Wstawianie tabel

Wstawianie tabel

Autor: Radosław Jończyk

Opublikowano: 10/27/2006, 12:00 AM

Liczba odsłon: 17364

Czasem informacje, które zapisujemy w dokumencie, stają się bardziej przejrzyste, gdy umieścimy je w tabeli. Word umożliwia tworzenie tabel oraz zamianę tekstu na tabelę, której wygląd możemy w dowolny sposób zmieniać. Oprócz tego mamy możliwość sortowania list względem wybranego przez nas klucza. Co więcej, program może ułatwić nam zadanie, wykonując za nas pewnie obliczenia.

Aby wstawić nowa tabelę do dokumentu wybieramy z menu głównego Tabela, następnie Wstaw, Tabela. Pojawi się okno dialogowe Wstaw tabelę. W sekcji Rozmiar tabeli zaznaczamy liczbę kolumn i wierszy. Klikamy odpowiednie pole i wpisujemy liczbę. Zamiast wczytywania z klawiatury możemy użyć strzałek, które znajdują się obok pola. W tym celu przytrzymujemy strzałkę tak długo, aż pojawi się interesująca nas wartość. Następnie przechodzimy do sekcji Zachowanie autodopasowania, aby określić szerokość kolumn. Zaznaczamy Stała szerokość kolumn i w polu obok wybieramy szerokość w taki sam sposób, jak określaliśmy rozmiar tabeli. Jeśli zaznaczymy Auto, szerokość kolumn zostanie dopasowana automatycznie do szerokości strony.

Po tabeli poruszamy się wstawiając kursor w odpowiednie miejsce lub używając klawisza [Tab]. Gdy jesteśmy w prawej kolumnie ostatniego wiersza naciśnięcie [Tab] spowoduje utworzenie nowego wiersza, takiego samego jak ostatni. Jeśli chcemy z kilku komórek zrobić jedną zaznaczamy je lewym przyciskiem myszy i z menu Tabela wybieramy Scal komórki. Innym sposobem zaznaczania kilku komórek jest ustawienie kursora w jednej z nich, a następnie trzymając wciśnięty klawisz Shift naciskanie klawiszy strzałek.

Tuż poniżej przycisku Scal komórki znajduje się pole Podziel komórki, jeśli je wybierzemy otworzy się okno dialogowe, które pozwala podzielić zaznaczone komórki. Możemy w nim zaznaczyć opcje Scal komórki przed podziałem, wtedy zastaną scalone w jedną dużą komórkę, którą następnie podzielimy. Jeśli nie zaznaczamy tej opcji, każda komórka zostanie podzielona osobno. Są tu jednak pewne ograniczenia: liczba kolumn w całej tabeli nie może przekroczyć 63. Nie możemy także podzielić jednej komórki na wiersze (chyba, że została wcześniej scalona z komórką z tej samej kolumny).

Nie zawsze możemy zaplanować, z ilu komórek ma się składać nasza tabela, czasem będziemy musieli dodać albo usunąć wiersz lub kolumnę. Aby skasować cześć tabeli wybieramy z menu Tabela pozycję Usuń, a następnie Wiersz, Kolumnę lub Komórki. Jeśli wybierzemy Komórki, pokaże się okno dialogowe Usuń komórki, w którym możemy wybrać następujące opcje:

  • Przesuń komórki w lewo - usuwa komórkę, a następnie przesuwa w lewo wszystkie komórki na prawo od usuniętej

  • Przesuń komórki do góry - usuwa komórki, a następnie przesuwa w górę wszystkie komórki znajdujące się pod usuniętymi

  • Usuń cały wiersz - usuwa cały wiersz (tak samo jak po wyborze Tabela, Usuń, Wiersze)

  • Usuń całą kolumnę - usuwa całą kolumnę (tak samo jak gdybyśmy wybrali Tabela, Usuń, Kolumny)

Jeśli okaże się, że nasza tabela jest za mała, zaznaczamy komórkę i wybieramy Tabela, Wstaw, a następnie klikamy odpowiednią opcję:

  • Kolumny w lewo - dostawia kolumny na lewo od tych, które zaznaczyliśmy;

  • Kolumny do prawej - działa, tak jak poprzedni przycisk, z tym że dostawia kolumny na prawo od zaznaczonych;

  • Wiersze powyżej - dostawia nowe wiersze powyżej tych, które zaznaczyliśmy;

  • Wiersze poniżej - dostawia nowe wiersze poniżej tych, które zaznaczyliśmy;

  • Komórki - otwiera okno dialogowe Wstawienie komórek.

Za każdy razem dostawiamy tyle wierszy lub kolumn, ile zaznaczyliśmy. Jeśli chcemy dostawić tylko jedną kolumnę lub jeden wiersz wystarczy, że ustawimy kursor w komórce, którą chcemy zaznaczyć i wybierzemy odpowiednią opcję z menu Tabela Wstaw. Okno dialogowe Wstawianie komórek pozwala dodawać nowe komórki. Gdy zaznaczymy Przesuń komórki w prawo powstanie nowa komórka na lewo od tej, gdzie jest kursor, komórki leżące w tym wierszu na lewo od niej pozostaną na swoich miejscach, a pozostałe zostaną przesunięte w prawo. Przy pomocy tego okna możemy także wstawić nowy wiersz lub kolumnę wybierając opcję Wstaw cały wiersz lub Wstaw całą kolumnę.

Jeśli mamy tekst, którego elementy oddzielone są tabulatorami, średnikami lub innymi znakami, możemy zamienić go w tabelę. W tym celu zaznaczamy tekst i z paska zadań wybieramy Tabela, Konwertuj, Przekształć tekst na tabelę. W oknie dialogowym, które się pojawi, zaznaczamy ilość kolumn. Na tym etapie nie mamy możliwości wyboru liczby wierszy, ponieważ jest ona ustawiana automatycznie. W sekcji Zachowanie autodopasowania określamy szerokość kolumn w taki sam sposób, jak w oknie dialogowym Wstaw tabelę. Na końcu wybieramy separator, jakiego użyliśmy w tekście.

Jeśli chcemy posortować wiersze tabeli, zaznaczamy ją i klikamy Tabela, Sortuj. Na dole okna dialogowego Sortowanie w sekcji Lista zaznaczamy, czy w tabeli znajduje się wiersz nagłówka, który powinien być na początku tabeli. Następnie rozwijamy pole Sortuj według i wybieramy kolumnę, według której sortujemy tabelę i w polu Typ zaznaczamy Numeryczny, Tekstowy lub Data.

Word daje możliwość zmiany wyglądu tabeli. Jeśli chcemy zmienić rozmiar całej tabeli najeżdżamy kursorem myszy na kwadracik w prawym dolnym rogu tabeli, przytrzymujemy go i przeciągamy go. Aby przenieść tabelą w inne miejsce, przeciągamy kwadrat w lewym górnym rogu tabeli lub zaznaczamy całą tabelę i klikamy na nią prawym przyciskiem myszy, wybieramy Wytnij, następnie wklejamy ją w dowolne miejsce dokumentu. Możemy także dokładnie określić szerokość kolumn i wysokość wierszy - wybieramy z menu Tabela Właściwości tabeli i oknie dialogowym, które się pokaże, w zakładce Tabela w polu Wyrównanie wybieramy rozmieszczenie tabeli na stronie. W sekcji Rozmiar możemy zaznaczyć Preferowaną szerokość tabeli.

W zakładce Wiersz w sekcji Rozmiar określamy wysokość wierszy i w polu wysokość wiersza wybieramy dokładność: Co najmniej lub Dokładnie. Jeśli wybierzemy drugą opcję, wysokość wiersza pozostanie niezmieniona, nawet, gdy tekst nie będzie mieścił się w komórce. Możemy osobno określić wysokość każdego wiersza, wtedy posługujemy się klawiszami Poprzedni wiersz i Następny wiersz. W sekcji Opcje zezwalamy lub nie na dzielenie wierszy między strony dokumentu. Czasem wygodniej jest, gdy na początku każdej strony widzimy wiersz nagłówka - to również zaznaczamy w Opcjach.

Pole Rozmiar na zakładce Kolumna pozwala określać szerokość kolumn mierzoną w centymetrach lub procentach wysokości całej tabeli.

Na zakładce Komórka okna dialogowego Właściwości tabeli zmieniamy szerokość komórek w taki sam sposób, jak postępujemy w kolumnami w karcie Kolumna. W sekcji wyrównanie w pionie klikamy na odpowiednią ikonę: Góra, Wyśrodkuj lub Dół, określając, jak powinien być rozmieszczony tekst w komórce. Dodatkowo możemy kliknąć przycisk Opcje w prawym dolnym rogu okna, aby otworzyć okienko dialogowe Opcje komórek. Zaznaczamy w nim marginesy komórek.

Żeby zmienić styl tabeli wybieramy Tabela, Autoformatowanie. Pokaże się okno dialogowe Autoformatowanie tabeli, w którym w polu Style tabeli wybieramy interesujący nas styl. Jeżeli chcemy utworzyć własny styl klikamy przycisk Nowy w oknie Autoformatowanie tabeli. Pokaże się okno dialogowe Nowy styl.

W sekcji Właściwości okna Nowy styl wpisujemy nazwę stylu i określamy na podstawie jakiego stylu ma być utworzony nowy. Rozwijamy pole Zastosuj formatowanie do i wybieramy, którą część tabeli chcemy zmienić. Poniżej znajduje się rząd pól, które służą do formatowania tekstu w tabeli: wybieramy czcionkę, jej rozmiar, pogrubienie, podkreślenie lub kursywę. Ostatni przycisk w tym rzędzie zmienia kolor tekstu, naciskamy kursorem myszki strzałkę po prawej stronie przycisku, rozwijając w ten sposób standardową paletę, z której wybieramy kolor lub klikamy ten przycisk, wtedy tekst przybierze taki kolor, jakim podkreślona jest litera A. Rozwijając pierwsze pole od lewej w dolnym rzędzie określamy rodzaj obramowania, po prawej stronie od niego określamy szerokość ramki. Następnie klikamy strzałkę przy przycisku i rozwijamy w ten sposób pole, z którego wybieramy, które krawędzie chcemy obramować. Jeśli ponownie klikniemy przycisk, obramowanie zostanie cofnięte. Tuż po prawej stronie tego przycisku, znajduje się kontrolka, za pomocą której nadajemy kolor komórce. Działa ona w taki sam sposób jak przycisk zmieniający kolor tekstu. Rozwijając skrajne prawe pole wybieramy rozmieszczenie tekstu w komórce. W poniższym przykładzie najpierw w nagłówku pogrubiliśmy tekst oraz zmieniliśmy jego kolor na czerwony. Dodatkowo zastosowaliśmy szare tło oraz podwójne obramowanie komórek. Następnie w lewej kolumnie zmieniliśmy kolor oraz również dostosowaliśmy podwójne linie dookoła komórek.

Na elementach tabeli możemy wykonywać proste operacje matematyczne. Służy do tego okno dialogowe Formuła, które wybieramy z menu Tabela. W polu Formuła wpisujemy funkcję, którą możemy wybrać rozwijając pole Wklej funkcję. Pole Format liczby określa w jakiej postaci na być zapisany wynik (np. 0 zł, 0%, 0,00% itp.). Można także wkleić gotową tabelę z arkusza kalkulacyjnego programu Excel. W tym celu zaznaczamy tabelę z programu Excel, kopiujemy ją (wybierając z menu głównego Edycja, Kopiuj lub przy pomocy skrótu klawiszowego Ctrl+C) i wklejamy do Worda (tu także można użyć skrótu Ctrl+V).

Niestety, gdy zmienimy jedną z komórek zawierającą składową funkcji, zawartość komórki, w której była zapisana funkcja nie będzie zaktualizowana, dlatego musimy ponownie zdefiniować funkcję. Jeśli chcemy, aby program automatycznie dokonywał potrzebnych zmian w komórkach zawierających formuły, powinniśmy wstawić arkusz kalkulacyjny. Z menu Wstaw wybieramy Obiekt i w oknie dialogowym Obiekt, które się pokaże, w zakładce Utwórz nowy wybieramy Arkusz Programu Excel. Formuły wpisujemy podając po znaku równości działanie. Używamy znaków +, -, *, /; jako argumenty podajemy nazwy komórek np. gdy mnożymy zawartości komórek B1 i C2, wpisujemy =B1*C2. Gdy skończymy naciskamy lewym klawiszem myszki w dowolne miejsce poza arkuszem. Jeśli będziemy chcieli zmienić coś w obiekcie, klikamy na niego myszą.

Czasem tekst jest bardziej czytelny, gdy napiszemy go w kolumnach. Z menu Format wybieramy Kolumny. Pokaże się okno dialogowe Kolumny. W pole Liczba kolumn wpisujemy, na ile kolumn ma zostać podzielony nasz tekst. Następnie w sekcji Szerokość i odstęp zaznaczamy (lub nie) opcję Jednakowa szerokość kolumn i określamy szerokości i odstępy między kolumnami. Podgląd w prawym dolnym rogu okna pozwala nam zobaczyć, jak będzie wyglądał tekst po wstawieniu kolumn.

Word pozwala bardzo elastycznie zarządzać tekstem. Możemy używać do tego tabel, kolumn oraz innych elementów programu. Warto zdobyć wiedzę jak wstawiać wymienione obiekty, ponieważ dzięki nim nasz dokument stanie się o wiele bardziej atrakcyjny wizualnie.