Wykorzystanie wykresów

Wykorzystanie wykresów

Autor: Radosław Jończyk

Opublikowano: 10/27/2006, 12:00 AM

Liczba odsłon: 16442

Kiedy chcemy, w sposób przejrzysty i estetyczny, zestawić ze sobą dużą ilość danych liczbowych, to powinniśmy posłużyć się wykresem. Wykres, to obrazowe odwzorowanie pewnych zależności lub też pewnej reprezentacji liczb. Możemy na przykład pokazać jak zmieniała się sprzedaż w naszej firmie na przestrzeni całego roku.

Microsoft Office Word 2003 wyposażony jest w bardzo przydatny program - Microsoft Graph - dzięki któremu możemy w prosty sposób wstawiać i edytować wykresy bezpośrednio w dokumencie.

Wstawianie wykresu

Aby wstawić wykres, należy z menu Wstaw kliknąć pozycje Obraz a tam wybrać polecenie Wykres... Bądź też korzystając z modułu Microsoft Graph (umieszczonego w standardowym pasku pasku narzędzi), wstawić przykładowy Wykres i Arkusz danych.
Arkusz danych
- ma formę tabeli, zawiera dane umieszczone w wierszach i kolumnach. Wykres natomiast odzwierciedla to co jest zawarte w tym arkuszu.
W celu wpisania danych do komórki należy ją po prostu kliknąć i już możemy w niej pisać. Informacje w tabeli możemy w bardzo łatwy sposób zaznaczać: jeśli klikniemy nagłówek kolumny (szary obszar na górze kolumny) to zostanie ona w całości zaznaczona, podobnie kliknięcie nagłówka wiersza (szary obszar na lewo od danego wiersza) spowoduje jego zaznaczenie. Aby zaznaczyć cały arkusz, należy kliknąć przycisk (szara komórka) znajdujący się w lewym górnym rogu. Tabela danych przypomina arkusz kalkulacyjny programu Microsoft Excel.

Na obrazku powyżej widać dokument Word'a ze wstawionym przykładowym wykresem i arkuszem danych. W czerwonej ramce zaznaczono pasek narzędzi modułu Microsoft Graph.
Do poruszania się po arkuszu danych używamy klawiszy:

  • [ Enter ] - aby przejść do następnej komórki znajdującej się w tej samej kolumnie w kolejnym wierszu
  • [ Shift + Enter ] - aby przejść do komórki w tej samej kolumnie lecz o jeden wiersz wyżej
  • [ Tab ] - aby przejść do następnej komórki, w tym samym wierszu w kolejnej kolumnie
  • [ Shift + Tab ] - aby przejść do komórki, w tym samym wierszu lecz do poprzedniej kolumny
  • [ ← ↑ → ↓ ] - możemy się posłużyć również strzałkami aby się poruszać we wszystkich kierunkach

Może się zdarzyć tak, że pasek narzędzi modułu Graph będzie niewidoczny, aby to zmienić należy kliknąć Opcje paska narzędzi i z menu wybrać Pokaż paski w dwóch rzędach.

Na obrazku widać podświetlone na pomarańczowo Opcje paska narzędzi i rozwinięte menu, należy wybrać pole (również podświetlone na pomarańczowo): Pokaż przyciski w dwóch rzędach.

Modyfikowanie wyglądu wykresu

Wykres w programie Word 2003 możemy dowolnie modyfikować, możemy na przykład wybrać jego typ. Najczęściej spotykane to: słupkowy, kołowy, kolumnowy czy liniowy. Wybór wykresu zależy od użytkownika i od tego jakie zależności dany wykres ma przedstawiać. Każdy z typów ma wersję dwu- lub trójwymiarową, aby zmienić typ lub widok, należy kliknąć na obszar wykresu prawym przyciskiem myszy i wybrać pozycje Otwórz. Wykres wraz z arkuszem danych pojawi się nam w nowym oknie, dzięki któremu będziemy mogli nim zarządzać. Następnie, po wybraniu z menu Wykres, pola Typ wykresu... możemy zmienić nasz wykres na przykład z kolumnowego na liniowy, jeżeli wybierzemy pozycje Opcje wykresu... pojawi się nam okno z kilkoma kartami. Wówczas będziemy w stanie zmienić na przykład tytuł wykresu, podpisać osie, dodawać linie siatki czy zmienić położenie legendy. Po kliknięciu pola Widok 3-W nasz wykres zostanie zmieniony z dwuwymiarowego na trójwymiarowy, bądź odwrotnie. Ponadto, kiedy już mamy otwarty wykres w nowym oknie to możemy formatować jego poszczególne elementy. I tak na przykład, klikając prawym przyciskiem myszy na linie siatki, pojawi się nam okno z przyciskiem Formatuj linie siatki... Możemy formatować elementy, takie jak serie danych, osie X i Y czy tło danego wykresu. Aby dokonać formatowania dowolnego elementu należy na niego kliknąć prawym przyciskiem myszy i z okna dialogowego wybrać Formatuj...


Modyfikowanie:

  • Rozmieszczenie wykresu na stronie: możemy tego dokonać na przykład klikając na wykres i przesuwając go w dowolne miejsce, bądź też wybrać z menu kontekstowego (które to pojawia się po kliknięciu na wykres prawym przyciskiem myszy) polecenia Formatuj obiekt, następnie w tym oknie w karcie Układ wybieramy ikonę Ramka. Tam możemy wybrać miejsce gdzie nasz wykres ma być umieszczony.

Na obrazku widać zaznaczoną ikonę Ramka, ponadto wykres zostanie wyrównany w poziomie do prawego akapitu.

  • Typ wykresu: wyboru typu wykresu możemy dokonać ze standardowego paska zadań

Widzimy że został wybrany wykres typu liniowego, który świetnie nadaje się do pokazania wartości zmieniających się w czasie.

  • Zmiana koloru tła wykresu: wystarczy dwukrotnie kliknąć na obszar kreślenia (szary prostokąt wykresu), wówczas pojawi nam się okno z paletą kolorów.

Opcje zmiany koloru możemy również znaleźć w standardowym pasku zadań.

  • Formatowanie serii danych: podobnie jak w przypadku zmiany koloru tła, wystarczy dwukrotnie kliknąć serię, którą chcemy sformatować. Pojawi się okno z możliwością wyboru desenia, grubości linii, itp.

Opcje formatowania serii danych możemy znaleźć również w standardowym pasku zadań.

  • Opcje wykresu: dzięki temu oknu możemy modyfikować inne elementy wykresu takie jak: Osie, Linie siatki czy Etykiety danych. W celu uruchomienia tego okna należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na obszar wykresu i wybrać pozycję Opcje wykres...

Na rysunku widać otwartą kartę Linie siatki z zaznaczoną pozycją Główne linie siatki, po jej odznaczeniu linie te znikną. Możemy również skorzystać z innych kart i tam dowolnie modyfikować elementy wykresu. I tak na przykład, po przejściu na kartę Tytuł w polu Tytuł wykresu możemy wpisać dowolną nazwę dla naszego wykresu. Karta Legenda pozwala w wybranym przez nas miejscu umieścić legendę, bądź też możemy zaniechać pokazywania jej.

  • W obszar naszego wykresu możemy wstawić dowolny tekst. W tym celu należy z paska narzędzi Rysowanie wybrać pozycję Pole tekstowe. Wówczas pojawi się nam pole które należy przeciągnąć w miejsce, w którym ma być umieszczony dany tekst a następnie wpisać go.

Na rysunku widać dwa obszary zakreślone czerwonymi ramkami, ta u dołu wskazuje opcje Pole tekstowe na pasku Rysowanie. Ramka powyżej pokazuje miejsce gdzie dany tekst został wpisany. Funkcja ta pozwala na dodanie dowolnego komentarza w obszarze wykresu, na rysunku ponadto możemy dostrzec strzałkę, która to wskazuje na konkretny element. Można ją dodać również z paska Rysowanie, jest to trzecia ikona na lewo od opcji Pole tekstowe. Na rysunku poniżej zaznaczona w czerwonej ramce.

Importowanie danych do wykresu

Microsoft Word 2003 ma pewną ogromną zaletę, mianowicie pozwala na importowanie danych do wykresu z innego źródła. Na przykład z arkusza kalkulacyjnego Excela, z bazy danych Accessa czy po porostu pozwala wkleić dane z tabeli Worda. Aby zaimportować dane z Excela należy zaznaczyć w arkuszu obszar komórek w miejsce których mają być wklejone dane, następnie z menu Edycja, wybrać pole Importuj plik... Pojawi się okno które pozwoli nam na wybór odpowiedniego pliku. Kiedy go już wybierzemy kolejne okno dialogowe Opcje importu danych zapyta nas o arkusz który chcemy importować, jeżeli nie chcemy importować go w całości, to należy podać zakres komórek, które mają być przeniesione. Odznaczenie pola wyboru Zastąp istniejące komórki spowoduje, że zaimportowane dane nie zastąpią istniejących. Żeby wkleić dane z tabeli Worda, należy zaznaczyć odpowiedni obszar tabeli a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać pozycje Kopiuj. Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniej komórki w arkuszu od której ma się zaczynać zakres skopiowanych danych, ostatecznie po kliknięciu przycisku Wklej (znajdującego się na standardowym pasku) nasze dane zostaną wprowadzone. W ten sam sposób możemy postąpić w przypadku kopiowania danych z arkusza kalkulacyjnego Excela czy bazy danych Accessa.
Aby zaimportować plik należy najpierw edytować Arkusz danych i wybrać komórkę od której mają się zaczynać wprowadzane przez nas dane. Następnie klikamy ikonę Importuj plik, znajdującą się na standardowym pasku narzędzi (rysunek poniżej).

Kolejnym etapem będzie pojawienie się okna dialogowego pozwalającego na wybór pliku, z którego to będą zaimportowane dane. Na rysunku poniżej widać to właśnie okno i zaznaczony plik.

Po kliknięciu przycisku Otwórz ukaże się nam kolejne funkcjonalne okno dialogowe, które pozwoli na wybór zakresu danych zawartych w pliku Zeszyt2.xls.

Poniżej słowa Importuj mamy możliwość wyboru jednej z dwóch opcji: Cały arkusz lub Zakres. Jeżeli klikniemy przycisk OK, a pole Cały arkusz będzie zaznaczone to wszystkie dane znajdujące się w Arkuszu1 zostaną zaimportowane. Natomiast, w przypadku gdy zaznaczymy pole Zakres, należy podać jeszcze zakres danych które mają być zaimportowane z danego arkusza.

Na rysunku powyżej widać, że dane będą zaimportowane z Arkusza1, ale nie wszystkie, Pobierzemy informacje tylko te, które określone są obszarem A1:B5. Przypomnijmy, iż duża litera oznacza kolumnę, a cyfra wiersz. Zatem A1 mówi nam o tym, że jest to komórka w kolumnie A (pierwsza kolumna) w wierszu pierwszym.
Na obu rysunkach widoczne jest jeszcze jedno zaznaczone pole: Zastąp istniejące komórki. Oznacza to, że po zaimportowaniu pliku poprzednio wprowadzone dane zostaną zastąpione nowymi. Możemy pole to odznaczyć, wówczas dane nie będą zastępowane.