Jak ustawić zapisywanie e-maili wysłanych w skrzynce udostępnionej?

Jak ustawić zapisywanie e-maili wysłanych w skrzynce udostępnionej?

Autor: Mateusz Miciński

Opublikowano: 8/2/2024, 12:30 PM

Liczba odsłon: 776

W środowisku firmowym, gdzie korzystanie ze skrzynek udostępnionych jest powszechną praktyką, zachowanie porządku i przejrzystości w korespondencji jest kluczowe dla efektywnego zarządzania komunikacją. Skrzynki udostępnione w Exchange Online i w ramach biznesowych planów Microsoft 365 pozwalają wielu użytkownikom na dostęp i zarządzanie jednym kontem e-mail, co ułatwia koordynację i współpracę. Jednym z wyzwań, z jakim mogą się spotkać administratorzy i użytkownicy tych skrzynek, jest konieczność zapewnienia, że wszystkie wysłane wiadomości e-mail są odpowiednio archiwizowane i dostępne dla wszystkich członków zespołu.

Domyślnie, wiadomości wysyłane ze skrzynki udostępnionej nie są automatycznie zapisywane w folderze "Elementy wysłane" tej skrzynki, a w folderze Elementy wysłane skrzynki imiennej, tej, która uprawniona jest do korzystania ze skrzynki współdzielonej. Taka sytuacja może prowadzić do problemów z identyfikacją i śledzeniem korespondencji. W tym artykule omówimy, jak skonfigurować zapisywanie wysyłanych wiadomości w elementach wysłanych skrzynki udostępnionej w Exchange Online, co pozwoli na utrzymanie pełnej historii komunikacji i ułatwi zarządzanie wspólną skrzynką pocztową.

Jak ustawić zapisywanie e-maili wysłanych w skrzynce udostępnionej?

Jak włączyć zapisywanie wiadomości wysłanych w elementach wysłanych skrzynki udostępnionej?

  1. W pierwszej kolejności uruchamiamy PowerShell na prawach administracyjnych.
  2. Następnie wywołujemy następujące polecenie:
    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
  3. Gdy wyświetli się zapytanie, wpisujemy literę Y oraz naciskamy klawisz Enter.
  4. W kolejnym kroku wywołujemy instrukcję Import-Module ExchangeOnlineManagement
  5. Teraz musimy się zalogować jako administrator globalny: wpisujemy zatem polecenie
    Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName nazwa.uzytkownika@domena.pl
    W miejsce nazwa.uzytkownika@domena.pl wpisujemy pełny login administratora.
  6. Po potwierdzeniu klawiszem Enter pojawi się klasyczne okienko logowania, w którym należy podać hasło do konta.
  7. Czas na ustawienie zapisywania wysłanych wiadomości.
  8. Jeżeli do skrzynki przydzielone są uprawnienia do wysyłania jako, wywołujemy instrukcję:
    Set-Mailbox skrzynka@domena.pl -MessageCopyForSentAsEnabled $true
    W miejsce skrzynka@domena.pl wpisujemy pełny adres e-mail skrzynki udostępnionej.
  9. Jak ustawić zapisywanie e-maili wysłanych w skrzynce udostępnionej?

  10. Jeżeli do skrzynki przydzielone są uprawnienia do wysyłania w czyimś imieniu, wywołujemy instrukcję:
    Set-Mailbox skrzynka@domena.pl -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
    W miejsce skrzynka@domena.pl wpisujemy pełny adres e-mail skrzynki udostępnionej.
  11. Jak ustawić zapisywanie e-maili wysłanych w skrzynce udostępnionej?

  12. Gotowe. Warto odczekać do 2 godzin, a następnie ponownie uruchomić aplikację Outlook. Od teraz wysłane wiadomości ze skrzynki udostępnionej będą zapisywane nie tylko w elementach wysłanych skrzynki imiennej, ale także w elementach wysłanych skrzynki udostępnionej.

CentrumXP - więcej niż licencje

Czy wiesz, że w Sklepie CentrumXP znajdziesz nie tylko licencje Microsoft, ale także nowoczesne usługi oraz szkolenia zaprojektowane z myślą o dynamicznie rozwijającym się biznesie? Zespół ekspertów z CentrumXP & Onex Group pomoże Twojej firmie m.in. w wykonaniu migracji skrzynek pocztowych do Exchange Online i skonfigurowaniu domeny w Microsoft 365, a także przeprowadzi kompleksowe szkolenie z wykorzystania usług i aplikacji Microsoft 365. Sprawdź naszą ofertę lub skontaktuj się z nami, a przygotujemy dla Ciebie indywidualne rozwiązanie.

Źródło: opracowanie własne

Jak wykorzystać Copilot w codziennej pracy? Kurs w przedsprzedaży
Jak wykorzystać Copilot w codziennej pracy? Kurs w przedsprzedaży

Wydarzenia