Modyfikowanie wyglądu e-maila będącego zaproszeniem na spotkanie

Na renomę firmy, jak i na to, w jaki sposób jest ona postrzegana przez potencjalnych klientów, składa się cała masa czynników. Nie chodzi tu wyłącznie o aspekty takie jak opinie dotyczące danego przedsiębiorstwa, lecz również o to, jak ono samo się prezentuje. Pomijając już wszelkiej maści targi i akcje promocyjne, warto pomyśleć również o tym, by maile wysyłane przez pracowników wyglądały jak najbardziej profesjonalnie. Nie wystarczy do tego celu jednak wyłącznie skonfigurowanie odpowiednich podpisów wiadomości email (stopek) – istotne bowiem okazują się również tak niepozorne elementy, jak wiadomości generowane podczas tworzenia spotkania w programie Skype dla firm. W tym krótkim poradniku dowiecie się, jak dostosować wysyłane zaproszenia na spotkania. Zaczynajmy!

Aby dostosować wygląd e-maila będącego zaproszeniem na spotkanie:

1. Zaczynamy od utworzenia odpowiedniego logo. Powinno mieć ono wymiary 188 na 30 pikseli, a dodatkowo zapisać je należy w formacie JPG.
2. Utworzone logo należy umieścić w lokalizacji dostępnej dla wszystkich pracowników w firmie (dobrym rozwiązaniem będzie więc zamieszczenie go w udostępnionym folderze usługi OneDrive).
3. Logujemy się do usługi Office 365 danymi konta o uprawnieniach administracyjnych.
4. Przechodzimy do działu Administracja, gdzie następnie z listy widocznej po lewej stronie rozwijamy pozycję Centra administracyjne i wybieramy Skype dla firm.
5. Otwarty zostanie specjalny pulpit zawierający zaawansowane opcje powiązane ze Skype. Przechodzimy do widocznej po lewej stronie zakładki spotkania online.
6. W oknie, które ukaże się przed naszymi oczami, należy uzupełnić widoczne rubryki. Idąc od góry, w pierwszej z nich wpisujemy adres, pod którym znajduje się przygotowane wcześniej logo, w drugim zaś URL witryny pomocy technicznej (gdzie użytkownicy mogą się udać w razie problemów). W trzecią rubrykę wprowadzamy adres witryny z informacjami prawnymi (co przydatne jest zwłaszcza największym przedsiębiorstwom), zaś ostatnie pole służy do wprowadzenia tekstu stopki.
7. Gdy już uzupełnimy wszystkie pola, należy kliknąć Zapisz, co sfinalizuje cały proces. Warto przy tym wiedzieć, że na wprowadzanie zmian do wszystkich powiązanych elementów Office 365 przyjdzie nam poczekać jeszcze około godzinę.