Autoresponder do każdego maila - jak skonfigurować?

Jak powszechnie wiadomo, automatyczna odpowiedź jest wysyłana tylko raz dziennie do każdego nadawcy. Co zrobić w przypadku, gdy chcemy, aby nadawcy otrzymywali automatyczną odpowiedź na każdego maila? Odpowiedzią będzie prosty przepływ w PowerAutomate. W tym poradniku pokażemy, jak go ustawić.

PROBLEM

Biuro podawcze przyjmuje wnioski za pośrednictwem poczty elektronicznej. Organizacja używa Exchange Online. Biuro używa skrzynki udostępnionej. Chcemy, by każdy wnioskodawca otrzymał automatyczną odpowiedź z komunikatem:

Dziękujemy za Wiadomość. Skontaktujemy się w przeciągu 24h.

Odpowiedź ma być wysyłana za każdym razem, gdy wiadomość zostanie odebrana przez skrzynkę pocztową, bez względu, ile wiadomości nadawca wysłał danego dnia.

ROZWIĄZANIE

Skonfigurujemy prosty przepływ automatyzujący zadanie.

WARUNKI WSTĘPNE

Konto, którego użyjemy do konfiguracji przepływu, musi posiadać uprawniania do skrzynki udostępnionej – FullAccess i SendAs. W naszym przypadku:

• biuro@onestoreblog.ga – skrzynka udostępniona biura podawczego
• tech@onexstoreblog.ga – konto z uprawnieniami do skrzynki udostępnionej

KONFIGURACJA

1. Kontem posiadającym uprawnienia logujemy się na stronie https://powerautomate.microsoft.com/.
2. Klikamy https://powerautomate.microsoft.com/:



3. Wybieramy https://powerautomate.microsoft.com/:



4. Podajemy nazwę przepływu.



5. Wybieramy When a new email arrives in shared mailbox (V2).



6. Klikamy Create:



7. Podajemy adres skrzynki udostępnionej:



8. Klikamy New step:



9. Wybieramy Office 365 Outlook:



10. Wybieramy Send an email (V2):



11. Przy użyciu opcji zawartości dynamicznej dodajemy odbiorcę:



12. Przy użyciu opcji zawartości dynamicznej dodajemy temat poprzedzając np. „RE:”:



13. W polu Body dodajemy treść odpowiedzi:



14. Opcjonalnie przy użyciu zawartości dynamicznej dołączamy w treści odebraną wiadomość:



15. Opcjonalnie konfigurujemy pozostałem opcje i klikamy Save:

Przepływ gotowy! Czas na testy 😊