Test Microsoft Publisher 2007 beta 2

Dla każdej nowo powstającej firmy bardzo ważnym elementem jest przygotowanie odpowiednich materiałów marketingowych, wizytówek, broszur informacyjnych, katalogów lub zaprojektowanie logo. W tym celu możemy dać zlecenie odpowiedniej agencji lub zatrudnić profesjonalnego grafika. Jednakże z reguły, wiąże się to z ogromnymi kosztami. Wtedy bardzo dobrą alternatywą może okazać się Microsoft Publisher. Z jego pomocą, najmniejszym nakładem pracy, będziemy mogli to zrobić sami.

Wielu użytkowników swoja przygodę z pakietem Microsoft Office ogranicza do poznania podstawowych aplikacji wchodzących w jego skład tj. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny czy program służący do tworzenia prezentacji. Czasami warto poświęcić trochę uwagi na inne elementy wchodzące w skład tej rodziny programów. Mogą się okazać bardzo pomocnymi narzędziami w domu, pracy czy firmie. Jednym z nich jest Publisher. Niedługo pojawi się finalna, już dziewiąta wersja tego programu. Tymczasem przyjrzyjmy się obecnie dostępnej edycji beta 2.

Microsoft Publisher 2007, jak sama nazwa na to wskazuje, służy do tworzenia wysokiej jakości publikacji elektronicznych, a także tych przygotowywanych do druku. Za pomocą tego programu możemy bez problemu przygotować proste publikacje, materiały marketingowe, jak i zarówno mocno rozbudowane broszury, katalogi informacyjne czy nieskomplikowane gazetki. Aplikacja ta upraszcza nam także proces dystrybucji drogą elektroniczną przygotowanych przez nas materiałów.

Wymagania jakie musi spełniać komputer, aby swobodnie korzystać z tego programu są takie same jak dla całego pakietu Office 2007. Szczegółowe informacje na ten temat, a także te związane z instalacją aplikacji możemy znaleźć na stronach tego serwisu. Jeżeli wszystko przebiegło pomyślnie możemy rozpocząć pracę. Zaraz po pierwszym uruchomieniu wielu użytkowników, którzy polubili już nowy interfejs może się rozczarować. W tej wersji Publisher'a został zachowany tradycyjny, belkowy, układ menu. Zajmijmy się teraz na funkcjonalnością tego programu.

Po uruchomieniu aplikacji ukazuje się przed nami bardzo prosty i krótki kreator, który ma za zadanie pomóc stworzyć potrzebny dokument. Na samym początku wybieramy rodzaj publikacji. Jest ich sporo do wyboru. Każda z nich charakteryzuje się typowymi dla nich właściwościami tj. rozmiar papieru, ilość stron, układ tekstu i grafiki. Jeżeli nie znajdziemy satysfakcjonującego nas formatu publikacji to możemy zacząć pracę od pustej strony. W tym celu wybieramy Blank Page Sizes. Mamy tu do wyboru dziesiątki standardowych układów stron typowych dla odpowiedniej publikacji.
Wybierając Import Word Documents możemy w bardzo prosty sposób wzbogacić tekst zapisany w formacie Worda o ciekawe i ładnie wyglądające nagłówki, stopki lub obramowania. Innym przykładem może być Postcards. Klikając na zakładkę lub ikonę o takiej nazwie dostaniemy do wyboru wiele interesujących papeterii pocztówek. Pocztówki, jak i pozostałe formy są pogrupowane w taki sposób, aby dostosować ich wygląd do przeznaczenia. W przypadku gdy nie znajdziemy odpowiedniej dla nas, możemy poszukać w bazach dostępnych online poprzez kliknięcie na Microsoft Office Online Templates (na razie nie jest ich tam dużo, ale miejmy nadzieję, że do powstania finalnej wersji aplikacji pojawi się ich więcej). Jeżeli zdecydujemy się na odpowiednią pocztówkę, już na tym etapie możemy zmienić kilka jej podstawowych właściwości. Służą do tego zakładki znajdujące się po prawej stronie. W Customize zmienimy schematy kolorów i czcionek, a także dodamy informacje biznesowe (Buisiness Information). Są to dane firmy wysyłającej publikacje - nadawcy (nazwa, adres, telefon, logo). Warto je na samym początku uzupełnić - przyspieszy nam to nam w przyszłości pracę nad publikacjami. W Options zmieniamy opcje charakterystyczne dla każdego typu dokumentu (rozmiar strony, układ itp.). Jeśli wszystko już ustaliliśmy nie pozostaje nam nic innego jak kliknąć na Create. Po chwili przejdziemy do właściwego okna roboczego.

Na samym początku zauważamy to co już wcześniej zostało napisane. Belkowy, tradycyjny układ menu z małą, ale pewnie znaną już wielu użytkownikom różnicą. Polega ona na tym, że po lewej stronie obszaru roboczego znajduje się panel zadań (Task Pane) za pomocą którego mamy szybki dostęp do najczęściej używanych narzędzi. Domyślnie jest on ustawiony na Format Publication. Znajduje się tu kilka zakładek, za pomocą których zmienimy podstawowe opcje publikacji. Prawie wszystkie mogliśmy ustawić już na poziomie kreatora. Rozwijając listę zadań we wspomnianym Task Pane odkryjemy kilka ciekawych możliwości. Kilka z nich postaram się wymienić i krótko opisać.

Wartym uwagi jest Publisher Tasks. Zakładka ta zwiera grupę bardzo przydatnych linków, które początkującemu użytkownikowi z pewnością ułatwią pracę. Jeżeli chcemy coś konkretnego zrobić z dokumentem, a nie wiemy jak się do tego zabrać to warto skorzystać z tego paska. Znajdziemy tu pomoc jak zmienić wygląd publikacji oraz między innymi jak wysłać ją pocztą elektroniczną. Przygotowane linki skierują nas do odpowiedniej strony w pliku pomocy lub przejdziemy do kreatora, w którym krok po kroku zrobimy to co sobie ustaliliśmy.

Dla wielu bardzo przydatnym narzędziem może okazać się Design Checker. Jest to specyficzna wyszukiwarka. Przeszukuje ona stworzoną przez nas publikację pod kątem błędów, które mogą utrudnić prawidłowe publikowanie przygotowanych przez nas treści. Narzędzie to poinformuje nas między innymi o tym, że marginesy zostały źle ustawione lub o nieodpowiednim układzie zawartości. Ponadto w przypadku wykrycia nieprawidłowości pomoże nam je poprawić.

Istnieje wiele jeszcze dużo innych, mniej lub bardziej ciekawych opcji. Publisher oprócz tych ułatwiających edycję dokumentów posiada bardzo istotne dla tego typu programów. Po stworzeniu konkretnej treści musimy ją przedstawić lub wysłać do zainteresowanych osób. Testowana aplikacja posiada kilka interesujących możliwości publikowania przygotowanych informacji. Najbardziej spodobały mi się możliwości wysyłania korespondencji seryjnej. Mamy do wyboru kilka możliwości: Mail Merge (jeżeli wysyłamy takie same materiały do wielu osób za pośrednictwem poczty, możemy zautomatyzować proces adresowania dokumentów), E-mail Merge (ułatwi nam wysyłanie maili o takiej samej treści), Catalog Merge (ta opcja dzięki typowym mechanizmom stosowanym w korespondencji seryjnej, przyspieszy nam pracę nad przygotowaniem różnego rodzaju katalogów). Mamy do nich dostęp bezpośrednio z Task Pane, lub po wybraniu pozycji Tools z menu Mailings and Catalogs. To co najbardziej mi się w tym spodobało to bardzo prosta obsługa tych elementów. Cały czas mamy przed sobą pomocny schemat, podpowiadający jak stworzyć odpowiednie listy, a ponadto wszystko przebiega zgodnie z formułą "krok po kroku". Moim zdaniem każdy poradzi sobie z odpowiednim wykorzystaniem tego narzędzia.
Za pomocą testowanego programu możemy przekonwertować stworzone materiały do postaci stron sieci Web. Wystarczy kilka kliknięć i swoimi informacjami możemy się podzielić poprzez własną stronę internetową. Aby to zrobić wybieramy Publisher Tasks, Post to a Web site, Convert to a Web Publication. Następnie musimy odpowiedzieć na kilka pytań i po chwili możemy przystąpić do edycji strony. Oczywiście dostaniemy do pomocy odpowiedni do tego zestaw narzędzi. Wybierając z panelu Publisher Tasks, Preview zobaczymy efekty pracy w domyślnej przeglądarce. Natomiast opcja Publish to the Web, ułatwi nam umieszczenie strony w Internecie.

Powyżej zostały przedstawione wybrane funkcje i właściwości najnowszej odsłony Publisher'a. Zajmijmy się teraz pewnymi cechami obszaru roboczego. Tworzenie prostych publikacji dla wielu użytkowników ograniczy się do zmiany estetycznych i merytorycznych zawartości zaproponowanych przez twórców szablonów. Według mnie kilka z nich nie wygląda efektownie, ale ich różnorodność jest tak duża jak różnorodność gustów każdego z nas, dlatego każdy powinien znaleźć coś odpowiedniego dla siebie. Po wybraniu szablonu wystarczy zmienić treści nagłówków, a także pozostałych tekstów i natychmiast można przystąpić do drukowania lub wysyłania dokumentów drogą elektroniczną. Edytowanie publikacji jest bardzo proste. Wszystkie elementy mają właściwości podobne do Pola tekstowego (Text Box) wykorzystywanego m.in. Wordzie. Możemy w dowolny sposób zmieniać ich położenie oraz porządek (wszystkie tego typu opcje dostępne są po rozwinięciu zakładki Arrange z menu głównego). Zmiana właściwości każdego z nich polega na zaznaczeniu właściwego pola i kliknięciu prawym przyciskiem myszy lub wybraniu odpowiedniej opcji z menu. W przypadku zmiany pól danych, charakterystycznych dla każdego nadawcy tzw. Buisiness Information (nazwa firmy, adres, telefon itp.) po najechaniu na nie kursorem pojawi się znak informacyjny (litera "i" w kółku). Klikając na niego rozwinie się lista, która umożliwi nam edycję tych danych.
Gdy chcemy do publikacji dodać jakiś element klikamy w wybrane miejsce i dodajemy go poprzez kliknięcie na jego nazwę z zakładki Insert. Na uwagę zasługują tutaj obiekty Design Gallery Object. Pisząc ulotkę, broszurę lub ogłoszenie warto zajrzeć do tej galerii. Możemy znaleźć tu ciekawe elementy, które poprawią wygląd każdej publikacji.

Publisher 2007 beta 2 nie zmienił się tak bardzo w stosunku do poprzedniej wersji, jak inne aplikacje wchodzące w skład pakietu Office. Szkoda, że nie zastosowano tutaj nowego menu. Poprawiłoby to wygląd i usprawniło obsługę aplikacji Najważniejsza jest jednak funkcjonalność, a w tej kwestii twórcy programu wyszli naprzeciw wielu użytkownikom. Najbardziej powinni być z niej zadowoleni właściciele małych firm. Stosunkowo małym kosztem mogą przygotować materiały marketingowe i nie będą do tego potrzebować wykwalifikowanej osoby. Każdy kto wie jak korzystać z Worda poradzi sobie z przygotowaniem publikacji - wystarczy trochę cierpliwości i odrobinę zmysłu estetycznego. Ciekawe, czy zwykli użytkownicy, sporadycznie piszący tego typu publikacje z niego skorzystają. Wszystko będzie zapewne zależało od ceny wersji pakietu Office zawierającej testowane oprogramowanie.