Piotr jest przykładowym pracownikiem działu kadr w firmie średniej wielkości. Piotr i jego asystentka używają programu Publisher do różnych zadań – m.in. do tworzenia drukowanych i rozsyłanych pocztą elektroniczną biuletynów, ulotek, zaproszeń i broszur wykorzystywanych w wewnętrznej komunikacji firmowej – zarówno przy opracowywaniu rozliczeń dla pracowników, jak i przy okazji organizowania firmowych pikników.
Przed wdrożeniem programu Publisher
Budżet przedsiębiorstwa nie przewidywał wydatków na zatrudnienie zewnętrznej agencji do tworzenia firmowych biuletynów i broszur (informacje o wydarzeniach firmowych, świadczeniach, itp.), dlatego Piotr musiał korzystać z takich środków, jakie były pod ręką – najczęściej tworzył publikacje za pomocą edytora tekstu. Nie był jednak zadowolony z efektów swojej pracy, gdyż nie miał prawie żadnej kontroli nad układem i wyglądem sporządzanych przez siebie dokumentów. Wstawianie elementów graficznych w celu podkreślenia ważności informacji oznaczało konieczność zmagania się z niedoskonałościami programu do edycji dokumentów tekstowych; mimo iż w edytorach tekstowych dostępne są różne szablony, oprogramowanie to nie jest narzędziem zapewniającym łatwą i szybką pracę z grafiką. Piotr stwierdził, że marnuje tylko swój cenny czas próbując dopasować szablony do swoich potrzeb.
W dodatku Piotr chciał rozsyłać swoje biuletyny częściej – już nie co miesiąc, lecz co tydzień – jednak ich przygotowywanie zajmowało mu za dużo czasu. Ostatecznie Piotr stwierdził też, że jego firma rozwija się, zaś tworzone przez niego materiały zdają się być o krok w tyle za rozpoznawalnym i jasno określonym wizerunkiem firmy.
Po wdrożeniu programu Publisher
Działy zajmujące się marketingiem w średniej wielkości i w dużych firmach z reguły korzystają z usług zewnętrznych agencji, które projektują kompleksowe materiały przeznaczone dla konkretnej marki bądź firmy, jednak Piotr, pracując w dziale, który nie generuje zysku, nie ma porównywalnego do nich budżetu. Jednakże okazało się, że stać go na częściową współpracę z agencją – zajęła się ona przygotowywaniem zestawów szablonów dla publikacji, które Piotr często wykorzystywał (np. biuletyn poczty elektronicznej, niektóre ulotki i broszury), podczas gdy on na bieżąco uzupełniaj je i uaktualniał. Obecnie Piotr dodaje do szablonów logo i inne elementy graficzne swojej firmy, zaś jego asystentka samodzielnie uzupełnia treść publikacji, aby ograniczyć koszty tworzenia publikacji, a także aby w przyszłości uniknąć konieczności korzystania z usług zewnętrznych agencji. Samodzielne wypełnianie treścią gotowych szablonów daje możliwość tworzenia profesjonalnych materiałów mimo ograniczonego budżetu, a także może zwiększyć wydajność pracy dzięki prostocie samego procesu.
Uwaga Opisane tu firmy, organizacje, produkty, osoby i wydarzenia są fikcyjne i służą jedynie zilustrowaniu przykładów. Wszelkie podobieństwo do rzeczywistych nazw firm, organizacji, produktów, bądź też osób i wydarzeń jest niezamierzone.
341f31d.png)