Chociaż usługa Microsoft Flow umożliwia użytkownikom tworzenie nawet kilku tysięcy przepływów w ramach jednej subskrypcji Office 365, zalecanym działaniem jest raczej edycja i usprawnianie już tych istniejących, szczególnie jeśli związane są one z podobnymi usługami. W tym poradniku krótko omówimy funkcje zarządzania przepływami w Microsoft Flow.
Zarządzanie przepływami to przede wszystkim edycja etapów przepływu. Ekran edycji otworzymy, przechodząc najpierw do szczegółowego widoku przepływu i klikając polecenie Edytuj przepływ. Ekran edycji właściwie nie różni się niczym od tego, który widzimy podczas tworzenia nowego przepływu. Edytując przepływ, możemy zmienić wszystkie jego ustawienia, dodać nowe znaczniki zawartości dynamicznej czy usunąć niepotrzebne, lub dodać nowe akcje, warunki, instrukcje czy zakresy. Po zakończonej edycji musimy oczywiście zapisać zmiany, klikając polecenie Aktualizuj przepływ.
Kolejny element związany z zarządzaniem przepływami to edycja właścicieli i aktywnych połączeń przepływu. Ekran tych ustawień możemy otworzyć, klikając polecenie Zobacz wszystko przy sekcjach Połączenia i Właściciele. Niezależnie od wybranej sekcji kliknięcie tych odnośników przeniesie nas do tego samego ekranu.
Jedna z zasad Microsoft Flow mówi, że przepływ może być edytowany tylko przez tego użytkownika, który go utworzył, bez względu na to, czy jest to administrator usługi Office 365 czy „zwykły” użytkownik. Jednak jeżeli chcemy, aby kontrolę nad ustawieniami przepływu mieli również nasi współpracownicy, nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodać ich do listy właścicieli przepływu. Wystarczy, że wprowadzimy ich nazwę lub adresy e-mail i zaakceptujemy zmiany. Właściciele mają też dostęp do historii przebiegów i narzędzi analitycznych, oraz mogą dodawać lub usuwać kolejnych właścicieli. Ponadto dodanie kolejnego właściciela sprawi, że przepływ stanie się przepływem zespołu, a nie naszym prywatnym.
Sekcja połączeń osadzonych przedstawia listę usług wraz z kontami użytkowników, z którymi połączony jest przepływ. Dzięki aktywnym połączeniom przepływ może pobierać dane wejściowe i generować dane wyjściowe, zgodne z założeniami przepływu.
Innym elementem zarządzania przepływem jest eksportowanie go do pliku zewnętrznego jako plik ZIP lub plik JSON. Żeby to zrobić, otwieramy najpierw menu opcji dodatkowych wybranego przepływu na liście, następnie rozwijamy menu Eksportuj i wybieramy jedną z opcji. Omówimy eksportowanie na przykładzie pliku pakietu ZIP.
Konfiguracja eksportu przepływu jest banalnie prosta, bo właściwie jedynym elementem, jaki musimy ustalić, jest nazwa eksportowanego pakietu. Środowisko, w którym działa przepływ, dobierany jest automatycznie na podstawie ogólnych ustawień Microsoft Flow w usłudze Office 365. Opcjonalnie możemy wprowadzić również krótki opis.
W dalszej części konfiguracji zapoznajemy się z zawartością pakietu, czyli całym przepływem oraz powiązanymi zasobami, czyli połączeniami. Ważnym elementem jest tu sekcja o nazwie Konfiguracja importu, gdzie możemy ustalić, czy pakiet przepływu po późniejszym importowaniu ma być zapisany jako nowy element czy ma zaktualizować już istniejący. Domyślnym ustawieniem jest opcja aktualizacji. W przypadku zasobów, czyli naszych połączeń, jedynym rozwiązaniem jest wybór podczas importowania, co oznacza, że będziemy musieli zdecydować, który z tych zasobów chcemy dołączyć do nowego przepływu.
Finalnie pakiet zapisujemy, klikając polecenie Eksportuj i zapisując go na dysku twardym komputera.
