Test Microsoft OneNote 2007 beta 2

Microsoft stale powiększa rodzinę programów wchodzących w skład pakietu Office, tym samym poszerzając jego funkcjonalność. W wersji 2003 po raz pierwszy zaproponował nam aplikację OneNote. Program ten jest to próba przeniesienia terminarza do komputera. Pomimo tego, że nie została ona doceniona przez użytkowników w stopniu, w jakim oczekiwali tego jej twórcy, doczekaliśmy się jej nowej wersji dołączonej do Office 2007 beta 2. Została ona dość znacznie rozbudowana i wyposażona w zupełnie nowe możliwości. Teraz nie jest już tylko elektronicznym odpowiednikiem terminarza, czy też karteczek z krótkimi notatkami, choć nadal to jest tego główną cechą. Twórcy przebudowali aplikację tak aby zachęcić nas do korzystania z wszystkich jej funkcji. Czy tym razem uda im się przekonać użytkowników? Przyjrzyjmy się bliżej OneNote 2007 w wersji beta 2.

Instalacja programu jest intuicyjna i nie sprawia żadnych problemów. Gdy proces ten dobiegnie końca w prawym dolnym rogu ekranu, na pasku zadań systemowych pokazuje się nowa ikona symbolizująca gotowość do pracy. Wyświetla się też główne okno programu i prośba o aktywację produktu a także o pobranie Desktop Search Engine, aby móc w pełni korzystać z aplikacji. Desktop Search Engine jest silnikiem wyszukiwarki, który okazuje się być bardzo pomocny podczas pracy z programem, ale o tym później.

Główny interfejs programu jest zaskoczeniem, jednak nie pozytywnym tak jak w przypadku pozostałych programów z pakietu Office 2007, lecz przeciwnie. Nie został on przebudowany na styl nowego środowiska. Brak w nim przede wszystkim wstęg, przez co aplikacja nie pasuje wyglądem do całości pakietu i wydaje się być wyciągniętą prosto z  Office 2003. Na szczęście jest to tylko wrażenie i jej nowa wersja przynosi sporo nowych rozwiązań. Archaiczny interfejs ma przecież także swoje zalety, nie trzeba się w takim przypadku długo przystosowywać do obsługi programu. Oprócz standardowych menu takich jak Plik (File), Edycja (Edit), Widok (View), a także pasków znanych z poprzednich wersji pakietu zawierających pogrupowane przyciski z najważniejszymi funkcjami edycji tekstu, czy też rysowania, mamy narzędzie do wyszukiwania oraz notesy i sekcje odpowiedzialne za pogrupowanie notatek. Domyślnie mamy do dyspozycji trzy notesy: Work - dla notatek związanych z pracą, Personal - dla notatek osobistych oraz OneNote Guide Beta 2 - w którym w przystępny sposób opisane są wszystkie funkcje programu i wyjaśniony jest sposób ich użycia. Niestety opis ten figuruje w języku angielskim, co prawdopodobnie zostanie przetłumaczone na język polski w finalnej wersji. Każdy notes podzielony jest na sekcje, w których znajdują się notatki podzielone na strony i podstrony . Bardzo wygodne jest to, że możemy tworzyć dowolną ilość notatników, sekcji, czy stron. Możemy je dowolnie nazywać i oznaczać tak żeby je w łatwy sposób pogrupować. Mamy pewność, że nie zabraknie nam stron w danej sekcji, ponieważ można w każdej chwili dodać nowe.

Podczas tworzenia nowego notesu jesteśmy pytani w jaki sposób będziemy go używać (czy będziemy chcieli wymieniać dane w nim zawarte oraz czy będziemy z niego korzystać na jednym komputerze lub chcemy mieć dostęp z dowolnej jednostki w sieci), a także gdzie na dysku ma zostać zapisany. Na dysku reprezentowany on jest jako zwykły katalog, w którym znajdują się pliki zawierające poszczególne sekcje.

Notatkom nadajemy nazwy, dzięki którym łatwo jest je później znaleźć korzystając z wyszukiwarki bez potrzeby przeglądania całego notesu. Przeglądanie też jest ułatwione poprzez pasek nawigacyjny (Navigation Bar). Można za jego pomocą jednym przyciskiem zmienić wygląd ze standardowego na rozszerzony. Mamy na nim też przycisk uaktywniający menu notatników (All Notebooks). W obu przypadkach wyświetlane są nazwy notesów, a po kliknięciu na przycisk rozwijający, ujawnia się spis sektorów danego notesu. Każdy znajdzie dla siebie najwygodniejszą formę wyszukiwania zapisanych danych. Bardzo wygodna okazuje się wyszukiwarka. Oprócz szukania wg. nazw notatek można wyszukiwać wg. dowolnych słów znajdujących się w notesie a nawet na obrazkach. Tutaj właśnie wykorzystywany jest wymieniony na początku Desktop Search Engine. Wyszukiwanie trwa bardzo krótko, jest precyzyjne, a wyniki wyszukiwania przedstawione są w przystępnej formie.

Samo wprowadzanie notatek jest banalnie proste. Kursor myszy ustawiamy w dowolnym miejscu na stronie i możemy pisać. Wprowadzony tekst umieszczony jest w polu tekstowym, które możemy z łatwością dowolnie przemieszczać, kopiować, czy też zmieniać rozmiar. Jest to bardzo użyteczne, gdy potrzebujemy zrobić szybką notkę. Nie musimy mieć otwartego okna programu. Wystarczy kliknąć na ikonę OneNote na pasku systemowym lewym przyciskiem myszy. Wtedy pokaże się małe okienko, w którym możemy zapisać to co chcieliśmy, a notatka ta zostanie automatycznie zapisana w dziale notatek nieprzypisanych do żadnej sekcji (Unfiled Notes). Gdy tylko będziemy mieli chwilę czasu możemy szybko przenieść ją w dowolne miejsce w naszym notesie.

Do najważniejszych funkcji programu mamy dostęp wprost z ikony znajdującej się w pobliżu zegara systemowego. po kliknięciu na nią prawym przyciskiem myszy możemy wybrać jedną z funkcji: New Side Note umożliwiającą szybkie wpisanie notatki, One Note  otwierającą główne okno programu,  Start Recording Audio pozwalającą nagrać dźwięk a także Create Screen Clipping, tworzącą zrzut ekranu.

Do notatek tworzonych w aplikacji można dodawać różne znaczniki, które mają nadać jej ton, lub ważność (np. wykrzyknik oznaczający pilne) nazwane flags. Można też dodawać obrazki, zarówno pobrane z pliku, jak i z zrzutu ekranu a także narysowane odręcznie.

Przyjrzyjmy się możliwości tworzenia zrzutów ekranowych. To narzędzie uruchamiamy m.in. poprzez wybranie w menu Insert pozycji Screen Clipping. Okno programu OneNote się minimalizuje a cały ekran pokryty zostaje białą, półprzeźroczystą powłoką. teraz przytrzymując lewy przycisk myszy zakreślamy prostokąt, który zostanie zrzucony w formie obrazka do naszej notatki. W czasie tworzenia prostokąta z obszaru który zaznaczamy znika półprzezroczysta powłoka, dzięki temu dokładnie wiemy jaki fragment ekranu zostanie zrzucony. Po zrobienia zdjęcia fragmentowi ekranu możemy skorzystać z kolejnej ogromnej zalety tego programu, którą jest odczytywanie tekstu z obrazków. w tym celu klikamy na obrazek prawym przyciskiem myszy i z menu wybieramy opcję  Make Text In Image Searchable następnie wybieramy język w jakim jest dany tekst. Jest w menu możliwość wybrania języka polskiego, ale niestety w wersji beta 2 jeszcze nie działa odczytywanie tekstu po polsku. Możemy skorzystać z odczytywania po angielsku. Po wykonaniu tej czynności wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na obrazku i wybrać opcję Copy Text from Picture. Po tej operacji możemy wkleić go w dowolnym miejscu, w dowolnej notatce. Co prawda ponieważ wybraliśmy odczytywanie w języku angielskim, polskie znaki nie zostaną prawidło odczytane, ale pozostałe zostaną bez większych błędów. Nie jest to bardzo zaawansowane narzędzie i niestety nie zawsze poprawnie odczytuje tekst z obrazka. Jednak gdy chcemy coś skopiować z zrzutu ekranowego jaki zrobiliśmy przeglądanej stronie internetowej to moduł ten jest niezastąpiony.

Program umożliwia również nagranie i dodanie notatek głosowych i wideo. Pliki nagrane za pomocą programu możemy zapisać w formacie wma. Do notatek można także dołączyć dowolny plik znajdujący się na dysku twardym komputera.

Kolejnym elementem interfejsu ułatwiającym pracę z aplikacją jest pasek boczny nazwany Task Pane. Składa się on z kilku części zawierających opcje pozwalające m. in. na tworzenie nowych notatek, korzystanie z szablonów, wyszukiwanie, sprawdzenie pisowni, dodanie flag i znaków wypunktowania, ustawienia hasła zabezpieczającego dostęp do danego skoroszytu, zmianę czcionki, a także dzielenie się notatnikiem przez sieć web. Pomysł nie jest nowy, bo już wykorzystywany w Office 2003, gdzie do niektórych zastosowań okazał się bardzo przydatny, więc postanowiono wykorzystać go i tutaj z tym samym skutkiem.

Bardzo przydatnym narzędziem może się okazać możliwość tworzenia hiperłącz do dowolnej notatki. Hiperłącze to możemy następnie umieścić w dowolnym, innym miejscu. Po kliknięciu na nie od razu zostajemy przeniesieni do żądanej notatki.

Pomimo tego, że każda notatka wprowadzona przez nas zostaje automatycznie zapisana na dysku (w folderze, który przedstawia notes zawierający dana notatkę) w formie pliku, czy to pliku multimedialnego w przypadku zapisu głosowego czy tez w postaci plików zapisujących całe sekcje, możemy samemu zapisać efekty pracy. Dostępne są formaty specjalne aplikacji, w których możemy zapisać wspomniane już całe sekcje z notesu, jak i pojedyncze notatki. Niestety formaty te nie są kompatybilne ze starszymi formatami zapisu, które występowały w poprzedniej wersji aplikacji, więc nie da się ich otworzyć w programie OneNote 2003. Możemy też eksportować je do formatów pozwalających na łatwiejsza wymianę danych, takich jak docx czy dostępny jeszcze w wersji beta 2 format pdf. Jeżeli firma Adobe, która nie wyraziła zgody na użycie go w produkcie Microsoft, nie zmieni zdania to niestety w finalnym produkcie nie będziemy mogli skorzystać z tego formatu. Dostępna jest także opcja wysłania notatki przez email, dzięki współpracy z Outlookiem, a nawet bezpośredniego opublikowania w postaci blogu.

Podsumowując programiści wykonali ogromną pracę starając się tak rozbudować nową wersję aplikacji, żeby spodobała się ona użytkownikom. Posiada ona kilka narzędzi będących bardzo użytecznymi, jednak ciągle brakuje jej najważniejszej cechy - mobilności. Co prawda można jej używać na tabletach, ale niewielu stać na ich kupno. Przez to nie jest w stanie wygrać ze zwykłym, papierowym terminarzem. Jednak może się przydać chociażby, żeby szybko nagrać notkę głosową, lub zrobić zrzut interesującego nas fragmentu ekranu, albo odczytania tekstu zawartego na obrazku. Osobiście aplikacji używam do przechowywania informacji które podczas pracy przy komputerze pojawiają się na tyle nagle, że nie wiem dokładnie gidze je zapisać. Najczęściej kopiuje do notatnika dane pochodzące z komunikatorów internetowych oraz stron WWW. Sądzę, że program jest dobrym dopełnieniem podstawowych aplikacji pakietu Office.