Autokorekta

Pisząc dowolny tekst w Wordzie 2003, na pewno zdarzyło nam się zauważyć sytuacje, w której program sam poprawił błędy ortograficzne, gramatyczne czy też literówki. Często również spotykamy się z sytuacją, w której po wpisaniu kilku pierwszych liter jakiegoś wyrazu, aplikacja proponuje nam jego dokończenie. Wszystko to za sprawą słownika, w jaki wyposażony jest Word. Program ten oferuje funkcje, które znacząco przyspieszają redagowanie dowolnych dokumentów.

W pracy z tekstem, ciekawą i przydatną umiejętnością jest wykorzystywanie możliwości Autokorekty, Autotekstu czy też Pola daty i czasu.

Okno Autokorekty wywołujemy klikając kolejno w Narzędzia oraz Opcje autokorekty. Funkcje, które się tam znajdują mają następujące znaczenie:

• Poprawiaj DWa POczątkowe WErsaliki - jeśli opcja jest zaznaczona, automatycznie skoryguje błąd typu: DWa → Dwa.
• Początek zdania wielką literą - po kropce każdy wyraz jest automatycznie zaczynany dużą literą. Jednak pod przyciskiem Wyjątki zawiera się kilka skrótów jak na przykład: np., rys., tj. czy ew., po których wyraz nie jest poprawiany.
• Początek komórek tabeli wielką literą - wielkie litery będą wstawiane na początku każdej komórki tabeli.
• Poprawiaj błędy przypadkowego użycia klawisza cAPS LOCK - jeśli przypadkowo naciśniemy klawisz Caps Lock lub klawisz Shift w połowie pisanego wyrazu to Word sam dokona autokorekty: przYPADKOWY → przypadkowy.

• Zamieniaj tekst podczas pisania - program zamieni ciąg liter znajdujący się z lewej strony tabeli na znak wyświetlony po prawej stronie (c) → ©. Zbiór domyślnie zaproponowany możemy oczywiście edytować. Aby dodać pozycję w kontrolce Zmień wpisujemy ciąg liter, które będą skrótem, w naszym przypadku jest to pw, a w polu Na jego pełną formę, u nas: nazwę uczelni. I teraz, jeśli w dokumencie napiszemy pw, automatycznie zostanie wyświetlona nazwa szkoły wyższej, czyli Politechniki Wrocławskiej. W ten sposób możemy wprowadzić dowolny skrót. Oczywiście zaproponowaną przez aplikację zmianę możemy odrzucić. W tym celu, po wyświetleniu pełnej formy, należy najechać na nią kursorem myszki i kliknąć kontrolkę Opcje Autokorekty, początkowo jest to mały niebieski prostokąt, który po ustawieniu nad nim kursora zamienia się w przycisk pozwalający cofnąć korektę wprowadzoną przez program.

• Automatycznie użyj sugestii z modułu sprawdzania pisowni, w tym przypadku Word samoczynnie (bez pytania użytkownika) będzie poprawiał błędy pisowni.

W oknie Autokorekta znajduje się karta Autotekst, dzięki której wprowadzone frazy również wyświetlają się po wpisaniu paru słów, lecz jeśli chcemy ich użyć to decyzję musimy potwierdzić klawiszem Enter. Jest to o tyle pomocne, że jeżeli tekst wpisany przez nas ma pozostać niezmieniony, to wystarczy pisać dalej.

Aby dodać dowolną frazę Autotekstu otwieramy okno Autokorekta i przechodzimy na zakładkę Autotekst. Wprowadzamy nową pozycje: Akademicki Związek Sportowy, następnie klikamy Dodaj. Teraz wystarczy napisać kilka pierwszych liter, aby program nam podpowiedział. Po kliknięciu klawisza Enter pojawi się cała nazwa.

Za pomocą opcji Autotekst zawartym w menu: Wstaw, możemy użyć jednej z dostępnych tam, często używanych fraz. Jak widać przygotowane są tam zwroty w różnych kategoriach.

Word pozwala również, na wstawienie daty i godziny w różnej formie. Należy w tym celu wybrać w menu Wstaw opcje Data i godzina. Na rysunku widać, że mamy do wyboru kilkanaście formatów. Jeżeli zdecydujemy się na jeden i uznamy, że teraz zawsze w dokumentach będziemy go stosować po podświetleniu odpowiedniej pozycji kliknijmy w przycisk Domyślne...

Innym przydatnym narzędziem w Wordzie jest Tezaurus, który pozwala na wyszukiwanie synonimów i wyrazów bliskoznacznych dla podanego wyrazu. Jest to moduł bardzo pomocny, ponieważ, redagując dokument, po uruchomieniu Tezaurusa możemy unikając powtórek dobierać takie słowa, które najlepiej pasują do kontekstu. Aby uruchomić tę funkcję, należy z menu Narzędzia wybrać opcję Język a następnie pozycję Tezaurus. Wówczas po prawej stronie ukaże się okno Badanie zawierające synonimy szukanego słowa. Rzeczownik politechnika możemy zastąpić np. słowem polibuda, klikając przycisk Wstaw, tak jak to zostało pokazane na rysunku.

Tezaurus oprócz swej podstawowej funkcji posiada dodatkowo ciekawą opcje - Usługę badawczą - jest to nowość, która pojawiła się w najnowszej wersji Worda. Mianowicie, pozwala ona na wyszukanie informacji w wybranych przez nas źródłach na dowolny temat. Aby skorzystać z tej opcji, w menu Narzędzia wybieramy pozycję Zbadaj. Po prawej stronie otworzy się panel sterujący. W polu Wyszukaj wpisujemy frazę na temat, której chcielibyśmy zaczerpnąć informacji. Następnie, w kontrolce poniżej wybieramy źródło, z którego mamy ochotę skorzystać, na przykład wyszukiwanie w sieci MSN. Wyniki zostaną wyświetlone w okienku zadań. Zauważymy też łącza adresu sieci WWW, klikając na nie będziemy mogli przeglądać informacje w Internecie.

Oprócz ww. opcji Word posiada narzędzie sprawdzające pisownie gramatyczną oraz ortograficzną. Po napisaniu dowolnego tekstu, możemy, a nawet powinniśmy, uruchomić w menu głównym opcje Pisownia i gramatyka. Wówczas, program poprawi lub zaproponuje sugestie korekty słów napisanych z błędami. Jak widać na rysunku pierwszy wyraz: możliwości jest napisany z małej litery, został zatem podkreślony zieloną, falistą linią, po kliknięciu na niego prawym przyciskiem myszki, program zaproponuje nam poprawną pisownie, czyli Możliwości. Word oznacza kolorem zielonym błędy gramatyczne, czerwonym natomiast ortograficzne.

Aby poprawić cały tekst przy użyciu wygodnego okna wciśnijmy klawisz F7 lub wybierzmy z menu Narzędzia opcję Pisownia i gramatyka... pojawi się moduł, służący do kompleksowej korekty błędów pisowni. Widzimy, że Word oferuje nam zmianę wyrazu duzo na dużo, aby skorzystać z tej sugestii należy nacisnąć przycisk Zmień. Tak samo trzeba postąpić z wyrazami: wybrac, ktora oraz najleszpa.

Po poprawieniu tych słów, w oknie pojawią się dalsze błędy o charakterze gramatycznym:

Również w tym przypadku, zatwierdzamy sugestię przyciskiem Zmień, wówczas pojawi się: dużo, ale - czyli już gramatycznie poprawna fraza. W ten sam sposób postępujemy z wyrażeniem: jedna która → jedna, która. W oknie służącym do poprawy tekstu znajdują się przyciski pomagające w redagowaniu tekstu:

• Ignoruj raz, Ignoruj wszystko, Ignoruj regułę - spowodują, że Word będzie ignorował zaznaczone wyrazy lub reguły (frazy) jednorazowo lub we wszystkich błędnie napisanych słowach
• Dodaj do słownika - umożliwia dodanie do słownika użytkownika dowolnego wyrazu, opcji tej używamy w wypadku, w którym jesteśmy pewni poprawności napisanego wyrazu a program oznacza go jako błędny
• Zmień wszystko - zaznaczony wyraz zostaje poprawiony w całym dokumencie we wszystkich przypadkach, kiedy pojawił się w błędnej pisowni.
• Opcje - pozwala na zmianę reguł używanych przez Word'a.
• Autokorekta - dzięki tej funkcji możemy wprowadzić często popełniany przez nas błąd wraz z jego prawidłową pisownią. Wówczas, następnym razem, kiedy napiszemy źle dane słowo zostanie ono automatycznie poprawione.

Jak to działa? Kiedy wpiszemy słowo Nei i naciśniemy klawisz F7 pojawi się okno jak poniżej, wówczas zaznaczamy w polu Sugestie drugą pozycje Nie i naciskamy przycisk Autokorekta. Od tej pory, kiedy tylko zdarzy nam się literówka: Nei Word automatycznie poprawi ją na Nie.
Ostatecznie, po przejrzeniu całego, dokumentu pojawi się komunikat, mówiący, że sprawdzanie pisowni i gramatyki zostało zakończone.

Myślę, że zapoznanie się z tymi prostymi funkcjami powinno wyraźnie wpłynąć na czas i komfort redagowania dokumentów w programie Word 2003.