Wiadomości e-mail możemy archiwizować na wiele różnych sposobów. Jednym z tych sposobów jest przenoszenie ich do specjalnie sformatowanego arkusza programu Microsoft Excel. W tym poradniku wytłumaczymy, jak na podstawie przepływu usługi Microsoft Flow automatycznie przenosić konkretne elementy wiadomości e-mail do arkusza. W tym celu wykorzystamy szablon przepływu o nazwie Śledź wiadomości e-mail z usługi Outlook.com w arkuszu kalkulacyjnym Excel.
Jak utworzyć taki przepływ?
- Po otwarciu witryny szablonu musimy się upewnić, że jesteśmy zalogowani do usługi poczty elektronicznej Outlook.com oraz do programu Microsoft Excel, czyli de facto do usługi Office 365, bez względu na to, czy jest to wersja dla użytkowników domowych czy dla przedsiębiorstw.
- Musimy przygotować arkusz programu Excel, w którym utworzymy tabelę przeznaczoną do przechowywania danych pobranych z wiadomości e-mail. Tabela może wyglądać jak ta na poniższym zrzucie ekranu. Mamy przygotowane kolumny przechowujące datę odbioru wiadomości, nazwę nadawcy, temat oraz treść wiadomości. Arkusz musi też zostać zapisany w jednej z usług magazynowania danych w chmurze, a w naszym przypadku będzie to OneDrive.
- Na stronie szablonu przepływu klikamy przycisk Kontynuuj.
- W pierwszym kroku konfiguracji przepływu wskazujemy katalog, z którego mają być pobierane wiadomości przychodzące. Z reguły jest to katalog Skrzynka odbiorcza i taki element wybieramy.
- Drugi krok przepływu to konfiguracja akcji wstawiającej nowe wiersze do arkusza Excel. Musimy wskazać lokalizację i nazwę pliku arkusza, który wcześniej utworzyliśmy. Następnie w polu Nazwa tabeli z listy wybieramy nazwę tabeli w arkuszu.
- Korzystając ze znaczników zawartości dynamicznej, określamy elementy, które mają być przenoszone do kolumn tabeli. W naszym przypadku jest to odpowiednio Godzina odebrania dla kolumny Data odbioru, Od dla kolumny Nadawca, Temat dla kolumny Temat i Treść dla kolumny Treść.
- Przepływ zapisujemy, klikając polecenie Utwórz przepływ.
341f31d.png)