Jak ustawić nieobecność?

Może zdarzyć się tak, że wyjeżdżamy gdzieś na dłuższy okres i dostęp do internetu może być mocno ograniczony. Nie zawsze jesteśmy w stanie poinformować wszystkich o naszej nieobecności. Co w takim przypadku zrobić? W tej poradzie pokażemy konfigurację automatycznych odpowiedzi w celu poinformowania wszystkich osób piszących na naszego maila o naszym wyjeździe.

1. W programie Outlook 2016 operację tworzenia automatycznych odpowiedzi zaczynamy od utworzenia nowej wiadomości, klikając przycisk Nowa wiadomość e-mail, znajdujący się na zakładce Narzędzia główne w sekcji Nowy.
2. W treści wiadomości wpisujemy informację dotyczącą naszego wyjazdu bądź innej przyczyny naszej nieobecności.
3. Następnie zapisujemy wiadomość jako szablon wiadomości. Przechodzimy na zakładkę Plik, a następnie Zapisz jako.



4. Z listy Zapisz jako typ wybieramy Szablon Outlook i klikamy Zapisz. Oczywiście miejsce zapisu jest dowolne.
5. OK. Szablon został zapisany. Teraz wykorzystamy utworzony szablon do utworzenia reguły automatycznej odpowiedzi. Zamykamy okno nowej wiadomości i przechodzimy na zakładkę Narzędzia główne.
6. Z sekcji Przenoszenie rozwijamy listę Reguły i klikamy Zarządzaj regułami i alertami.



7. W oknie dialogowym Reguły i alerty, w zakładce Reguły wiadomości e-mail klikamy Nowa reguła.



8. W obszarze Rozpocznij od pustej reguły klikamy Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości i klikamy przycisk Dalej.



9. Teraz wystarczy wybrać dowolne kryteria, jednak nie trzeba tego robić. Oznaczać to będzie, że każdy warunek zostanie spełniony. Klikamy Dalej.



10. Zgadza się. Wyskoczył komunikat informujący nas, że reguła zostanie zastosowana do wszystkich wiadomości odebranych. Klikamy Tak.



11. Następnie wybieramy czynność, jaka ma zostać wykonana, gdy nadejdzie wiadomość. W obszarze Krok 1: wybierz akcję zaznaczamy odpowiedz na nią, wykorzystując szablon [wybierz szablon].
12. Teraz w Krok 2: edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość) klikamy pozycję [wybierz szablon].



13. W oknie Wybierz szablon odpowiedzi w polu Szukaj w wybierz pozycję Szablony użytkownika w systemie plików.



14. Teraz, w zależności od tego, gdzie został zapisany szablon, odnajdujemy go i klikamy przycisk Otwórz. Za pomocą przycisku Przeglądaj możemy wejść w przeglądanie folderów w celu wyszukania określonego pliku.



15. Klikamy Dalej.



16. W kolejnym oknie wybieramy wyjątki, czyli sytuacje, w których reguła autoodpowiedzi nie będzie wykonywana. Klikamy Dalej.



17. Ostatni etap to kończenie konfiguracji. Nadajemy tutaj nazwę reguły, jej opcje czy opis. Konfigurację kończymy, klikając Zakończ.

To wszystko. Nieobecność ustawiona. Należy pamiętać o wyłączeniu reguły, gdy odpowiedzi automatyczne nie będą już potrzebne.