Office 365 to usługa, która w założeniu ma wspomagać pracę w wieloosobowej firmie. Tam, gdzie mamy do czynienia z grupą współpracowników, tam odpowiedni obieg pracy i korespondencji jest kluczowy. Sposobów na usprawnienie tego procesu mamy w Office 365 całe multum, a jedną z nich są Grupy w usłudze Outlook.
Korespondencja między współpracownikami, między szefem a podwładnym oraz przedstawicieli firmy z kontrahentami to bardzo ważny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Korzystając z usługi Office 365, mamy dostęp do kilku różnych usług takich jak SharePoint, Outlook czy komunikator Teams. Wszystkie one wykorzystują mechanizm Grup, za pomocą których możemy usprawnić pracę przy konkretnych projektach, ale również komunikację w ramach całej firmy. Przykładowo, jeśli jesteśmy szefem, możemy utworzyć Grupę, do której należeć będą wszyscy pracownicy naszej firmy. Grupa ta może posłużyć do przekazywania ważnych informacji i ogólnie komunikacji ze wszystkimi pracownikami. Możemy też utworzyć mniejsze grupy, w których znajdować się będą pracownicy konkretnych działów czy szczebli. Pracownik może też utworzyć grupę, do której doda współpracowników biorących udział we wspólnym projekcie.
Tworzenie takich grup bardzo usprawnia komunikację i obieg pracy, bowiem jesteśmy pewni, że wszystko, czym się dzielimy, trafia do odpowiedniego odbiorcy. Łatwiej nam również odnaleźć konkretne informacje dzięki takiemu grupowaniu. Przykładowym zastosowaniem niech będzie sytuacja, w której nad jakimś projektem pracujemy z czterema innymi osobami. Gdybyśmy musieli polegać na tradycyjnej komunikacji, maile dotyczące danego projektu szybko zagubiłyby się w gąszczu innych, równie ważnych wiadomości. Co prawda moglibyśmy je odfiltrować, jednak wykorzystanie Grup znacznie ułatwia sprawę. W ramach danej grupy szybko wyświetlimy tyko te treści, których potrzebujemy w danej chwili, ignorując całą resztę. Trudniej będzie również o pomyłkę, w wyniku której niewłaściwy mail poślemy do niewłaściwego adresata. To samo się tyczy przestrzeni dyskowej w chmurze. Dzięki Grupie możemy zarezerwować przestrzeń dyskową tylko dla jej członków, co pozwala lepiej organizować pracę z plikami. Warto korzystać z grup, jeśli chcemy, aby nasza praca i komunikacja w firmie przebiegały optymalnie.
Ale jaka jest w zasadzie idea Grup w Office 365? Biorąc pod uwagę słownikową definicję, mogą one być mylone z tym, co oferuje Teams. Wbrew pozorom Grupy nie duplikują swojej funkcjonalności z Teams. Obie aplikacje raczej się uzupełniają. Grupy Office są nadrzędne w stosunku do tworzonych w Teams zespołów. Służą do koordynowania pracy w ramach całego pakietu Office 365. Idea Grup zakłada tworzenie spójnego środowiska pracy w obrębie całego pakietu Office 365. Dzięki automatyzacji, tworząc Grupę, automatycznie tworzymy osobne środowisko pracy w każdej z usług pakietu. Jednocześnie tworząc grupę w jakiejkolwiek usłudze Office 365, tworzymy grupę, która będzie dostępna w pozostałych usługach pakietu. Natomiast w Microsoft Teams możemy wybrać istniejącą już grupę i na jej podstawie utworzyć zespół.
Przykładowo: Utworzymy nowy plan w Microsoft Planner. Aby utworzył on jednocześnie grupę dostępną w innych usługach, musimy ustawić jego status prywatności na Publiczny.
Po utworzeniu publicznego planu pojawi się on w Teams jako jedna z grup Office 365, na podstawie której możemy utworzyć Zespół.
Jeśli tylko chcemy, możemy utworzyć na przykład witrynę zespołu w SharePoint, która również automatycznie utworzy Grupę Office 365. Możliwości jest całe mnóstwo. Wszystko to, tak jak już wspomniano, ma na celu zoptymalizowanie pracy, a warunkiem koniecznym do tego jest zsynchronizowanie wszystkich usług Office 365. Bez takiej integracji praca z tak rozbudowanym pakietem byłaby bardzo ciężka i wymagałaby powtarzania ciągle tych samych czynności w wielu aplikacjach.
341f31d.png)