Śledzenie zmian, scalanie dokumentów i komentarze

Udoskonalona funkcja śledzenia zmian, oferowana przez najnowszą wersję programu Word firmy Microsoft, będącą składnikiem pakietu biurowego Office 2007, sprawia, że komentarze stają się bardziej czytelne i widoczne, a sam proces przebiega o wiele łatwiej i intuicyjniej. Istnieje również opcja pozwalająca na zablokowanie możliwości dokonywania zmian przez recenzentów bez włączonej funkcji śledzenia zmian, co pozwala na późniejsze szybkie porównania z wersją pierwotną, oraz uwidacznia wprowadzone zmiany.

Śledzenie zmian

Pracując nad dokumentem w każdej chwili możemy wprowadzić lub wyświetlić prześledzone zmiany i komentarze. Do ukazywania usunięć, adnotacji, zmian formatowania i przeniesień zawartości program Word wykorzystuje domyślne dymki. Jeśli wszystkie zaimplementowane modyfikacje mają być pokazane w tekście, istnieje możliwość zmiany ustawień, aby dostosować sposób ich prezentacji do naszych potrzeb.

Aby śledzić zmiany wprowadzane w dokumencie, otwieramy plik nad którym chcemy pracować. Na karcie Recenzje wybieramy Śledzenie, a następnie w dostępnym menu klikamy na Śledź zmiany. Jeśli chcemy do paska stanu dodać wskaźnik śledzenia zmian, klikamy na nim prawym przyciskiem myszki i zaznaczamy Śledź zmiany. Nowe pole, które się pojawiło, umożliwia szybkie uruchamianie i wyłączanie tej funkcji. Należy pamiętać, że dezaktywacja śledzenia zmian nie powoduje ich usunięcia z dokumentu. W celu sprawdzenia, czy takowe modyfikacje istnieją, najpierw upewniamy się, czy wszystkie są wyświetlane, a następnie w przypadku każdej z istniejących używamy polecenia Zaakceptuj lub Odrzuć.

Mamy dwie możliwości zmiany sposobu wyświetlania adiustacji. Jeśli chcemy wprowadzić zmiany koloru lub innej opcji formatowania w programie Word klikamy strzałkę obok przycisku Śledź zmiany, a następnie wybieramy polecenie Opcje śledzenia zmian. Pozwala to na wprowadzenie całego szeregu modyfikacji, m. in. sposobu oznaczania wstawień, usunięć lub całych wierszy, w których wprowadzono zmiany. Wybranie w polu Komentarze opcji Według autora, spowoduje, że zmiany wprowadzane przez kolejnych recenzentów, będą wyróżniane innym kolorem. Możemy również zdefiniować jeden kolor dla wszystkich adnotacji. Wszystkie wprowadzone rekonstrukcje, w tym usunięcia, mogą być wyświetlane w tekście dokumentu zamiast w dymkach na marginesie. Aby wyświetlić zmianę w tekście, w grupie Śledzenie klikamy kontrolkę Dymki, a następnie wybieramy Pokaż wszystkie porawki w wierszach. Po tej czynności wszystkie poprawki zostaną wyświetlone razem z treścią. Nowy Word daje również możliwość wprowadzenia bardziej estetycznych zmian w sposobie wyświetlania, takich jak zdefiniowanie rozmiaru, czy też lokalizacji dymków.

Wprowadzanie komentarzy

Program Office pozwala na wprowadzenie wielu rodzajów komentarzy. Najbardziej popularnym są te w formie dymków, które wstawiamy w standardowy sposób, korzystając z klawiatury. Komputery typu Tablet dają nam dodatkową możliwość umieszczenia adnotacji odręcznych lub nawet głosowych.

Aby umieścić w tekście standardową adiunkcję, zaznaczamy frazę lub element, którego ma on dotyczyć, następnie na karcie Recenzje w grupie Komentarze wybieramy przycisk Nowy komentarz. Wpisujemy jego treść w dymku w Oknie recenzowania. Mamy możliwość odpowiedzi na już wprowadzony komentarz - klikając na niego, a potem wybierając Nowy komentarz wpisujemy nasz respons.

Użytkownicy wspomnianych wyżej Tabletów, aby wprowadzić komentarze głosowe, które są dodawane jako obiekt dźwiękowy wewnątrz dymków, muszą dodać polecenia Wstaw głos do paska narzędzi Szybki dostęp. W tym celu wchodzimy w główne Menu Administracyjne, wybieramy Opcje programu Word, tam w zakładce Dostosowanie, na liście w obszarze Wybierz polecenia zaznaczamy pozycję Wszystkie polecenia. Klikamy Wstaw głos i Dodaj. Nowy skrót pojawi się w lewym górnym rogu ekranu. Uruchamiamy nowo dodaną funkcję, w oknie dialogowym, które się wyświetli, wybieramy przycisk rejestrowania i nagrywamy komentarz. Po zakończeniu, jeśli zostanie wyświetlony monit z pytaniem o aktualizację obiektu dźwiękowego wybieramy Tak. Aby odsłuchać nagranie, wybieramy adiunkcje prawym przyciskiem myszki, wskazujemy polecenie Dokument programu Rejestrator dźwięku, a następnie polecenie Odtwórz.

Usuwanie i edycja komentarzy

Nawet tak wydawałoby się prozaiczna funkcja jak usuwanie adnotacji została bardzo dopracowana i rozbudowana. W celu usunięcia pojedynczej adiunkcji klikamy na nią prawym przyciskiem myszki i wybieramy Usuń. Chcąc skasować wszystkie znajdujące się w dokumencie zaznaczamy dowolny, na karcie Recenzje w grupie Komentarze rozwijamy menu pod przyciskiem Usuń, i wybieramy Usuń wszystkie komentarze w dokumencie. Bardzo przydatną z opcji jest możliwość wyeliminowania z dokumentu adnotacji określonego recenzenta. W tym celu rozwijamy listę obok Pokaż adiustację w grupie Śledzenie, wybieramy Recenzenci i w dostępnym wykazie zaznaczamy autora. Następnie w ikonie Komentarze rozwijamy strzałkę pod przyciskiem Usuń i wybieramy Usuń wszystkie pokazane komentarze.

Aby wprowadzić zmiany klikamy wewnątrz dymku i edytujemy jego zawartość. Jeśli są one ukryte lub widoczna jest tylko ich część można zmienić komentarze w oknie recenzowania. Aby je wyświetlić w grupie Śledzenie klikamy kontrolkę Okienko recenzowania.

Aby dodać lub wprowadzić zmiany w nazwie używanej w komentarzach w karcie Recenzje, w grupie Śledzenie wybieramy strzałkę obok Śledź zmiany, a następnie Zmień nazwę użytkownika. Klikamy Popularne w obszarze Personalizowanie kopii pakietu Office. Możemy tam zmienić imię i nazwisko lub inicjały na te, których chcemy używać w swoich komentarzach. Wpisane w tym miejscu dane będą wykorzystywane we wszystkich programach pakietu Office. Należy również pamiętać, że modyfikacje poczynione w tym oknie będą stosowane do sygnowania komentarzy powstałych dopiero od tego momentu. Istniejące już w dokumencie adnotacje nie będą aktualizowane.

Karta Recenzje posiada jeszcze jeden bardzo przydatny zestaw funkcji - Chroń dokument. Umożliwia ona ograniczenie zakresu zmian, które mogą wprowadzić recenzenci. Aby umożliwić zarówno wstawianie komentarzy, jak również śledzenie dokumentu, z menu Chroń dokument wybieramy Ogranicz formatowanie i edytowanie. W nowo otwartym module zaznaczamy pole Ogranicz formatowanie do zaznaczonych stylów, a następnie klikamy Ustawienia, w celu określenia stylu, który może stosować i modyfikować recenzent. W obszarze Ograniczenia edycji zaznaczamy pole wyboru Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu. Z listy wybieramy Prześledzony zmiany, do których należą komentarze oraz operacje wstawienia, usunięcia i przenoszenia tekstu. Aby zatwierdzić klikamy Tak, zacznij wymuszanie ochrony. Jeśli chcemy, aby dostęp do dokumentu mieli tylko recenzenci znający hasło, wprowadzamy je i potwierdzamy. Jest to opcjonalne, ale pamiętajmy o tym, że brak ustanowionego hasła jest równoznaczny z tym, że każdy z recenzentów będzie mógł zmienić ograniczenia dotyczące edycji tego dokumentu. Jeśli chcemy, aby osoba recenzująca miała jedynie możliwość wstawiania komentarzy wystarczy, że w obszarze Ograniczenie edycji, po zaznaczeniu opcji Zezwalaj na tylko tego typu edycję dokumentu, zamiast Prześledzone zmiany wybierzemy Komentarze. Aby dezaktywować ochronę, po wejściu w Ogranicz formatowanie i edycję klikamy na Zatrzymaj ochronę.

Przeglądanie wprowadzonych zmian i komentarzy

Aby zapobiec niezamierzonemu rozpowszechnianiu dokumentów zawierających prześledzone zmiany i komentarze, te elementy są domyślnie wyświetlane w programie Word. Opcja Znaczniki pokazane w wersji końcowej jest domyślną w polu Wyświetl do recenzji. Mamy możliwość śledzenia każdej operacji wstawiania, usuwania, przenoszenia, zmiany formatowania i komentowania, dzięki czemu proste staje się późniejsze z nimi zapoznanie.

W oknie recenzowania są wyświetlane wszystkie zmiany aktualnie widoczne w dokumencie, oraz ich ilość łączna i poszczególnych typów. Podczas przeglądania zmian i komentarzy można zaakceptować je lub odrzucić. Wszystkie niezaakceptowane i nieodrzucone modyfikacje (w tym ukryte) oraz adnotacje znajdujące się w dokumencie będą wyświetlane u odbiorców i nadawców dokumentu w przypadku ich przesyłania.

Okienko recenzowania jest przydatnym narzędziem umożliwiającym zagwarantowanie, że wszystkie prześledzone zmiany zostaną usunięte z dokumentu i nie będą wyświetlane u innych osób, które go otworzą. Sekcja podsumowania znajdująca się u dołu okna podaje dokładną liczbę modyfikacji prześledzonych i tych, które jeszcze pozostały w tekście. W grupie Śledzenie na karcie Recenzja klikamy przycisk Okienko recenzowania, aby wyświetlić podsumowanie z boku ekranu. Jeśli chcemy je umieścić u dołu ekranu, rozwijamy dostępne menu i wybieramy Poziome okienko recenzowania. Jeśli chcemy uzyskać więcej informacji, klikamy na Pokaż szczegółowe podsumowanie.

Aby zaakceptować wszystkie zmiany jednocześnie, na karcie Recenzje, w grupie Zmiany rozwijamy menu pod przyciskiem Zaakceptuj i wybieramy Zaakceptuj wszystkie zmiany. W celu odrzucenia wszystkich modyfikacji postępujemy analogicznie z menu przycisku Odrzuć.

Scalanie komentarzy i zmian z kilku dokumentów w jednym

Jeśli przesłaliśmy tekst do kilku recenzentów i każdy z nich odesłał nam swoją kopię z naniesionymi przez siebie poprawkami i uwagami, mamy możliwość połączyć te dokumenty (po dwa naraz), aby wszystkie zmiany umieścić w pojedynczym dokumencie. Wystarczy na karcie Recenzje w grupie Porównywanie kliknąć przycisk Porównaj, następnie wybrać Połącz poprawki od wielu autorów. W obszarze Dokument oryginalny zaznaczamy tekst, w którym chcemy połączyć zmiany z kilku źródeł. Jeśli na liście nie ma interesującego nas pliku, korzystamy z opcji Wyszukaj oryginał. W polu Skorygowany dokument wskazujemy źródło, które zawiera zmiany naniesione przez jednego z recenzentów. Po wybraniu przycisku Więcej, w obszarze Pokazywane zmiany wybieramy opcje dotyczące porównywanej zawartości. Domyślnie program Word wyświetla zmiany dla całych wyrazów. W polu Pokaż zmiany klikamy Dokument oryginalny i zatwierdzamy. Aby określić, które dokumenty pojawią się na ekranie po porównaniu, w grupie Porównywanie, wybieramy pomiędzy Ukryj dokumenty źródłowe, a Pokaż dokumenty źródłowe. Powtarzamy cały proces, do momentu scalenia wszystkich wersji dokumentu. Ważną uwagą jest, że program Word może jednocześnie przechowywać w pamięci tylko jeden zestaw formatowania. Dlatego w przypadku scalania wielu dokumentów może zostać wyświetlony monit o określenie, czy należy zachować formatowanie dokumentu oryginalnego czy też edytowanego.

W artykule przedstawiliśmy tylko kilka najważniejszych z możliwości dostępnych w karcie Recenzje w programie Word 2007. Wiele z nich znajdzie zastosowanie wśród osób profesjonalnie zajmujących się wprowadzaniem korekt i recenzowaniem. Również w wielu przedsiębiorstwach, firmach i urzędach, gdzie możliwość szybkiej i efektownej pracy z dokumentami jest bardzo ważna, funkcja ta stanie się niezastąpionym udogodnieniem.