Jak włączyć archiwum miejscowe dla poczty w Microsoft 365?

Jak włączyć archiwum miejscowe dla poczty w Microsoft 365?

Autor: Mateusz Miciński

Opublikowano: 2/23/2023, 10:00 AM

Liczba odsłon: 3525

Jeżeli jesteśmy posiadaczami Microsoft 365 dla firm lub usługi Exchange Online, to możemy bezpłatnie skorzystać z dodatkowej przestrzeni na stare i niepotrzebne wiadomości e-mail, w sytuacji gdy podstawowa przestrzeń naszej skrzynki wyczerpuje się. Służy do tego tak zwane archiwum miejscowe, które pozwala nam zarchiwizować najstarsze wiadomości, tym samym zwalniając przestrzeń magazynową z podstawowego konta pocztowego.

Posiadacze Microsoft 365 Business Basic, Standard oraz Exchange Online plan 1 w ramach 50 GB skrzynek pocztowych mogą skorzystać z dodatkowych 50 GB na archiwum. Z kolei użytkownicy planu Exchange Online plan 2, Microsoft 365 Business Premium, Enterprise E3 oraz E5 do dyspozycji będą mieć nawet do 1,5 TB przestrzeni na archiwum. Dzięki temu, gdy pojemność naszej skrzynki wyczerpuje się, nie jesteśmy zmuszeni do wykupywania dodatkowej puli magazynowej ani przechodzenia na wyższy plan. Administrator usługi może aktywować archiwum, a my będziemy mogli zrobić porządek z najstarszymi wiadomościami. Nie usuwając ich, a zarazem zyskując wolną przestrzeń. W tej poradzie pokazujemy, jak krok po kroku włączyć archiwum miejscowe, jak z niego korzystać oraz jak sprawdzić zajętą przestrzeń.

Jak włączyć archiwum miejscowe dla konta użytkownika w Microsoft 365?

  1. Otwieramy stronę www.office.com i logujemy się do konta Microsoft 365 jako administrator.
  2. Następnie w portalu office.com przechodzimy do panelu administracyjnego.
  3. W menu po lewej stronie wybieramy Pokaż wszystko i przechodzimy do zakładki Exchange.
  4. Teraz rozwijamy zakładkę Recipients i klikamy pozycję Mailboxes.
  5. Na środku strony klikamy konto użytkownika, dla którego chcemy włączyć archiwum miejscowe.
  6. Na koniec w panelu po prawej stronie przechodzimy do zakładki Others, klikamy łącze Manage mailbox archive i włączamy funkcję Mailbox archive.
  7. Musimy koniecznie zapisać zmiany, klikając u dołu przycisk Save.

Jak włączyć archiwum miejscowe dla poczty w Microsoft 365?

Jak korzystać z archiwum miejscowego w Outlooku?

Po kilkunastu minutach od włączenia archiwum, w aplikacji Outlook, jak i Outlook Web App, automatycznie pojawi się nowa skrzynka pocztowa z przedrostkiem Archiwum. Teraz, w prosty sposób, w ramach tej skrzynki możemy tworzyć dodatkowe foldery, przeciągać wiadomości z podstawowej skrzynki czy też za pomocą reguł przenosić niepotrzebne e-maile. Wszystkie wiadomości wrzucone do archiwum będą synchronizowane w tle z serwerem Exchange.

Jak włączyć archiwum miejscowe dla poczty w Microsoft 365?

Jeżeli zależy nam na zwolnieniu większej przestrzeni dyskowej z podstawowej skrzynki, możemy zastosować regułę, która samodzielnie przeniesie wszystkie wiadomości do archiwum na przykład starsze niż rok. Warto pamiętać, że przerzucanie większej liczby wiadomości pomiędzy skrzynką pocztową a archiwum może spowolnić działanie aplikacji Outlook i potrwać nawet kilkadziesiąt minut.

Jak włączyć archiwum miejscowe dla poczty w Microsoft 365?

Jak sprawdzić ilość zajętego miejsca w skrzynce pocztowej i archiwum miejscowym?

Aby sprawdzić ilość zajętej przestrzeni dyskowej w skrzynce pocztowej użytkownika:

  1. W panelu administracyjnym przechodzimy do zakładki Użytkownicy, a następnie Aktywni użytkownicy.
  2. Wybieramy użytkownika, dla którego sprawdzamy zajętość skrzynki pocztowej, i w panelu po prawej stronie przechodzimy do zakładki Poczta.
  3. U góry widnieć będzie pasek wykorzystania przestrzeni dyskowej w skrzynce pocztowej. Zajęte miejsce wyrażone jest w MB i prezentowane w procentach.

Jak włączyć archiwum miejscowe dla poczty w Microsoft 365?

Aby sprawdzić ilość zajętej przestrzeni dyskowej w archiwum miejscowym użytkownika:

  1. W menu po lewej stronie Centrum administracyjnego wybieramy Pokaż wszystko i przechodzimy do zakładki Exchange.
  2. Teraz rozwijamy zakładkę Recipients i klikamy pozycję Mailboxes.
  3. Na środku strony klikamy konto użytkownika, dla którego sprawdzamy zajętość archiwum miejscowego.
  4. Na koniec w panelu po prawej stronie przechodzimy do zakładki Others i klikamy łącze Manage mailbox archive.
  5. W tym miejscu widnieć będzie pasek wykorzystania przestrzeni dyskowej w archiwum użytkownika. Zajęte miejsce wyrażone jest w MB i prezentowane w procentach.

Jak włączyć archiwum miejscowe dla poczty w Microsoft 365?