Tworzenie reguły inwigilującej wiadomości e-mail pracowników

Kwestia inwigilacji pracowników przez pracodawców to już od wielu lat temat ciągłych debat. Często porusza się w nich takie aspekty, jak np. moralność – istnieją jednak sprawy zdecydowanie ważniejsze dla przyszłości firmy, jak chociażby bezpieczeństwo powiązanych z nią informacji. Pracodawca po prostu nie może pozwolić sobie na to, by przez nieuwagę (lub też z premedytacją) jego podwładni rozsyłali poufne dane. Nic więc dziwnego, że inwigilacja wiadomości wysyłanych przez pracowników wciąż istnieje, mimo ciągłych prób jej zakazania przez całkiem sporą liczbę organizacji. Jakkolwiek by nie było, nie da się zaprzeczyć, że możliwość wglądu w wiadomości pracowników jest niezbędna dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. W tym krótkim poradniku przedstawimy Wam, w jaki sposób inwigilować można wiadomości pracowników korzystających z poczty w ramach pakietu Office 365.

Najprostszą metodą umożliwiającą podgląd konwersacji e-mail naszych podwładnych jest odpowiednia konfiguracja przekierowań w ten sposób, by trafiły one na określoną przez nas skrzynkę pocztową. Przed skorzystaniem z tego rozwiązania warto wziąć pod uwagę fakt, że kumulujące się w danej skrzynce pocztowej wiadomości zaczną z czasem zajmować naprawdę dużo miejsca, przez co konieczne może się okazać regularne jej opróżnianie bądź automatyzacja tego procesu z wykorzystaniem kolejnych reguł. Przejdźmy jednak do praktyki, czyli tego, w jaki sposób utworzyć opisaną regułę inwigilującą.

1. Logujemy się do Office 365 przy pomocy danych konta o uprawnieniach administracyjnych.
2. Przechodzimy do sekcji Administrator, po czym na panelu po lewej stronie klikamy Pokaż więcej. Następnie z wyświetlonych w tym samym panelu pozycji wybieramy Centra administracyjne, a następnie Exchange.



3. Wyświetlone zostanie okno ustawień dotyczących poczty wewnątrz naszej organizacji. Z kategorii przepływ poczty e-mail wybieramy reguły, po czym na kolejnym ekranie klikamy ikonkę +. Na liście, która się wyświetli, należy kliknąć Utwórz nową regułę….



4. Kolejny krok to oczywiście określenie warunków, które w praktyce definiują działanie danej reguły. W polu Nazwa wpisać możemy dowolne sformułowanie – służy to tylko do identyfikacji zasady na liście. W polu Zastosuj tę regułę, jeśli… wybieramy Zastosuj do wszystkich wiadomości, zaś w Wykonaj wskazać należy Wyślij wiadomość jako UDW do… .



5. Wyświetlone zostanie okienko zawierające pełną listę skrzynek pocztowych – należy dwukrotnie kliknąć lokalizację, do której trafiać mają przekazane wiadomości, po czym potwierdzić klawiszem OK. To w zasadzie wszystko - aby wprowadzić regułę w życie, wystarczy kliknąć Zapisz. Od tego momentu wszelkie wiadomości wymieniane przez użytkowników w ramach naszej organizacji trafią do wskazanej lokalizacji.