Menu kategorii
  • Filtrowanie danych

    Filtrowanie danych

     Małgorzata Sumisławska
    Małgorzata Sumisławska
    00:00
    27.10.2006
    9609 wyświetleń

    Gdy pracujemy nad ogromna ilością danych w arkuszu kalkulacyjnym nie zawsze jesteśmy w stanie nad nimi zapanować. Kiedy próbujemy wybrać dane spełniające określone kryterium, możemy się pomylić i coś przeoczyć. Na szczęście Excel oferuje nam przydatne narzędzie - filtry, które pozwolą nie tylko odnaleźć dane spełniające zadany przez nas warunek, ale także pomagają wyłapać niektóre przypadkowo popełnione błędy.

    Najprostszym filtrem jest Autofiltr. Aby go zastosować, zaznaczamy najpierw kolumnę, według której mamy zamiar filtrować dane, a następnie wybieramy z menu głównego Dane, Filtr, Autofiltr. Klikamy strzałkę, która znajdzie się w nagłówku zaznaczonej kolumny, rozwijając w ten sposób listę dostępnych opcji.

    Pierwsze dwie opcje służą do sortowania listy rosnąco lub malejąco. Polecenie 10 pierwszych otwiera okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych, które pozwala wybrać dowolną ilość (niekoniecznie dziesięć) wierszy. W polu po lewej stronie okienka wybieramy Górne (jeśli chcemy zobaczyć największe wartości kolumny) lub Dolne (kiedy chcemy zobaczyć najmniejsze wartości kolumny). W środkowej sekcji wpisujemy, ile elementów powinno być widocznych po przefiltrowaniu. Pole po prawej stronie określa, czy, wpisując liczbę w środkowym polu, bierzemy pod uwagę ilość elementów, czy procent całości. Oznacza to, że jeśli lista zawiera 500 wierszy, w środkowym polu wpisaliśmy 10, a po prawej stronie okienka zaznaczyliśmy Elementy, to pojawi się 10 elementów. Jeżeli natomiast zaznaczymy Procent, zobaczymy 10% z 500, a więc 50 elementów.

    Gdy chcemy inaczej zdefiniować filtr, wybieramy (Niestandardowe), otwierając w tan sposób okienko dialogowe Autofiltr niestandardowy, w którym możemy wpisać jeden lub dwa warunki. W polach po lewej wybieramy z listy rozwijanej "znaki mniejszości, większości, równości" itp., a po prawej wpisujemy wartość liczbową. Jeśli zaznaczymy dwa warunki, musimy wybrać łącznik pomiędzy nimi - I (jeśli chcemy, by oba warunki zostały spełnione) albo LUB (wtedy co najmniej jeden warunek będzie prawdziwy).

    W liście rozwijanej Autofiltru znajdują się również wszystkie wartości, jakie pojawiły się w kolumnie. Jeżeli wybierzemy którąś z nich, pozostaną widoczne tylko te wiersze, w których komórka tej kolumny ma taką wartość. Aby ponownie zobaczyć wszystkie wiersze wybieramy opcję (Wszystkie) z listy rozwijanej Autofiltru, lub ponownie zaznaczamy Dane, Filtr, Autofiltr.

    Narzędziem, które korzysta z funkcji Autofiltru jest lista. Żeby ją utworzyć zaznaczamy całą tabelę i wybieramy Dane, Lista, Utwórz listę, następnie w okienku, które się pokaże musimy zaznaczyć, czy nasza tabela ma nagłówki (jeśli tak, to pierwszy wiersz tabeli - nagłówek - nie będzie brany pod uwagę podczas sortowania, więc zawsze będzie na swoim miejscu).

    Jeśli zaznaczymy którąkolwiek komórkę należącą do tabeli, w każdym nagłówku zobaczymy przyciski Autofiltru

    . Poza tym pokaże się pasek narzędzi listy. Przycisk na tym pasku narzędzi służy do automatycznego dodawania na końcu listy sumy liczb ostatniej kolumny tabeli. Możemy łatwo narysować wykres klikając Rysuj wykres , który otwiera okno dialogowe Rysowanie wykresu. Przycisk , który znajduje się po prawej stronie paska narzędzi listy, pozwala utworzyć nowy plik z gotowym do druku raportem zawierającym uprzednio przefiltrowaną listę.

    Czasem chcemy wylosować na chybił trafił część wierszy z tabeli. Przydaję się wtedy funkcja LOS, która nadaje komórkom wartość PRAWDA lub FAŁSZ z określonym przez nas prawdopodobieństwem. Aby wylosować wiersze z 50-cio procentowym prawdopodobieństwem, dodajemy do tabeli nową kolumnę, w której wpisujemy =LOS()<=50% i kopiujemy tę formułę do wszystkich wierszy w kolumnie. Wtedy każdy wiersz będzie miał 50% szans na etykietę PRAWDA (nie oznacza to, że w połowie wierszy ujrzymy wpis PRAWDA, ponieważ podczas losowania każda komórka jest rozpatrywana niezależnie od pozostałych). Możemy oczywiście wpisać inne prawdopodobieństwo niż 50%. Funkcja LOS zmienia się dynamicznie, tzn. za każdym razem, gdy dokonujemy jakichkolwiek zmian w arkuszu, zmieniają się etykiety PRAWDA lub FAŁSZ poszczególnych wierszy.

    Nie można wykonywać obliczeń na przefiltrowanych danych za pomocą standardowych funkcji, ponieważ biorą one pod uwagę również komórki niewidoczne po zastosowaniu filtru. Suma zaznaczonych widocznych elementów pojawia się automatycznie w dolnej części okna programu. Jeśli klikniemy prawym przyciskiem myszy pole, w którym się ona znajduje, otworzy się lista dostępnych funkcji. Niestety, są one widoczne tylko wtedy, gdy zaznaczymy odpowiednie elementy. Aby umieścić sumę na stałe w arkuszu zaznaczamy komórkę poniżej zakresu, którego sumę elementów chcemy policzyć, i klikamy i naciskany Autosumowanie

    Program Excel pozwala nam uniknąć niektórych błędów podczas wpisywania danych, np. kiedy zamiast liczby wpiszemy literę. Służy do tego okno Sprawdzanie poprawności danych, które otwieramy wybierając Dane, Sprawdzanie poprawności. W karcie Ustawienia wpisujemy kryterium, jakie musi spełnić wpis w zaznaczonej komórce.

    W zakładce Komunikat wejściowy powinniśmy zaznaczyć Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki i wprowadzić w sekcji Komunikat wejściowy lub Tytuł tekst, który podpowie użytkownikowi arkusza, jakie wartości może wpisać. Dzięki temu, za każdym razem gdy zaznaczymy tak zabezpieczoną komórkę, obok niej pojawi się jej opis.

    Następnie przechodzimy do zakładki Alert o błędzie. W sekcji styl wybieramy jeden z typów alertu:

    • Zatrzymaj - nie pozwoli wpisać nieprawidłowej wartości,

    • Ostrzeżenie, które zakomunikuje o błędzie i da nam możliwość poprawy, ale możemy je zignorować,

    • Informacja - pokaże tylko okienko informacji, błąd ignorujemy przyciskiem OK.

    Następnie, jak w poprzedniej zakładce, dodajemy wiadomość o błędzie. Jeśli tego nie zrobimy, a alercie pokaże się standardowy komunikat.

    Tabele arkusza niosą wiele informacji, ale niektóre zależności najłatwiej zobaczyć, gdy narysujemy wykres. W tym celu zaznaczamy wybieramy Wstaw, Wykres. Pojawi się okno dialogowe Kreator wykresów, w którym zaznaczamy Typ wykresu oraz jego podtyp. Zazwyczaj na osi X (poziomej) pojawiają się kolejne liczby (lub etykiety tekstowe, jeśli takie wpiszemy w arkuszu), ale aby narysować zależność pomiędzy dwoma wielkościami liczbowymi, które są opisane w arkuszu (np. jak wielkość opisana w kolumnie G zależy od wielkości liczbowej opisanej w kolumnie F), musimy zaznaczyć typ XY (Punktowy).

    Następnie klikamy Dalej i przechodzimy do okienka Dane źródłowe, do zakładki Serie. W górnej części okna widzimy podgląd wykresu. Niżej, po lewej stronie znajduje się sekcja Serie. Podane są w nim nazwy zależności, które będą widoczne w legendzie. Możemy je zmienić wpisując nazwę w polu Nazwa. Niżej znajduje się pole Wartości i Etykiety danych (w większości typów wykresów) lub Wartości X i Wartości Y (jeśli rysujemy wykres Punktowy XY). Klikamy przycisk przy odpowiedniej sekcji i zaznaczamy lewym przyciskiem myszy zakres komórek arkusza, w którym znajdują się wartości osi X (lub Y).

    Klikamy Dalej i w kroku trzecim w karcie Tytuły wpisujemy tytuł wykresu i opisujemy osie. Możemy również otworzyć inne zakładki, aby zagęścić linie siatki, zmienić położenie legendy itp.

    W ostatnim kroku musimy zadecydować, czy chcemy umieścić wykres w osobnym arkuszu, czy jako obiekt bieżącego arkusza. W każdym kroku możemy się cofnąć klikając przycisk Wstecz, jeśli np. zapomnieliśmy czegoś zaznaczyć.


    Spodobał Ci się ten artykuł? Podziel się z innymi!

    Źródło:

    Polecamy również w kategorii Microsoft Excel 2003