W Microsoft Office 2007 zostały wprowadzone nowe formaty zapisu plików. Zostały one oparte na eXtensible Markup Language (XML), który jest otwartą specyfikacją. Jakie korzyści więc wynikają z tego faktu?

Rozmiary plików wynikowych zostały ewidentnie zmniejszone, z czego korzyść, dla użytkowników, jest oczywista. Poniższe zdjęcie przedstawia dwa takie same dokumenty, zapisane jednakże w różnych formatach. Łatwo możemy zauważyć i porównać rozmiar plików wynikowych.

Znacznie zostało zwiększone bezpieczeństwo, poprzez oddzielenie do osobnej części pliku kodu osadzonego. Struktura jest modułowa, co pozwala na usprawnione odzyskiwanie uszkodzonych części, a także wpływa na integrację. Microsoft zachował jednakże kompatybilność wsteczną ze starszymi wersjami pakietu Office, nadal możemy dokonywać zapisu plików w znanych już formatach, a także je odczytywać.

Struktura plików

Struktura nowych plików składa się z pięciu części. Początkowa część określa format, następna XML-owa zawiera pliki i foldery zawierająca dane XML. Na komponenty nie-XML-owe składają się części nie będące plikami XML, na przykład obrazki. Elementy relacji łączą pozostałe dane poprzez pliki XML, pozwalają na ustalenie relacji między składnikami. natomiast pakiet ZIP pozwala na połączenie wszystkich części w jeden plik i zmniejszenie jego objętości. Załóżmy, że mamy taką sytuację. Musimy zmienić logo naszej firmy, które jest standardowo dołączone do wszystkich dokumentów. W starszych wersjach Office musielibyśmy robić to ręcznie w każdym z plików, co oczywiście przy założeniu, że posiadamy bardzo dużą ilość projektów, trwałoby w nieskończoność. Natomiast w Office 2007, dzięki nowej strukturze plików, wykonamy to w pełni automatycznie. Zadanie sprowadza się jedynie do podmienienia jednego obrazka na nowy. Możemy proces ten w pełni zautomatyzować, pisząc skrypt, który to pozwoli nam na zmianę naraz we wszystkich dokumentach. Oczywiście zaoszczędzony w ten sposób czas przekłada się na lepszą efektywność dostępnych środków. Poniżej znajduje się zdjęcie przedstawiające składniki tworzące plik wynikowy dokumentów zapisanych w XML.

Nowe rozszerzenia

Wraz z nowymi formatami plików powstały ich nowe rozszerzenia. Nazwy zostały zapożyczone ze starszych modułów. Dodano do nich jednakże literę na końcu. Ich omówienie znajduje się poniżej.

Kompatybilność wsteczna

Wprowadzając nowe formaty w Office 2007, programiści dodali także możliwość odczytu ich w starszych wersjach pakietu poprzez udostępnienie Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats, który możemy pobrać z stąd. Dodatek nie pozwala jednakże na edycję nowych plików. Także nowy Office pozwala na odczyt i zapis starszych formatów. Gdy otworzymy plik, na przykład z Word 2003, to pakiet przestawi się automatycznie w schemat pracy kompatybilnej, tak zwany [Tryb zgodności].