Menu kategorii
  • Visio 2007

    Visio 2007

     Grzegorz Weznerowicz
    Grzegorz Weznerowicz
    00:00
    28.09.2008
    12847 wyświetleń

    Program Microsoft Office Visio 2007 został stworzony, aby umożliwić łatwe tworzenie diagramów. Obsługa programu jest na tyle łatwa, że dowolny użytkownik może się tą aplikacją posługiwać w swobodny sposób. W programie Microsoft Office Visio jest dostępnych ponad 60 szablonów i tysiące kształtów - zarówno prostych jak i całkiem złożonych.

    Do wyboru mamy następujące grupy szablonów:

    • Biznesowe - m.in. diagram przyczynowo-skutkowy, podstawowy schemat blokowy. kreator schematów organizacyjnych.
    • Harmonogram - m.in. kalendarz, wykres Gantta.
    • Mapy i rozkłady pomieszczeń - m.in. mapa kierunkowa, układ biura.
    • Schemat blokowy.
    • Sieć - podstawowe diagramy sieci.
    • Możemy też wybrać nowy pusty dokument programu.

    W celu dodania kształtu do projektu przeciągamy wybrany element do okna dokumentu. Następnie możemy dowolnie go przenosić. Obsługę programu najlepiej wyjaśnia się na przykładzie tworzenia schematu organizacyjnego.

    Tworzenie prostego schematu organizacyjnego

    W menu Plik wybieramy Nowy a następnie Wprowadzenie. W oknie wprowadzenia wybieramy z szablonów kategorię Biznesowe a następnie Schemat organizacyjny. Następnie dowolnie tworzymy diagram, dołączając kolejne elementy z okienka kształtów po lewej stronie, przeciągając je na pole projektu. Jako pierwszy możemy dodać "kierownik", następnie wprowadzamy nazwisko i pozycję do pola tekstowego wewnątrz tego obiektu. Chcąc dodać kolejny element, który prezentował będzie podwładnych, przeciągamy Trzy stanowiska, opuszczając go na wcześniej dodany obiekt tworzy połączenie kształtów w hierarchii. Ponownie wpisujemy dane dla stanowisk. Podobnie dodajemy pole Ramka zespołu symbolizujące Dział sprzedaży, który umieszczamy w hierarchii pod Kierownikiem działu sprzedaży. Do ramki zespołu dołączamy dowolne stanowiska, na przykład konsultant i wdrożeniowiec. Po wykonaniu tych operacji otrzymamy interesujący nas schemat.

    Kolejną operacją, jaką możemy dokonać, jest dodanie danych do poszczególnych stanowisk klikając prawym przyciskiem myszy na wybrane stanowisko i wybierając w menu Dane polecenie Dane kształtu...

    Następnie wpisujemy dane dla wybranego pracownika.

    Dostępne są następujące kolumny danych: nazwisko, pozycja, dział, adres email, telefon oraz opis.

    Tak stworzony diagram organizacji możemy eksportować do pliku o wybranym formacie (Microsoft Office Excel, plik tekstowy, plik CSV ) wybierając w menu Schemat organizacyjny polecenie Eksportuj dane organizacji... My wybieramy plik Microsoft Office Excel.

    Jednak zdarza się, że mamy gotową bazę danych naszej organizacji, zapisaną w pliku. W takim przypadku szybciej by było, gdyby program sam generował schemat organizacyjny korzystając z zapisanych danych. Program Microsoft Office Visio daje nam tę możliwość. Ten sam schemat organizacyjny możemy otrzymać poprzez automatyczne jego tworzenie przy użyciu istniejącego źródła z zapisanymi przez nas danymi.

    Automatyczne tworzenie schematu organizacyjnego przy użyciu istniejącego źródła danych

    W menu Plik wybieramy Nowy a następnie Wprowadzenie. W oknie wprowadzenia wybieramy z szablonów kategorię Biznesowe a następnie Kreator schematów organizacyjnych. Teraz do wyboru mamy dwie opcje. Jeżeli mamy już dane zapisane w pliku, wybieramy opcje Informacje już zapisane w pliku lub bazie danych lub, gdy chcemy je sami wprowadzić, ręcznie wybieramy Informacje wprowadzane przy użyciu kreatora. My, jako że korzystamy z istniejącej bazy, wybieramy opcję pierwszą. Następnie wybieramy rodzaj pliku. Wskazujemy położenie wybranej bazy. Określamy kolumny, w których znajdują się pola Nazwisko i Zwierzchnik. Określamy wyświetlane kolumny wewnątrz Pola kształtu. Wybieramy kolumny, które chcemy dodać do kształtów schematu organizacyjnego jako Pola danych kształtu. Określamy, czy chcemy ręcznie czy automatycznie podzielić schemat na strony. Kończymy pracę kreatora, w efekcie otrzymujemy gotowy schemat.

    Pokazuje to, że mając zdefiniowaną bazę danych, możemy na jej podstawie za pomocą edytora stworzyć gotowy schemat organizacji. Bazami danych obsługiwanymi przez edytora są także katalog serwera Microsoft Exchange oraz źródło danych zgodne z ODBC. Dla dużej organizacji automatyczne tworzenie schematu organizacyjnego za pomocą edytora pozwala na oszczędzenie sporej ilości czasu. Stworzenie gotowego schematu z użyciem edytora zajmuje zaledwie kilka chwil. Wystarczy podać źródło, wybrać odpowiednie kolumny i całą naszą pracę wykona program. Nie musimy wspominać, że stworzenie takiego schematu bez użycia edytora, zajęłoby nieporównywalnie więcej czasu. W naszym przykładzie mamy sześcioro pracowników. Co innego, gdy mamy do czynienia z firmą zatrudniającą kilkaset osób. Korzyści z korzystania z Visio są wtedy ogromne.

    Operacje na kształtach

    Możemy dowolnie zmieniać położenie, wielkość, obracać kształty, grupować je, rozgrupować, a także przesuwać pomiędzy warstwami.

    W menu kontekstowym możemy zmieniać:

    • typ kształtu - możemy zmienić aktualny typ stanowiska na dowolny spośród danego schematu kształtów
    • rozmieszczać podwładnych - do wyboru mamy rozłożenie w poziomie, pionie lub obok siebie
    • ukrywać bądź rozwijać podwładnych
    • wstawiać rysunek z pliku, który może na przykład być zdjęciem pracownika.

    W menu Format formatujemy tekst, linie, wypełnienie kształtu oraz definiujemy prawa dostępu i zachowanie. Ciekawą opcją jest tworzenie raportu.

    Tworzenie raportów

    W poprzednich podpunktach pokazaliśmy, jak można tworzyć schematy organizacyjne oraz zapisywać je do pliku. Jednak może się zdarzyć, że nasz pracodawca będzie chciał otrzymać schemat organizacji nie w postaci graficznej, tylko jako wygenerowany wydruk. W tym momencie przydatna okazuje się opcja tworzenia raportów. Z menu głównego wybieramy Dane a następnie Raporty... . Dla naszego przykładu do wyboru mamy trzy raporty:

    • liczba stanowisk (zlicza podobne pozycje)
    • spis (liczba kształtów na stronie, pogrupowane według nazwy kształtu)
    • raport schematu organizacyjnego.

    My zajmiemy się stworzeniem właśnie Raportu schematu organizacyjnego (pełne dane pracownika pogrupowane według działu), klikamy Uruchom, określamy typ pliku oraz gdzie ma być zapisany. W ten sposób otrzymujemy gotowy raport w pliku HTML.

    Nie musimy się ograniczać tylko do wyżej wymienionych rodzajów raportów, możemy także utworzyć własny, w którym sami określamy, co chcemy, aby się w nim znajdowało. Aby to uczynić, kolejno wybieramy: obiekt do uwzględnienia właściwości do wyświetlenia w raporcie, sumy częściowe, opcje sortowania oraz formatowanie. Poniżej widzimy raport posortowany według nazwiska, z sumami częściowymi wszystkich podwładnych i z wybranymi czterema własnościami z danych kształtów.

    Tworzenie map

    Program Microsoft Office Visio 2007 nie ogranicza się jedynie do schematów organizacyjnych. Inną ciekawą opcją jest tworzenie map kierunkowych oraz map kierunkowych - 3W.

    W menu Plik wybieramy Nowy a następnie Wprowadzenie. W oknie tym wybieramy z kategorii szablonów kategorię Mapy i rozkłady pomieszczeń a następnie mapa kierunkowa lub mapa kierunkowa - 3W. Na poniższym obrazku można zobaczyć zastosowanie. Po lewej stronie mamy mapę kierunkową, natomiast po prawej mapę kierunkową - 3W.

    Jak widać, mamy do wyboru wiele kształtów, dzięki którym możemy stworzyć skomplikowaną, ładnie wyglądającą mapę interesującego nas obszaru. Aby to uczynić, nie musimy wynajmować firmy do jej sporządzenia. Sami bez niczyjej pomocy możemy w prosty sposób stworzyć uproszczoną mapę, korzystając z obiektów uszeregowanych w następujące kategorie:

    • Punkty terenowe - budynki, jeziora, stadiony, parki.
    • Metro - linia metra, zakręt, stacja.
    • Drogi - drogi, zakręty, mosty.
    • Obiekty rekreacyjne - parkingi, pływalnie, pola golfowe.
    • Transport - tory kolejowe, sygnalizacje świetlne, znaki.

    Podsumowanie

    Wykonany schemat możemy także zapisać w wielu formatach, między innymi jako plik BMP, co widać poniżej.

    Program Microsoft Office Visio 2007 jest produktem umożliwiającym tworzenie w łatwy sposób skomplikowanych diagramów w krótkim czasie. Przy użyciu kreatora mamy właściwie możliwość, po kilku kliknięciach, stworzenia kompletnego schematu. Dostępne edytory umożliwiają nam korzystanie z gotowych źródeł, co ogranicza w ogromnym stopniu czas potrzebny na stworzenie określonego diagramu. Aplikacja oferuje ogromną ilość różnych ciekawych dla oka kształtów. Dla przykładu, z schematu Dział mamy do wyboru elementy widoczne poniżej.


    Spodobał Ci się ten artykuł? Podziel się z innymi!

    Źródło:

    Polecamy również w kategorii Zasoby dodatkowe