Śledzenie nowych plików z witryny SharePoint w pliku programu Excel

Przechowując różnego rodzaju pliki w bibliotekach programu SharePoint, możemy chcieć prowadzić ich ewidencję w pliku zewnętrznym, na przykład w arkuszu programu Excel. Żeby zautomatyzować proces ewidencjonowania, możemy skorzystać z przepływu usługi Microsoft Flow i w tym poradniku omówimy, jak taki przepływ utworzyć. W tym celu skorzystamy z szablonu o nazwie Śledź nowe pliki w pliku programu Excel.

Jak utworzyć taki przepływ?

1. Po otwarciu strony szablonu upewniamy się, że jesteśmy zalogowani do programu SharePoint oraz do aplikacji Excel. W obu przypadkach do logowania stosujemy poświadczenia usługi Office 365.
2. Przygotowujemy arkusz programu Excel, w którym tworzymy tabelę zawierającą dwie kolumny mające przechowywać informacje o nazwie pliku oraz dacie jego zapisania w bibliotece SharePoint.



3. Na stronie szablonu klikamy przycisk Kontynuuj.
4. Konfigurujemy wyzwalacz związany z biblioteką SharePoint, uruchamiający działanie przepływu. Określamy podstawowy adres witryny zespołu oraz nazwę katalogu, z którego mają być pobierane informacje o plikach przeznaczonych do przekazania do arkusza Excel.



5. Konfigurujemy akcję tworzącą nowy wpis w arkuszu Excel. Wskazujemy lokalizację pliku arkusza w chmurze OneDrive i określamy nazwę tabeli, w której będą zapisywane informacje o plikach.
6. Korzystając ze znaczników zawartości dynamicznej, określamy informacje o pliku, jakie mają zostać przeniesione z biblioteki SharePoint do arkusza Excel. W naszym przypadku jest to odpowiednio Nazwa pliku dla kolumny ‘Nazwa’ oraz ‘Data’ dla kolumny ‘Data’.



7. Konfigurację przepływu kończymy, klikając polecenie Utwórz przepływ.