Sortowanie

Niezwykle często używaną funkcją w arkuszu kalkulacyjnym jest sortowanie. Dzięki niej możemy wydobyć z naszych danych bardzo istotne dla nas informacje, beż żmudnego patrzenia w poszczególne komórki czy sumowania ich wartości.

Aby skorzystać z sortowania z wstęgi Narzędzia Główne i sekcji Edycja wybieramy przycisk Sortuj i Filtruj.

Pierwsze dwa polecenia dotyczą sortowania według jednej z kolumn. Sortowanie niestandardowe... otwiera popularne z wcześniejszych wersji Excela okno sortowania. Przejdźmy jednak do sortowania z użyciem autofiltru, z rozwiniętego menu klikając Filtruj.

Jak widać powyżej, po wybraniu tego narzędzia, obok nagłówków każdej z kolumn pojawiły się charakterystyczne przyciski autofiltru. To właśnie stąd nadzorujemy cały proces sortowania.

I tak, dla powyższego zestawienia, aby posortować uczniów według uzyskanej średniej ocen, wybieramy przycisk w nagłówku kolumny Średnia, a następnie z dostępnego menu Sortuj od Największych do Najmniejszych.

Aby dane uporządkowane były rosnąco, wybieramy Sortuj od Najmniejszych do Największych. Możliwe są również sortowania według kolorów komórek (Sortuj Według Kolorów). W przypadku gdy komórki nie posiadają kolorów, możemy  skorzystać z opcji standardowego sortowania, znajdującego się pod hasłem Sortowanie Niestandardowe. Uporządkujmy nasze zestawienie według ocen z języków, gdy w pierwszej kolejności będą brane pod uwagę oceny z języka polskiego, następnie angielskiego, a ostatecznie średnia ocen. Korzystamy tutaj z opcji Sortowanie Niestandardowe. Klikamy zatem w przycisk w nagłówku kolumny j.polski, po czym z podręcznego menu wybieramy Sortuj Według Koloru, a następnie Sortowanie Niestandardowe.

W otwartym oknie ustalamy kolejność sortowania według tzw. poziomów (ang. level). Dane sortowane są w kolejności od poziomu najwyższego do najniższego. Kolejne poziomy możemy dodawać korzystając z przycisku Dodaj Poziom lub kopiując inne (Kopiuj Poziom). Poziom usuwamy przyciskiem Usuń Poziom. Strzałki obok służą do przesuwania zaznaczonego między innymi poziomami. Na rozwijanych poniżej listach wybieramy kolumny, według których będziemy sortować (Kolumna), cechę komórek, według której proces będzie się odbywał (Sortowanie) oraz porządek sortowania (Kolejność). Wszystko zatwierdzamy klikając przycisk OK.

Jak widać powyżej wszystkie kolumny, według których sortowaliśmy zostały zaznaczone przez odpowiedni rysunek w nagłówku, określający nawet porządek sortowania.

Dodatkową zaletą sortowania w nagłówkach jest możliwość skorzystania z autofiltru. Mianem tym nazywane jest chwilowe ukrycie mało istotnych dla nas wierszy, niespełniających określonych wymagań, dla lepszej analizy zestawień. Spróbujmy teraz wyświetlić posortowaną według oceny z historii listy uczniów, posiadających zaledwie ocenę 2 lub 3 z języka polskiego. W tym celu z nagłówka kolumny historia wybieramy Sortuj od Największego do Najmniejszego. Następnie przechodzimy do kolumny j.polski i w okienku poniżej napisu Filtry Liczba odznaczamy nieinteresujące nas wartości 4 i 5 i potwierdzamy nasz wybór przyciskiem OK.

Wybierając polecenie Filtry Liczb przejdziemy do zaawansowanych opcji autofiltru. Dzięki nim możemy wyświetlić m.in. wszystkie rekordy powyżej albo poniżej wybranej wartości lub średniej w danej kategorii.

Korzystając z rozwiniętego wyżej menu możemy dostosować autofiltr do własnych potrzeb. Jeśli autofiltr jest aktywny w nagłówku odpowiedniej kolumny pojawi się rysunek sitka lub lejka .