Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

Autor: Mateusz Miciński

Opublikowano: 4/8/2024, 8:10 PM

Liczba odsłon: 708

Microsoft Bookings to innowacyjne narzędzie, które umożliwia zarządzanie rezerwacjami i spotkaniami w sposób prosty i efektywny. W dobie cyfryzacji i zdalnej pracy, narzędzia takie jak Bookings stają się niezbędne dla wielu firm i organizacji. Wielu użytkowników Microsoft 365 nawet nie jest świadomych posiadania usługi Bookings na pokładzie swojego pakietu biznesowego. A szkoda, bowiem dzięki Bookings możemy uprościć wiele procesów firmowych.

W tym artykule przedstawimy jak krok po kroku przygotować stronę rezerwacyjną, za pomocą której nasi kontrahenci i klienci będą mogli umówić się na usługi świadczone przez naszych pracowników.

Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

Jak przygotować nową i pustą stronę rezerwacyjną w Bookings?

  1. W pierwszej kolejności przechodzimy do strony outlook.office.com/bookings/homepage i logujemy się naszym kontem Microsoft 365.
  2. W następnej kolejności klikamy polecenie Utwórz stronę rezerwacji.
  3. Teraz możemy zdecydować, czy tworzymy nową stronę zupełnie od podstaw lub utworzyć nową stronę w oparciu już o istniejącą (inną naszą stronę, jeżeli takową posiadamy). W naszym przypadku wybieramy opcję Utwórz od podstaw.
  4. Rozpoczynamy konfigurowanie strony. Czteroetapowy kreator przeprowadzi nas przez prosty proces przygotowywania nowej strony. W pierwszym kroku musimy wpisać nazwę dla naszej strony.
  5. Następnie po kliknięciu przycisku Dodaj logo wgrywamy plik graficzny (obsługiwane formaty to: PNG, JFIF, PJPEG, JPEG, PJP, JPG, GIF oraz BMP), który będzie pełnił funkcję logotypu na stronie.
  6. Za pomocą listy Wybierz rodzaj działalności decydujemy, czy świadczone przez nas usługi należą do jednej z dostępnych opcji: służba zdrowia, rekrutacja, pomoc techniczna IT, edukacja, usługi finansowe lub sprzedaż. Jeżeli żadna z opcji nie opisuje precyzyjnie naszych usług, to wybieramy wariant Inne.
  7. Na koniec pierwszego etapu kreatora możemy zmodyfikować godziny pracy, w jakich świadczymy usługi. Domyślnie proponowane dni to poniedziałek - piątek w godzinach od 9 rano do 17:00.
  8. Przechodzimy do drugiego kroku klikając przycisk Dalej.
  9. Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

  10. W tym kroku musimy dodać pracowników, którzy odpowiedzialni będą za świadczenie usług przez naszą firmę. Innymi słowy - osoby, które dodamy w tym etapie, będą dostępni do wyboru dla naszych klientów. Aby dodać pracowników, wystarczy wpisać ich pierwsze litery imion lub nazwisk w dostępne pole. Oczywiście możemy dodawać wyłącznie osoby z naszej firmy, które posiadają konto i licencje w Microsoft 365.
  11. Po wprowadzeniu pracowników opcjonalnie możemy ustalić ich rolę:
    • Członek zespołu - pracownik będzie mógł zarządzać rezerwacjami we własnym kalendarzu oraz sprawdzać dostępność w skrzynce rezerwacyjnej.
    • Planista - pracownik będzie mógł zarządzać wszystkimi rezerwacjami i klientami. Z kolei ustawienia, lista pracowników i usług będzie do odczytu.
    • Osoba przeglądająca - pracownik będzie widział wszystkie dane w kalendarzu, ale wyłącznie w trybie do odczytu.
    • Gość - osobę gościa można przydzielić do rezerwacji, ale nie będzie on mógł zaglądać do skrzynki pocztowej rezerwacji.
    • Administrator - pełne prawa administracyjne do zarządzania całą stroną rezerwacyjną.
  12. Po wprowadzeniu personelu do strony rezerwacyjnej klikamy przycisk Dalej.
  13. Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

  14. W trzecim kroku konieczne jest skonfigurowanie pierwszej usługi świadczonej naszym klientom. W tym celu należy kliknąć pozycję Zmień, a następnie wprowadzić nazwę usługi, czas jej trwania, dni i godziny, w które jest świadczona, oraz czy usługa będzie oferowana zdalnie (jako spotkanie w aplikacji Teams), czy nie.
  15. Po ustaleniu powyższych parametrów usługi klikamy przycisk Aktualizuj usługę.
  16. Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

  17. Pozostałe usługi będziemy mogli dodać na późniejszym etapie. Teraz przechodzimy do ostatniego etapu kreatora klikając przycisk Dalej.
  18. Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

  19. W ostatnim (czwartym) kroku konfigurowania strony rezerwacyjnej pozostało nam określić kto będzie mógł zapisywać się na naszej usługi (czyli kto będzie mógł rezerwować terminy naszych pracowników). Do wyboru mamy jeden z trzech wariantów:
    • Brak samoobsługi - w tym przypadku tylko nasi pracownicy będą mogli zapisywać klientów. Opcja ta przydaje się, gdy wymagamy do klientów kontaktu telefonicznego celem umówienia wizyty.
    • Osoby w mojej organizacji - ta opcja pozwala utworzyć stronę rezerwacyjną do celów wewnątrz firmowych, na przykład umówić wsparcie działu technicznego, czy zarezerwować samochód służbowy.
    • Dowolna osoba - ostatnia opcja sprawia, że strona będzie publiczna i samoobsługowa. Klienci będą mogli zdalnie umawiać się na wizytę.
  20. Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

  21. Na samym końcu klikamy przycisk Utwórz celem przygotowania strony rezerwacyjnej.
  22. Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

Gdy usługa Microsoft Bookings zakończy przygotowywania strony, wyświetlony zostanie link prowadzący do strony. Jeżeli przygotowaliśmy stronę publiczną, wystarczy teraz opublikować link do strony rezerwacyjnej na przykład w naszych social mediach lub innych kanałach komunikacji z naszymi klientami. Z kolei, jeśli jest to nasza strona wewnątrz firmowa, możemy "wrzucić" link choćby na naszego firmowego Teamsa.

Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

Od teraz klienci mogą zapisywać się na naszą usługę, wybierając dzień, godzinę, a także pracownika, do którego chcą się zapisać. To oczywiście nie koniec możliwości usługi Bookings. Już wkrótce w kolejnych artykułach przybliżymy Wam kolejne tajniki usługi Microsoftu do planowania i rezerwowania usług.

Jak skonfigurować stronę rezerwacyjną w Microsoft Bookings?

Jak wykorzystać Copilot w codziennej pracy? Kurs w przedsprzedaży
Jak wykorzystać Copilot w codziennej pracy? Kurs w przedsprzedaży

Wydarzenia