy jasność i kontrast. Można to zrobić za pomocą strzałek lub wpisując wartość procentową w odpowiednie pole, przy czym 50% oznacza wartość nominalną.

    Aby dodać tło, klikamy Format, Arkusz, Tło i wybieramy plik. Wówczas obraz w tle będzie powtarzał się w całym arkuszu. Jeśli chcemy usunąć tło, wybieramy Format, Arkusz, Usuń tło.

    Poznanie tych podstawowych opcji zarządzania danymi w Excelu bardzo ułatwi nam pracę z tą aplikacją a także sprawi, że arkusze, które przygotowywujemy będą prezentować się okazale i profesjonalnie.


    Spodobał Ci się ten artykuł? Podziel się z innymi!

    Źródło:

    Polecamy również w kategorii Microsoft Excel 2003