Asystent planowania

Asystent planowania

 Amadeusz Labuda
Amadeusz Labuda
00:00
14.10.2017
4758 wyświetleń

Jedną z bardziej przydatnych funkcji służących do organizacji naszego czasu jest znajdujący się w webowej wersji programu Outlook (a dokładniej jego kalendarzu) asystent planowania. Wyświetla on nasz szczegółowy harmonogram, umożliwiając szybki i wygodny wgląd w zaplanowane wydarzenia. Co więcej, dzięki opisywanemu narzędziu zyskujemy możliwość tworzenia nowych spotkań w relatywnie prosty i ergonomiczny sposób, co prowadzi jednocześnie do zmniejszenia ilości czasu, jaki musimy finalnie poświęcić na czynności organizacyjne. Co istotne, korzystając z asystenta planowania w prosty sposób podejrzeć możemy nie tylko to, kiedy możemy umówić się na spotkanie ze współpracownikiem, lecz również skorelować to z dostępnością sprzętu oraz pomieszczeń konferencyjnych. Jeśli zestawimy ze sobą te możliwości okaże się, że opisywane rozwiązanie znakomicie poprawić może nasz komfort pracy. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań powiązanych z asystentem warto wiedzieć, że godziny naszej pracy wyświetlane są w graficznym przedstawieniu hologramu na białym tle, zaś pozostałe na niebieskim. Gdy do wydarzenia dołączymy jakiegokolwiek użytkownika bądź salę, terminy ich niedostępności oznaczone zostaną kolorem szarym, ponadto szczegóły możemy poznać najeżdżając na dane pola kursorem myszy. W asystencie planowania możemy przełączać się pomiędzy widokiem całego tygodnia, a podglądem jednego dnia (co zwiększa czytelność).

Asystent planowania w praktyce.

Aby przejść do asystenta planowania:

  1. Logujemy się do Office 365 przy użyciu danych swojego konta.
  2. Przechodzimy do aplikacji Poczta, następnie z górnej belki rozwijamy menu przy poleceniu Nowy i wybieramy opcję Zdarzenie kalendarza.
  3. W oknie tworzenia nowego zdarzenia w kalendarzu, w jego górnej, nieco wysuniętej na prawo części odnajdujemy i klikamy ikonkę kalendarza z zegarem. Otworzy to poszukiwanego przez nas asystenta planowania.

Aby stworzyć wydarzenie przy pomocy asystenta planowania:

  1. Zaczynamy od powtórzenia kroków zawartych w instrukcji dotyczącej przejścia do asystenta planowania.
  2. Znajdując się już na jego karcie, należy wypełnić wymagane dane. Jeżeli w głównym oknie tworzenia wydarzenia wypełniliśmy chociaż część z nich, zostaną one przeniesione do asystenta planowania. Co istotne, jest to jedyny sposób, by zmienić nazwę tworzonego właśnie spotkania. Znajdując się w głównym oknie asystenta manipulować możemy ramami czasowymi wydarzenia przy pomocy dwóch rubryk znajdujących się po lewej stronie - odpowiadają one za datę jego rozpoczęcia oraz zakończenia. Jeśli jednak postanowimy po prostu je przenieść, wystarczy kliknąć wybraną godzinę na wyświetlonym harmonogramie dnia/tygodnia. Warto wiedzieć, że w tym przypadku nie możemy edytować czasu jego trwania. Oczywiście nadal możliwe jest zaznaczenie okienka cały dzień, co sprawi iż domyślny czas jego trwania określony zostanie po prostu jako cały dzień w kalendarzu.
  3. Aby dodać kolejnych użytkowników do spotkania wystarczy wyszukać ich korzystając z rubryki Uczestnicy, po czym kliknąć odpowiednią pozycję. Zostaną oni wtedy wyświetleni zaraz poniżej, z adnotacją statusu jaki mają ustalony na dany termin.
  4. Przycisk Zmień pokój pozwala określić, w którym miejscu ma się odbyć spotkanie. Również w tym przypadku poniżej znajdziemy informację, czy dane pomieszczenie jest wolne.
  5. Gdy będziemy zadowoleni z efektów wystarczy kliknąć znajdującą się w lewym górnym rogu opcję OK, by powrócić do klasycznego kreatora wydarzenia. Co istotne, aby wydarzenie zostało zatwierdzone należy skorzystać z opcji Wyślij znajdującej się poza asystentem planowania, właśnie we wspomnianym kreatorze.


Spodobał Ci się ten artykuł? Podziel się z innymi!

Źródło:

Polecamy również w kategorii Kalendarz