Udostępniamy pliki w zespole

Microsoft Teams pozwala nam pracować z zespołem także na poziomie plików. Podstawowe funkcje aplikacji opisywaliśmy w tekście Jak pracować z plikami w Teams. W tym poradniku zajmiemy się kwestią udostępniania plików w zespole. Dowiemy się, jak udostępniać pliki, skąd można je pobrać, by przekazać je zespołowi, oraz jak pracować z kartą Pliki.

Udostępniamy plik na kanale zespołu

W oknie aplikacji Teams (używamy wersji przeglądarkowej, choć równie dobrze może to być samodzielna aplikacja) z panelu po lewej stronie wybieramy Zespoły. Domyślnie włączy się nasz kanał zespołu na karcie Konwersacje - to tu prowadzone są ogólne rozmowy zespołu. Na tablicy można też umieszczać grafiki i dodawać pliki.

1. Zaczynamy od kliknięcia ikony załącznika (Wybierz plik do wysłania i przekazania na kanał), znajdującej się na samym dole, tuż pod polem wiadomości tekstowej. Otworzy się menu, w którym mamy do wyboru kilka opcji:



2. Wybieramy pierwszą opcję - Ostatnie. Są to ostatnio modyfikowane pliki ogólnodostępne dla naszego zespołu. Dodatkowo w tym widoku możemy je sortować według typu i nazwy. Gdy chcemy udostępnić plik z tej listy na kanale zespołu, zaznaczamy go i klikamy Przekaż kopię.



3. Plik zostanie załadowany. Dodatkowo w polu tekstowym możemy wpisać wiadomość, która razem z plikiem wyląduje na kanale zespołu. Całość zatwierdzamy, klikając przycisk Wyślij.



4. Kopia została udostępniona na kanale:

Jak zapewne można było się spodziewać, pozostałe opcje widoczne po kliknięciu ikony załącznika (Wybierz plik do wysłania i przekazania na kanał) pozwalają udostępnić kopię lub link do plików na kanale zespołu w taki sam sposób - wybieramy plik i potwierdzamy, klikając Wyślij. Pozostałe opcje to:

• Przeglądaj zespoły i kanały: po kliknięciu tej opcji możemy przeglądać zawartość folderów innych zespołów/kanałów w naszej organizacji, o ile mamy do nich dostęp. By udostępnić kopię pliku lub tylko jego link na bieżącym kanale zespołu, klikamy Przekaż kopię lub Udostępnij link.



• OneDrive: pliki z naszego OneDrive dla Firm. Możemy je udostępniać zespołowi, zaznaczając i klikając Przekaż kopię.



• Google Drive (lub inne podpięte dyski w chmurze): jak w powyższym przykładzie, tyle że dotyczy innych powiązanych z Microsoft Teams magazynów w chmurze.
• Przekaż z mojego komputera: po kliknięciu tej opcji w naszej przeglądarce otworzy się okno Wysłanie pliku, w którym możemy nawigować po naszych zasobach lokalnych i wybrać plik z dysku komputera. Po jego zaznaczeniu klikamy Otwórz.

Udostępniamy plik poprzez kartę Pliki

W pierwszej części tego poradnika pracowaliśmy z kartą Konwersacje. Teraz przechodzimy na kartę Pliki. Pamiętajmy - karta jest czymś innym niż sekcja w menu głównym po lewej stronie - tu nadal pozostajemy w sekcji Zespoły.

Udostępniamy nowy dokument

1. Na karcie Pliki znajduje się lista plików naszego zespołu oraz narzędzia do pracy z plikami. Zaczynamy od kliknięcia opcji Nowy - możemy dzięki niej utworzyć nowy dokument programu Word, Excel lub PowerPoint, a także utworzyć nowy folder. My wybieramy Dokument programu Word.



2. Wpisujemy jego nazwę i klikamy Utwórz.



3. Dokument otworzy się automatycznie w Word Online, gdzie można go edytować. Po wprowadzeniu zmian klikamy Zamknij, a dokument zostanie zapisany i w takiej formie dostępny będzie dla osób z naszego zespołu, którzy wejdą na kartę Pliki. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku dokumentów Excel i PowerPoint.

Udostępniamy plik z naszego komputera

1. Aby udostępnić plik z własnego komputera, klikamy przycisk Przekaż.



2. Podobnie jak w jednym z wcześniejszych przykładów otworzy się okno pozwalające wybrać plik z dysku komputera. Po jego zaznaczeniu klikamy Otwórz. Nie jesteśmy jednak na karcie konwersacji, dlatego wyboru nie musimy zatwierdzać ponownie. Plik zostanie automatycznie umieszczony w plikach zespołu i będzie widoczny na karcie Pliki.

Udostępniamy link do pliku

Jeśli plik znajduje się już w plikach naszego zespołu w Microsoft Teams, możemy uzyskać jego link i udostępnić go np. któremuś ze współpracowników.

1. Na liście plików zaznaczamy element i klikamy przycisk Pobierz link. Jeśli nie zaznaczymy żadnego pliku, funkcja pobierze link do całego folderu.



2. Uzyskaliśmy bezpośredni link do zaznaczonego pliku. Teraz klikamy przycisk Kopiuj. Adres pliku (link) trafia wtedy do naszego schowka i możemy wkleić go np. w wiadomości e-mail, w czacie tekstowym, na karcie konwersacji zespołu etc.

   

Otwieranie plików w SharePoint

Office 365 jest pakietem współpracujących ze sobą aplikacji, z których każda ma dostęp do tych samych plików. Tę samą listę plików możemy więc równie dobrze obejrzeć w programie SharePoint, który oferuje więcej opcji pracy z plikami.

1. Na karcie Pliki nie zaznaczamy żadnych plików i klikamy przycisk Otwórz w programie SharePoint.



2. Jak widać poniżej, otworzy się nam ten sam folder z plikami, tyle że z dodatkowymi opcjami, m.in. filtrowania. Więcej na temat pracy z plikami i samą aplikacją SharePoint znajdziecie w naszym dziale porad SharePoint.