Udostępnianie plików współpracownikom

OneDrive dla Firm jest dyskiem w chmurze zorientowanym na pracę w zespołach. Możemy w nim przechowywać pliki dostępne tylko dla nas, pliki dostępne dla członków organizacji lub nawet dla osób z zewnątrz, którym wysyłamy zaproszenie. Zarówno prawa dostępu, jak i możliwość edycji każdego pliku możemy samodzielnie w prosty sposób przydzielać wybranym osobom lub grupom. Możemy również ustalać zasady, które będą tych plików dotyczyły. W tej poradzie zajmiemy się udostępnianiem plików współpracownikom - pokażemy, jak wysłać link do pliku (w przeciwieństwie do np. wysłania pliku jako załącznik drogą mailową, udostępniony z OneDrive dla Firm plik nadal znajduje się na naszym dysku w chmurze i nie jest tworzona jego kopia) oraz jak ustawić wszystkie możliwe parametry, by dostęp otrzymały właściwe osoby, a dane pozostawały bezpieczne.

Jak udostępnić pliki współpracownikom w OneDrive dla Firm?

• Kierujemy wskaźnik myszy na plik, który chcemy udostępnić i klikamy ikonę pionowego wielokropka.



• Wysunie się nowe menu kontekstowe, z którego wybieramy opcję Udostępnij.



• Przed nami nowe menu dialogowe Wyślij link. Domyślne ustawienie pozwala wyświetlić i edytować plik każdemu, komu udostępnimy link. My jednak chcemy udostępnić go tylko naszym współpracownikom, dlatego klikamy strzałkę w dół obok napisu Każda osoba dysponująca linkiem może wyświetlać i edytować.



• W sekcji Dla kogo działać ma ten link? domyślnie zaznaczona jest opcja Wszyscy. My jednak zaznaczamy opcję Osoby w organizacji, dzięki czemu link do pliku będzie działał tylko, jeśli wejdą do niego nasi współpracownicy, czyli osoby z naszej organizacji.



• Możemy jeszcze zauważyć, że w sekcji Inne ustawienia zaznaczona jest domyślnie opcja Zezwalaj na edytowanie. Jeśli ją tak pozostawimy, to osoby, którym udostępnimy plik, będą mogły wprowadzać w nim zmiany. Jeśli tego nie chcemy, opcję tę możemy odznaczyć, po prostu ją klikając. Skoro określiliśmy już odbiorców i inne ustawienia, klikamy Zastosuj. Samoczynnie powracamy do głównego menu Wyślij link.



• Przyszedł czas, by ostatecznie wysłać link do pliku. W tym momencie mamy trzy możliwości:
1. Wprowadź nazwę lub adres e-mail: wprowadzamy nazwę naszej grupy lub konkretne adresy e-mail współpracowników. Otrzymają oni link do udostępnionego pliku. Pod spodem możemy też dołączyć wiadomość (opcjonalnie). Zatwierdzamy, klikając Wyślij.



2. Kopiuj link: kliknięcie tego przycisku wygeneruje link (adres URL), który następnie możemy skopiować i wkleić w dowolnym miejscu, np. w Skype, na Facebooku czy w osobnym oknie klienta poczty.



3. Program Outlook: kliknięcie tego przycisku otworzy z kolei na nowej karcie przeglądarki aplikację Outlook z wklejonym do treści wiadomości linkiem. Teraz wystarczy w polu Do wpisać adres/adresy mailowe współpracowników i kliknąć Wyślij.

Poradnik ten dotyczył różnych możliwości udostępniania plików współpracownikom w OneDrive dla Firm. W naszym dziale porad dla Office 365 na portalu CentrumXP możecie też sprawdzić, jak za pomocą tego samego narzędzia udostępniać pliki osobom spoza firmy.