W świecie komputerów tak jak i w rzeczywistości zdarzają się awarie. Czasami tracimy nasze dane. Nieraz jest to wirus, niszczący wszystko co napotka, nieraz usterka dysku twardego a czasem po prostu nasza nieuwaga. Jak uchronić się przed stratą informacji? To proste archiwizować je Wydaje nam się że na dysku nie posiadamy nic cennego? Na pewno się mylimy. Czy zdjęcia naszej rodziny, znajomych nie są cenne? Czy muzyka, którą kolekcjonowaliśmy przez ostatnie lata jest nic nie warta? Przecież na dyskach mamy dokumenty, kontakty, pocztę. Te wszystkie dane chociaż wydają nam się mało ważne, to po ich stracie zauważymy jak bardzo były przydatne. Na pewno będziemy chcieli je odzyskać. Zaczniemy przeszukiwać płyty, na których kiedyś pożyczaliśmy zdjęcia, muzykę... Jednak o wiele prościej przeprowadzać co jakiś czas archiwizację plików, aby potem można było odzyskać w kilka minut wszystkie dane.

W systemie Windows XP Professional Edition znajduje się proste w obsłudze ale bardzo dobrze spełniające swoje zadanie narzędzie służące do archiwizowania plików. Program Kopia zapasowa uruchamiamy korzystając z menu Start. Znajduje się on w podmenu Akcesoria, Narzędzia systemowe. Domyślnie aplikacja startuje się w trybie kreatora, który bardzo pomaga w utworzeniu kopii. Przez pierwsze dwa okna przechodzimy klikając przycisk Dalej. W trzecim, wybieramy jakie elementy mają stać się zawartością naszym archiwum. Chyba najwygodniejsze jest wybranie ostatniej opcji Pozwól mi wybrać, co ma zawierać kopia zapasowa. Jeżeli tak zrobimy naszym oczom ukaże się okno służące do wyboru folderów, które są dla nasz szczególnie ważne.

Po naciśnięci przycisku Dalej musimy wybrać Miejsce do zapisania kopii zapasowej jako, że nasz plik na pewno nie zmieści się na dyskietce wybieramy lokalizację na dysku gdzie jest odpowiednia ilość wolnej przestrzeni. W ostatnim oknie klikamy przycisk Zakończ. Archiwum zostanie utworzone.

Teraz możemy je nagrać na płytę CD-R lub DVD-R i schować głęboko na dnie szafki aby w razie awarii mieć gdzie sięgnąć po ratunek.