Przegląd formatów Microsoft Office Open XML

Pyt. Gdzie mogę znaleźć więcej informacji o formatach Office XML i Microsoft Office 2007?
Odp. Najnowsze ogłoszenia dotyczące edycji Microsoft Office 2007 zawierające porównania, narzędzia deweloperskie oraz źródła publikowane są na stronie Przyszłość Microsoft Office.

Formatami XML w Office zajmuje się też szczegółowo Brian Jones, menedżer programowy i członek zespołu Microsoft Office od sześciu lat. W jego blogu można znaleźć sprawozdania z dyskusji, linki do źródeł deweloperskich i wgląd w procesy decyzyjne Office 2007.

Oprogramowanie Microsoft Office i formaty Office XML

Pyt. Które aplikacje wykorzystują nowe formaty plików?
Odp. Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel i Microsoft Office PowerPoint.

Pyt. Czy stare formaty .doc, .ppt, i .xls będą dostępne w kolejnych edycjach?
Odp. Tak. Istniejące już formaty będą dostępne w kolejnych edycjach produktów Microsoft Office.

Pyt. Czy nowe formaty Office XML znajdą się też w takich programach Microsoft Office 2003, jak InfoPath, Access, Project, OneNote, Publisher, FrontPage, Visio i Outlook?
Odp. Formaty będą początkowo wykorzystywane przez Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel i Microsoft Office PowerPoint, co oczywiście nie wyklucza stosowania ich w kolejnych aplikacjach w przyszłości. Zdecydowaliśmy się na wprowadzenie ich do programów Word, Excel i PowerPoint, gdyż ponad 50% deweloperów biorących udział w programie Microsoft Office 2003 Reference Schema wykorzystuje w swojej pracy schematy referencyjne Word i Excel. PowerPoint został dodany do tego zbioru na życzenie użytkowników.

InfoPath korzysta obecnie z narodowych formatów XML, zwanych XSN. Microsoft pracuje nad możliwościami wdrożenia nowego formatu w innych technologiach Microsoft Office System, takich jak Visio, Access, Project, OneNote, Publisher, FrontPage i Outlook.

Pyt. Czy Microsoft po raz pierwszy wykorzystuje format XML?
Odp. Nie. Pomimo faktu, iż wprowadzenie formatów Office XML oznacza wdrożenie ich jako domyślnych w Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel i Microsoft Office PowerPoint, jest to kolejny krok w ewolucji strategii Office XML Microsoft. Firma wprowadziła XML do Office 2000 jako część formatu HTML w celu określenia pewnych cech nieobecnych wówczas w standardzie HTML, takich jak metadane i grafika wektorowa. Microsoft Office Excel 2002 zawierał opcjonalny format plików znany pod nazwą SpreadsheetML, a Microsoft Office 2003 opcję formatowania WordprocessingML. Wdrożenie edycji Microsoft Office 2003 było kolejnym krokiem naprzód dzięki wprowadzeniu nowych formatów opartych na XML. Wszystkie formaty XML zawarte w poprzednich edycjach Microsoft Office będą dostępne w Microsoft Office 12.

Pyt. Czy w Microsoft Office znajdzie się konwerter XML na potrzeby użytkowników starszych wersji oprogramowania?
Odp. Tak. Microsoft opracuje konwertery dla Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP i Microsoft Office 2003, by umożliwić użytkownikom starszych wersji Microsoft Office otwieranie plików przy pomocy nowych formatów.

Pyt. Czy konwerter będzie czytać/tłumaczyć/stosować zarządzanie prawami do informacji (IRM)?
Odp. Projektowane przez nas konwertery będą czytać, honorować i stosować ochronę dokumentów IRM. Dokument znajdujący się pod taką ochroną pozostanie bezpieczny bez względu na to, czy odbiorca korzysta z Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2003 czy też wcześniejszych wersji.

Pyt. Dlaczego nie utrzymano starych formatów jako domyślnych?
Odp. Wyłącznie w celu ograniczenia rozmiarów plików oraz natychmiastowego umożliwienia korzystania z funkcji szybkiego odzyskiwania uszkodzonych plików. Formaty Office XML umożliwiają szybkie tworzenie dokumentów na bazie danych pochodzących z różnych źródeł, poszukiwanie informacji i powtórne wykorzystywanie informacji.

Pyt. Czy użytkownicy starszych edycji Microsoft Office będą mogli korzystać z nowego formatu?
Odp. Tak – dzięki uaktualnieniom Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP i Microsoft Office 2003 możliwe będzie czytanie, edycja i zachowywanie plików za pomocą nowych formatów Office XML.

Korzyści ze stosowania formatów Office XML

Pyt. Czy nowy format zapewnia większą interoperatywność niż poprzednia edycja Microsoft Office 2003?
Odp. Nowe formaty poprawią zarządzanie plikami i danymi poprzez ograniczenie rozmiarów plików i efektywniejsze odzyskiwanie plików uszkodzonych. Interoperatywność z serwerami i innymi aplikacjami zostanie zwiększona dzięki ułatwieniu dostępu do struktury dokumentu w formacie XML w celu zidentyfikowania lub interakcji z takimi składnikami dokumentu, jak komentarze, metadane lub kody. Ze względu na otwartą i bezpłatną licencję specyfikacji, każdy użytkownik i dostawca będzie w stanie korzystać z nowych formatów we własnych systemach.

Pyt. Czy nowe formaty zapewnią integrację z innymi systemami biurowymi?
Odp. Podobnie jak w przypadku Microsoft Office 2003's Reference Schemas, tak i nowe formaty Office XML są otwarte, a ich oparcie na standardzie XML umożliwia deweloperom dostęp do specyficznej zawartości dokumentów bez konieczności dokonywania podziału. Użytkownicy mogą otwierać i dokonywać automatycznej edycji plików Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel i Microsoft Office PowerPoint przy pomocy każdego programu zdolnego do przetwarzania formatu XML bez konieczności korzystania z opcji „Zapisz jako XML”.

Nowe formaty Office XML to odpowiedź firmy na oczekiwania użytkowników związane z koniecznością szybkiego opracowywania dokumentów opartych na różnych źródłach danych oraz lepsze dostosowanie naszych produktów do standardu XML. Utworzenie nowej, dynamicznej i kompaktowej struktury na bazie standardów typu XML i ZIP przyniosło możliwości szybkiego opracowania dokumentów, ograniczenia rozmiarów plików Word, Excel i PowerPoint oraz efektywniejszego odzyskiwania plików uszkodzonych.

Pyt. W jaki sposób formaty Office XML przyczyniają się do ułatwienia zarządzania danymi identyfikującymi użytkownika?
Odp. Dane użytkownika zawarte są w plikach i pomagają zidentyfikować autora dokumentu, umiejscowienie pliku oraz datę jego utworzenia. Dane te najczęściej można znaleźć w oknie „Właściwości”. Formaty Office XML zachowują te dane osobno, co ułatwia programom usunięcie ich bez żadnego wpływu na pozostałą część dokumentu.

Pyt. Czy komentarze i zmiany też uznawane są za dane identyfikujące użytkownika?
Odp. Tak. Zmiany i komentarze zachowywane są w osobnym zbiorze danych w pliku, co pozwala użytkownikom łatwo zidentyfikować komentarze oraz usunąć je przez przekazaniem dokumentu dalej.

Pyt. Czy mogę usunąć komentarze i ślady zmian bez konieczności modyfikacji reszty pliku?
Odp. Tak. Użytkownicy mogą usunąć komentarze i ślady zmian w pliku bez wpływania na zawartość pozostałych części dokumentu.

Pyt. Czym są scenariusze składania dokumentu i w jaki sposób można z nich korzystać w nowych formatach? Dlaczego nie jest to możliwe już dziś?
Odp. Składanie dokumentu to proces budowania go z istniejących, szeroko wykorzystywanych danych. Można dokonać tego ręcznie, poprzez użytkownika lub na serwerze bez konieczności interwencji użytkownika. Architektura modularnego formatu plików Office XML umożliwia dodawanie, modyfikację lub usuwanie zawartości dokumentu łatwiej niż w poprzednich edycjach. Przykładem może być aktualizacja logo firmy, które następnie zostanie dodane do każdego dokumentu za pomocą programu potrafiącego dotrzeć do obrazów wewnątrz plików. Można tego dokonać ręcznie, poprzez użytkownika lub na serwerze.

Pyt. W jaki sposób nowe formaty zapewniają zgodność i zapobiegają ładowaniu niechcianych lub uszkodzonych danych? Czy istnieje ryzyko utraty istotnych danych w przypadku uszkodzenia pliku?
Odp. Nowe formaty zapewniają większą zgodność poprzez umożliwienie użytkownikowi:

Pyt. Czy użytkownik będzie mógł zapisywać dokumenty w różnych formatach?
Odp. Tak. Podobnie jak to jest w przypadku istniejących produktów Microsoft Office, użytkownik będzie mógł wybrać inny format dokumentu do zapisu w programach Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel i Microsoft Office PowerPoint.

Pyt. Dlaczego pliki w nowych formatach mają mniejsze rozmiary?
Odp. Wewnętrzne magazynowanie danych w formatach Office XML jest oparte o segmenty, np. kody zapisywane są osobno wewnątrz pliku. Każdy element pliku, a także plik jako całość podlegają kompresji w technologii ZIP, co powoduje ograniczenie rozmiarów dokumentów Microsoft Office Word, arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Office Excel i prezentacji Microsoft Office PowerPoint. Stopień kompresji zależy od rodzaju pliku.

Pyt. Czy oznacza to konieczność dekompresji plików przed otwarciem ich w aplikacji Microsoft Office?
Odp. Nie. Przy otwieraniu dokumentów w Microsoft Office kompresja i dekompresja zachodzi automatycznie. Użytkownicy nie muszą ręcznie przeprowadzać kompresji i dekompresji.

Pyt. Czy na skutek kompresji pogorszy się jakość obrazów w dokumentach?
Odp. Nie. Technologia ZIP nie umożliwia kompresji obrazów.

Pyt. Czy można zmodyfikować i dostosować format plików?
Odp. Nowe formaty Office XML umożliwiają dodawanie schematów dostosowanych do potrzeb użytkownika, które ułatwiają przechowywanie danych XML w dokumentach Microsoft Office Word i arkuszach Microsoft Office Excel bez konieczności konwersji do formatu Word czy Excel. Dane zdefiniowane przez użytkownika przechowywane są w naturalnej postaci wewnątrz pliku.

Pyt. Czy formaty Office XML mają wpływ na przepływ pracy? Czy możliwe jest np. uniemożliwienie przepływu danych z dokumentów Microsoft Office zgodnie z ustalonymi regułami?
Odp. Przepływ pracy stanowi jeden z kluczowych elementów w Microsoft Office 12, ale w chwili obecnej jest jeszcze zbyt wcześnie na omawianie szczegółów. Jak tylko będziemy mogli udostępnić kolejne informacje, z pewnością je opublikujemy.

Pyt. Jak nowe formaty wpłyną na bezpieczeństwo? Czy ryzyko tworzenia wirusów na bazie XML nie jest ciągle wysokie?
Odp. Nowe formaty Office XML podnoszą poziom bezpieczeństwa poprzez możliwość identyfikacji oraz izolacji plików zawierających kody i makra. Pliki pozbawione możliwości korzystania z kodów i makr zignorują wszelkie możliwe kody w nich zawarte. Poprawa bezpieczeństwa nastąpi dzięki możliwościom izolowania kodów i ewentualnej aktywacji przez administratora.

Pyt. Czy formaty Office XML zawierają możliwości ochrony hasłem?
Odp. Formaty Office XML mogą być chronione hasłem w podobny sposób, jak to czynią dostępne obecnie produkty Microsoft Office, czyli poprzez dodanie hasła zabezpieczającego dokument przed otwarciem lub modyfikacją.

Pyt. Czy formaty Office XML umożliwiają zarządzanie plikami zawierającymi aktywne makra?
Odp. Tak. Nowe formaty Office XML podnoszą poziom bezpieczeństwa poprzez możliwość identyfikacji oraz izolacji plików zawierających kody i makra. Pliki pozbawione możliwości korzystania z kodów i makr zignorują wszelkie możliwe kody w nich zawarte. Poprawa bezpieczeństwa nastąpi dzięki możliwościom izolowania kodów i ewentualnej aktywacji przez administratora.

Pyt. Czy przedsiębiorstwa mogą zapobiegać aktywacji makr w aplikacjach Microsoft Office korzystających z nowych formatów?
Odp. Tak. Formaty Office XML dezaktywują wszystkie kody i makra dokumentu.

Przygotowanie i wdrożenie

Pyt. Jakie działania podejmuje Microsoft, by przygotować użytkowników i partnerów do zmiany formatu?
Odp. Microsoft pracuje nad zapewnieniem kompatybilności nowych formatów z poprzednimi edycjami Microsoft Office oraz istniejących formatów z nowymi produktami Microsoft Office. Projektujemy narzędzia wdrożeniowe, zasoby oraz sposoby wsparcia użytkowników i partnerów. Aby ułatwić przejście na nowe formaty, planujemy opublikowanie specyfikacji przed szerokim udostępnieniem formatów, by umożliwić użytkownikom, partnerom i deweloperom przetestowanie nowości, zanim otrzymają lub utworzą pliki.

Pyt. Czy w Office 2007 można zmienić formaty domyślne?
Odp. Tak. Domyślne formaty plików mogą zostać zmienione w trakcie instalacji Microsoft Office przez użytkowników indywidualnych lub specjalistów IT w trakcie wdrażania grupowego.

Pyt. Czy użytkownik może wybrać domyślny format plików?
Odp. Tak, jest to możliwe po zainstalowaniu oprogramowania. Użytkownicy będą mogli każdorazowo zmienić format przy okazji zachowywania dokumentów w Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel i Microsoft Office PowerPoint.

Pyt. Czy specjaliści IT mogą wybrać inny format jako domyślny?
Odp. Tak. Format domyślny może zostać zmieniony w trakcie wdrażania przez wydziały IT lub użytkowników indywidualnych po dokonaniu instalacji.

Pyt. Czy można ustalić format domyślny w trakcie wdrażania oprogramowania dla wielu użytkowników?
Odp. Tak. Organizacje mogą zdefiniować format domyślny dla swoich pracowników w trakcie instalacji.

Pyt. Czy można zmienić format domyślny po zainstalowaniu Microsoft Office 2007?
Odp. Tak. Po dokonaniu instalacji Microsoft Office 2007 użytkownicy mogą indywidualnie zdecydować o wyborze formatu domyślnego w aplikacjach Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel i Microsoft Office PowerPoint.

Pyt. Czy inni dostawcy oprogramowania będą mogli korzystać z nowych formatów?
Odp. Tak. Opublikujemy specyfikacje, zanim produkt stanie się powszechnie dostępny i w ten sposób każdy dostawca rozwiązań czy deweloper będzie mógł je otrzymać na podstawie otwartej i bezpłatnej licencji. Umożliwi to innym deweloperom zintegrowanie formatów plików z własnymi rozwiązaniami bez konieczności dokonywania finansowych ustaleń z Microsoft.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące Microsoft Office 2003

Pyt. Jakie korzyści z XML w Microsoft Office mają użytkownicy istniejących wersji?
Odp. XML pozwala na takie przechowywanie informacji, które umożliwia ich wykorzystanie w innych celach bez względu na stosowaną platformę, umożliwia optymizację przepływu danych w organizacjach oraz projektowanie dostosowanych procesów i rozwiązań wydajnościowych dających pracownikom IT większy wpływ na działanie przedsiębiorstw.
Przykładem mogą być rozwiązania projektowane przez specjalistów IT na własnych komputerach, które mogą zostać bezpośrednio włączone do głównych procesów biznesowych poprzez XML, ukierunkowując zarządzanie tymi procesami oraz ograniczając potrzebę przeprojektowania danych dla potrzeb różnych systemów. XML pozwala również na uwolnienie informacji przechowywanych w systemach końcowych, które mogą zostać przetworzone i wykorzystane w innych celach przez pracowników używających dobrze im znanych aplikacji Microsoft Office.

Pyt. Czy formaty Microsoft Office 2003 nie stanowią po prostu modyfikacji XML dokonanej przez Microsoft?
Odp. XML w Office 2003 jest oparty na standardach obowiązujących w branży. Nasz wkład jest następujący:

Pyt. Czy inni użytkownicy będą musieli korzystać z Microsoft Office 2003, by zapoznać się z informacjami w xml?
Odp. Nie. Informacje zapisane w formacie XML oparte są w 100% na standardzie XML i każda aplikacja zdolna do korzystania z XML będzie mogła służyć do przetwarzania dokumentów w tym formacie.

Pyt. Jaka jest różnica w schematach referencyjnych i schematach użytkownika i jakie korzyści oferuje w tym zakresie Microsoft?
Odp. Różnica polega na istocie opisu. Schematy referencyjne opracowane uprzednio dla Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office InfoPath 2003 i Microsoft Office Visio 2003 koncentrują się na wyświetlanym obrazie (opisaniu, jak dana informacja zostanie wyświetlona – podobnie jak w przypadku diagramu Visio).

Schemat użytkownika koncentruje się na danych. Język XML wykorzystuje etykiety do zdefiniowania elementów w dokumencie (etykiety XML definiują strukturalne elementy oraz ich znaczenie). Dlatego też XML może być wykorzystany do zdefiniowania struktury i zawartości dokumentu, a nie tylko jego wyglądu. W infrastrukturze XML Office System Microsoft preferuje schematy użytkownika, definiowane lub tworzone przez użytkowników lub w drodze procesu biznesowego.