Zamknij komunikat

Nowy Office 2013
Do góry Skomentuj

Workflow w SharePoint Portal Server

Workflow w SharePoint Portal Server

Autor: Jakub Dumanowski Opublikowano: 24 października 2008 Odsłon: 4 868

Stara, sprawdzona zasada mówi, że wykonanie zadanie zajmuje grupie mniej więcej cztery razy więcej czasu niż jednej osobie. W trakcie pracy zespołowej często okresy gorączkowego działania przeplatają się z okresami bezczynności. Nie lada wyzwanie stanowi zgromadzenie wszystkich osób w jednym miejscu i o jednej porze, rozdzielanie pracy na zadania, które mogą wykonywać poszczególni członkowie zespołu, upewnianie się, że każdy ma odpowiednie materiały, aby wykonać przydzielone mu zadania, i zebranie wszystkich informacji w jeden, zgrabny, dopracowany projekt. Naprzeciw tym wszystkim oczekiwaniom wychodzi technologia Microsoft SharePoint, stanowiąca jądro pakietu Microsoft Office 2007. Jest to zestaw produktów i usług, dzięki którym organizowanie, udostępnianie i wyszukiwanie informacji, należące do codziennych zadań pracowników, będzie przebiegało gładko i bezproblemowo.

W pakiecie Office 2007 dostępna jest usługa SharePoint Server, bazująca na serwerach Windows .NET Server i SQL Server, co miedzy innymi pozwala korzystać z zalet kompleksowej obsługi standardu XML. Dzięki temu nad projektami mogą pracować pracownicy jednego działu lub osoby rozrzucone po całym świecie. Technologia SharePoint pozwala dostarczać materiały do witryny, ściągać je i komentować, tworzyć obszary robocze dokumentów i spotkań oraz komunikować się z pozostałymi członkami zespołu z dowolnego miejsca, w którym mają dostęp do sieci WWW.

Obszar roboczy dokumentu

Panel  Document Information daje nam możliwości wglądu w pracę zespołu, do którego należysz i przygotowane do niego dokumenty. Po rozwinięciu menu głównego programu Word i wybraniu Publish, a następnie Document Management Information otworzy się okno zadań Document Information i wyświetli informacje o dokumentach, członkach zespołu oraz zasobach, które wykorzystuje  się podczas pracy nad dokumentem.

Panel Document Information podaje listę członków zespołu i wyświetla aktywnych w postaci ikony pionka obok nazwiska. Jest to bardzo pomocne, gdy chcemy wysłać błyskawiczną wiadomość, aby przejrzeć zadania, które zostały jeszcze do wykonania przed dzisiejszym spotkaniem. Okno Document Information pozwalają uzyskać więcej informacji o udostępnionych plikach:

  • Karta Status informuje, czy aktualnie zaznaczone dokumenty zostały zaewidencjonowane lub wyewidencjonowane.
  • Karta Members podaje, kto pracuje nad zaznaczonym dokumentem i czy jest w danej chwili podłączony do sieci.
  • Karta Tasks wyświetla aktualne zadania związane z bieżącym dokumentem i pozwala oznaczać zadania jako wykonane.
  • Karta Documents podane nazwę i obszar roboczy bieżącego dokumentu.
  • Karta Links wyświetla dodatkowe zasoby, foldery i pliki, do których mogą sięgać członkowie zespołu, aby uzyskać więcej informacji.
  • Karta Document Information wymienia autora dokumentu, nazwisko osoby, która dokonała ostatniej modyfikacji, oraz jej datę i godzinę. Na tej karcie pojawiają się też wszystkie niestandardowe właściwości dokumentu.

Tworzenie obszaru roboczego

Udostępniony obszar roboczy oprócz tego, że dostarcza do pakietu Office pomocne informacje o projektach realizowanych przez członków zespołu, pozwala utworzyć obszary robocze dokumentu dla tych materiałów, które użytkownicy chcą udostępnić, a następnie wyświetla informacje w okienku zadań poszczególnych aplikacji pakietu Office. Obszar roboczy dokumentu to podwitryna portalu SharePoint, pozwalająca zbierać, porządkować, oglądać, modyfikować, udostępniać i omawiać dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje itp. Można utworzyć jeden lub wiele obszarów roboczych dokumentu, co zależy od liczby projektów, w które jesteśmy zaangażowani. Istnieje kilka różnych metod tworzenia obszaru roboczego dokumentu:

  • Korzystając z okienka zadań Create Document Management Server w programach Word, Excel lub PowerPoint. Wpisujemy lokalizację nowego obszaru roboczego i klikamy Create.
  • Wysyłając dokument w postaci "żywego" załącznika do wiadomości e-mail programu Outlook. Dokument zostanie przesłany do wszystkich odbiorców pod adres wskazany w wiadomości, a także zapisany jako obszar roboczy dokumentu pod adresem, którym podamy w polu Create Document Management Server.
  • Tworząc podwitrynę obszaru roboczego dokumentu bezpośrednio w witrynie portalu SharePoint, zaznaczając ładowany dokument i wybierając z listy rozwijanej opcję Tworzenie obszaru roboczego dokumentu.

Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady. W zależności od tego, jak spędzamy większość czasu np. pracując w którejś z aplikacji pakietu Office, wysyłać e-maile i dokumentu czy surfując po sieci Web, możemy korzystać z jednej lub wszystkich metod tworzenia obszaru roboczego. Dzięki tak ścisłej integracji obszarów roboczych z aplikacjami Office użytkownicy mogą zapisywać dokumenty w sieciowych bibliotekach równie łatwo, jak na własnym dysku twardym. Funkcje SharePoint, kontrolujące wersje dokumentów oraz ich ewidencjonowanie, gwarantują, że poszczególne osoby zawsze pracują nad jedną, najbardziej aktualną wersją dokumentu.

Rzut oka na SharePoint Portal Server

Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma internetowa przygotowuje się do uruchomienia nowej usługi WWW. Możemy wówczas wykorzystać różne elementy obszaru roboczego do przygotowania i udostępniania informacji w następujący sposób:

  • W części Anonsy powiadamiamy grupę o nowych faktach dotyczących przygotowywanej usługi.
  • W części Dokumenty współużytkowane publikuj najnowsze specyfikacje usługi, raporty przedstawiające ostatnie wyniki sondaży opinii użytkownik, propozycje i wytyczne inżynierów programistów pracujących nad projektem oraz ostatnie wersję dokumentacji i przygotowanych materiałów marketingowych usługi.
  • W sekcji Członkowie umieszczamy listę osób pracujących nad projektem.
  • W Zadaniach podajemy co należy do obowiązków każdego z członków zespołu.
  • W części Łącza udostępniamy strony WWW, elektroniczne dokumenty i dodatkowe źródła informacji.

Posługując się technologią SharePoint i obszarami użytkowymi dokumentów, możemy utworzyć wiele bibliotek formularzy i dokumentów oraz dostosować je do potrzeb firmy. Biblioteki dokumentów przechowują pliki związane z projektem zespołu oraz dostarczają narzędzi do zarządzania dokumentami, takich jak system kontroli wersji - dzięki, któremu użytkownicy zawsze będą pracować nad najnowszą wersją pliku.

Dyskusja w sieci WWW

Wiele osób znalazło się w sytuacji, gdy na długiej liście osób poprawiających jakiś dokument, jej nazwisko znalazło się na ostatnim miejscu. Przebrnięcie przez wprowadzone przez innych użytkowników zmiany i komentarze staje się niemal niemożliwe, tym bardziej jeśli włączona jest funkcja śledzenia zmian. Dyskusje sieciowe pozwalają przeglądać i omawiać dokumenty bez dokonywania zmian w samym pliku. Nie potrzeba żadnego ewidencjonowania i wyewidencjonowywania. Aby umożliwić prowadzenie dyskusji sieciowej nad wybranym dokumentem ze swojego obszaru roboczego dokumentu rozwijamy menu koło nazwy pliku w Bibliotece dokumentów. Następnie wybieramy z listy opcję Dyskutuj. Wówczas dokument zostanie wyświetlony w oknie odczytu, a wzdłuż dolnej krawędzi obszaru wyświetlania pojawi się pasek narzędzi Dyskusje. Aby dodać komentarz, kliknij przycisk Wstaw obok dokumentu. Pojawi się okno dialogowe Wprowadzanie tekstu dyskusji. Możemy wpisać tekst komentarza i nadać mu tytuł, a następnie kliknąć przycisk OK. Wątki dyskusji są zapisywane niezależnie od dokumentu, którego dotyczą, więc dokument nie ulega żadnym modyfikacjom.

Obszary robocze dokumentów w witrynie SharePoint oferują wiele dodatkowych funkcji, za pomocą których możemy dostosować witrynę do stylu firmy i celów, jakie sobie stawiamy. Mamy możliwość personalizacji strony, skonfigurowania własnych widoków ukazujących bibliotekę dokumentów w inny sposób, dostosowania poszczególnych elementów list w witrynie poprzez modyfikacje ustawień i kolumn, a także zabezpieczenie informacji poprzez przydzielenie odpowiednich uprawnień i zarządzanie rolami do poszczególnych dokumentów.

Obszar roboczy spotkania

Pakiet Office 2007 posiada jeszcze jedną bardzo przydatną funkcję współpracy, która pomaga zbierać i porządkować wszystkie materiały związane ze spotkaniem. Obszar roboczy spotkania to podstrona WWW w witrynie SharePoint, zapewniająca narzędzia i miejsce do koordynowania dokumentów, kalendarzy, programów, list zadań, działań dyskusji terminu nadchodzącego spotkania. Możemy go wykorzystać do:

  • zbierania opisów produktów na zebranie kierownictwa i wcześniejszego ich udostępnienia uczestnikom,
  • omawiania i poprawiania nowego planu komitetu projektów dotyczących zbierania funduszy, zanim zostanie on przedstawiony na zebraniu zarządu,
  • przygotowanie notatek, prezentacji i materiałów marketingowych, które członkowie zespołu przedstawią na spotkaniu firmowym,
  • organizowania, dyskutowania i poprawiania pakietu propozycji dla nowego klienta.

Przegląd szablonów obszarów roboczych spotkania

Szablon Listy Opis
Obszar roboczy Cele

Uczestnicy

Porządek spotkania

Biblioteka dokumentów
Ten szablon służy do przygotowania spotkania podstawowego, struktury spotkania, przechowywania dokumentów, przydzielania zadań oraz zgłaszania próśb o podjęcie decyzji w jakichś sprawach.
Pusty obszar roboczy spotkania Brak zdefiniowanych list Używamy tego szablonu, gdy chcemy utworzyć własny obszar roboczy, bez żadnych gotowych pól. Mógłbyś go wykorzystać do przygotowywania prostej listy wydarzeń lub zmiany wyglądu przez wybór innych list.
Obszar roboczy podejmowania decyzji Cele

Uczestnicy

Porządek spotkania

Biblioteka dokumentów

Zadania

Decyzje
Ten szablon ma udostępniać uczestnikom spotkania wszystkie materiały źródłowe, których potrzebują do podjęcia decyzji w pewnych sprawach.
Obszar roboczy spotkania socjalnego Uczestnicy

Rzeczy do przyniesienia

Wskazówki

Dyskusje

Fotografie
Jest to szablon w nieformalnym, zabawnym stylu, dostosowany raczej do ludzi, obrazków i konwersacji niż poprawiania i udostępniania dokumentów.
Wielostronicowy obszar roboczy spotkania Cele

Uczestnicy

Porządek spotkania
Ten szablon zapewnia listy do zarządzania ludźmi, terminami i spotkaniami na wielu stronach.

Określanie uprawnień użytkowników

Bezpieczeństwo stanowi główny przedmiot troski wielu instytucji, których pracownicy coraz więcej czasu spędzają w sieci. Skąd możesz mieć pewność, że dokumenty dotyczące spotkania oglądają tylko ci, którzy mają do tego prawo.? W technologii SharePoint został zastosowany system uprawnień, pozwalający stopniować zakres dostępu przyznanego do poszczególnych rodzajów działań. Ten sam system uprawnień obowiązuje w udostępnionym obszarze roboczym, obszarach roboczych dokumentów i spotkań. Podczas tworzenia nowego obszaru roboczego możemy wybrać, do której klasy użytkowników przypisać poszczególne osoby. Zdefiniowane są następujące grupy:

  • Czytelnik ma jedynie prawo do czytania witryny. To oznacza, że członek tej grupy może oglądać wszystkie elementy listy i czytać dokumenty, ale nie wolno mu dokonywać żadnych zmian w witrynie ani dokumentach.
  • Współpracownik (którym domyślnie jest każdy uczestnik), może dodawać zawartość do istniejących bibliotek dokumentów i list, usuwać elementy w razie potrzeby i tworzyć nowe podwitryny.
  • Projektant sieci Web może tworzyć nowe listy i biblioteki dokumentów oraz dostosowywać strony.
  • Administrator ma pełną władzę nad witryną i dlatego może określać uprawnienia, tworzyć i usuwać witryny oraz nadzorować wszystkie aspekty zarządzania witryną.

Jeśli chcemy obejrzeć lub zmodyfikować uprawnienia w którymkolwiek obszarze roboczym usługi SharePoint, klikamy przycisk Ustawienia witryny na górnym pasku menu i w części Administracja wybieramy łącze Zarządzaj użytkownikami.

Konfigurowanie alertów witryny SharePoint

W witrynie SharePoint możemy skonfigurować alerty dotyczące dokumentów i działań, aby otrzymywać powiadomienia, gdy nowe elementy zostaną dodane, zmodyfikowane, usunięte lub przedyskutowane. Mamy możliwość określić częstotliwość wysyłania alertów oraz raportów podsumowujących zmiany w bibliotece dokumentów. Jest to szczególnie przydatne, na przykład gdy pracujemy nad pilnym materiałem i musimy dokonywać wszystkich zmian przed upływem określonego terminu. Zamiast sprawdzać codziennie w witrynie, czy członek zespołu załadował swoją część dokumentu, możemy przypisać alert do biblioteki, aby automatycznie dostać powiadomienie pocztą elektroniczną, gdy zostanie do niej dodany plik. Wówczas nie musimy się martwić o naglący termin, gdyż SharePoint i Outlook zatroszczą się o to, abyśmy się nie spóźnili.

Po skonfigurowaniu alerty, w skrzynce odbiorczej pojawi się potwierdzenie, że cały proces został przeprowadzony pomyślnie. Tego typu wiadomości będziemy dostawać, gdy jakiś dokument zostanie dodany, usunięty, zaewidencjonowany lub przedyskutowany. Będzie ona zawsze zawierać dwa łącza, które pozwolą obejrzeć zmiany w witrynie lub przenieść się do na stronę zarządzania alertami, aby zmodyfikować ich parametry.

Podsumowanie

W artykule poznaliśmy możliwości technologii SharePoint oraz dowiedzieliśmy się jak bardzo usprawnia i upraszcza ona przepływ informacji pomiędzy członkami zespołu. Ukazane możliwości i narzędzia do pracy zespołowej i komunikacji, wbudowane w pakiet Office 2007, to zaledwie ułamek funkcjonalności, jaką niesie on ze sobą. Największym przejawem zwiększenia przez technologię SharePoint zakresu pracy zespołowej w pakiecie Office 2007 jest możliwość połączenia ludzi, pomysłowości i zasobów w nowy sposób, podnoszący efektowność i skuteczność pracy oraz ułatwiający współpracę.

Zobacz również

Komentarze

A po PL się nie da?
Czytelnik, 24 października 2008, 12:45

Dodaj swój komentarz

Zasady publikacji komentarzyZasady publikacji komentarzy

Redakcja CentrumXP.pl nie odpowiada za treść komentarzy publikowanych na stronach Portalu
i zastrzega sobie prawo do usuwania wypowiedzi, które:

  • zawierają słowa wulgarne, obraźliwe, prowokujące i inne naruszające dobre obyczaje;
  • są jedynie próbami reklamowania stron internetowych (spamowanie poprzez umieszczanie linków);
  • przyczyniają się do złamania prawa bądź warunków licencyjnych oprogramowania (cracki, seriale, torrenty itp.);
  • zawierają dane osobowe, teleadresowe, adresy mailowe lub numery GG;
  • merytorycznie nie wnoszą nic do dyskusji lub nie mają związku z tematem komentowanego newsa, artykułu bądź pliku.