Udostępnianie plików w trybie offline umożliwia odczyt oraz edycję dokumentów znajdujących się na serwerach sieciowych, kiedy nie są one dla nas dostępne oraz późniejszą synchronizację kopii znajdującej się na naszym dysku lokalnym z tą znajdującą się na woluminie sieciowym. Jest to szczególnie przydatne dla użytkowników często korzystających z zasobów sieciowych, którym zdarza się brak dostępu do nich (np. z powodu pracy z komputerem przenośnym lub też z winy zawodnego połączenia sieciowego). Funkcja ta jest dostępna jedynie dla użytkowników systemu Microsoft Windows XP Professional. 

Udostępnianie plików w trybie offline

Aby móc korzystać z plików sieciowych bez aktywnego połączenia lokalnego należy uruchomić funkcję Plików trybu offline. Każdy plik lub folder, do którego mamy dostęp za pośrednictwem sieci, można skonfigurować do użycia w trybie offline. Pierwszym krokiem powinno być tutaj wyłączenie innej funkcji systemu Windows XP Professional - mianowicie Szybkiego przełączania użytkowników. Jest ona funkcją domyślnie włączoną (umożliwia wielu użytkownikom naprzemienne korzystanie z komputera bez konieczności zamykania i ponownego uruchamiania sesji), aczkolwiek korzystanie z niektórych programów (jak np. klient systemu NetWare) powoduje jej zablokowanie.  Aby ją wyłączyć wybieramy kolejno polecenie Start następnie z rozwiniętego menu wybieramy Ustawienia oraz Panel sterowania. Z tego modułu natomiast musimy uruchomić aplet Konta Użytkowników.

Następnie klikamy opcję Zmień sposób logowania lub wylogowywania użytkowników oraz usuwamy zaznaczenie z pola Użyj szybkiego przełączania użytkowników.

Teraz pozostaje nam już tylko włączyć funkcję Plików trybu offline. Aby to zrobić wybieramy kolejno polecenia Start, Panel Sterowania, Opcje folderów, Pliki trybu offline. Na otwartej kracie zaznaczamy opcję Włącz pliki trybu offline.

Po uruchomieniu funkcji Plików trybu offline na wyżej zaprezentowanej karcie uaktywni się kilka dodatkowych opcji umożliwiających dopasowanie synchronizacji i zarządzania plikami do naszych indywidualnych potrzeb. Zaznaczając wybrane pozycje należy pamiętać, że system może dokonać synchronizacji z serwerem jedynie jeśli nastąpi prawidłowe wylogowanie użytkownika. Odłączenie kabla sieciowego lub awaria połączenia nie pozwala systemowi na przeprowadzenie koniecznych działań. Szyfrowanie plików offline działa na tej samej zasadzie co szyfrowanie wszelkich innych plików znajdujących się na dysku twardym (tylko użytkownik zalogowany przy użyciu swojej nazwy i hasła może przeglądać zaszyfrowane pliki). Suwak Ilość miejsca na dysku do użycia dla tymczasowych plików trybu offline -pozwala nam określić jak dużą przestrzeń dyskową system Windows zarezerwuje dla plików trybu offline. Jest to parametr szczególnie ważny jeśli korzystamy z automatycznego buforowania (informacje o buforowaniu omówione są w dalszej części artykułu). Karta Pliki trybu offline umożliwia nam również wyświetlenie tych plików, usunięcie ich oraz konfigurację obsługi przerwanych połączeń.

Wybranie opcji Zaawansowane daje nam możliwość ustalenia reakcji naszego komputera na odłączenie od sieci w czasie pracy w trybie offline. 

Mamy tutaj do wyboru dwie możliwości:

• Powiadom mnie i zacznij pracę w trybie offline - w przypadku zerwania połączenia sieciowego komputer wyświetli informację o tym i automatycznie zacznie pracę w trybie offline 
• Nigdy nie zezwalaj komputerowi na pracę w trybie offline - ta opcja spowoduje zakończenie pracy bez możliwości użytkowania plików zbuforowanych na dysku lokalnym, jest ona zaprzeczeniem funkcjonalności plików trybu offline i jest stosowana praktycznie tylko w liście wyjątków.

Lista wyjątków służy do przypisywania jednej z powyższych opcji nie dla wszystkich komputerów sieciowych jednocześnie, ale dla każdego z osobna. Umożliwia to zdefiniowanie zachowania systemu w stosunku do danych znajdujących się na różnych dyskach sieciowych w przypadku utraty połączenia z nimi. 

Aby stworzyć listę wyjątków w dolnej sekcji okna korzystamy z polecenia Dodaj. Wpisujemy nazwę komputera względem którego definiujemy reakcje systemu oraz zaznaczamy typ tej reakcji

Udostępnianie plików i folderów w trybie offline

Funkcja obsługi plików trybu offline jest aplikacją kliencką, co oznacza, że nie zależy ona od oprogramowania (systemu operacyjnego) znajdującego się na serwerze udostępniającym pliki i foldery. Jedynym warunkiem jest obsługa protokołu współdzielenia plików (Server Message Block - SMB) przez serwer. Jest to zaimplementowane w Microsoft Windows 95, Windows 98, Windows Millennium Edition, Windows NT 4, Windows 2000, Windows XP jak również w bardzo wielu systemach uniksowych (z zainstalowanym pakietem Samba).  

Aby udostępnić folder w trybie offline otwieramy okno Moje miejsca sieciowe, po czym znajdujemy tam folder lub plik sieciowy, który to chcemy współdzielić.

Po kliknięciu wybranego elementu prawym przyciskiem myszy, wybieramy opcję Udostępnij w trybie offline. Jeżeli robimy to po raz pierwszy wtedy pojawi się okno kreatora, który w jasny sposób pomoże nam dokonać buforowania plików i przedstawi proste opcje ich obsługi. Następnie wybrane dane zostaną zsynchronizowane po raz pierwszy oraz zostanie utworzony Folder plików trybu offline. Od tej pory dodawanie każdego następnego pliku odbędzie się już bez użycia kreatora. 

Edycja plików trybu offline odbywa się na tej samej zasadzie co edycja wszystkich innych plików znajdujących na dysku lokalnym komputera z tą tylko różnicą, że po zakończeniu pracy (lub w innym ustalonym przez nas momencie) następuje synchronizacja naszej wersji pliku z tą znajdującą się na dysku sieciowym. Wszystkie pliki offline znajdują się w Folderze plików trybu offline. Wybierając w nim polecenie Widok, Szczegóły uzyskamy dodatkowe informacje o wybranym folderze lub pliku.

Synchronizowanie plików i folderów trybu offline

Synchronizowanie plików trybu offline zachodzi w różnych momentach - zależnie od ustawionych przez użytkownika opcji (o tym, dalej). W takcie synchronizacji może dojść do czterech podstawowych sytuacji:

• jeżeli nie dokonaliśmy żadnych zmian w naszej wersji pliku, a system stwierdzi, że wersja pliku na dysku sieciowym również jest niezmieniona wtedy nic się nie stanie,
• jeżeli została zmieniona jedna z tych dwóch wersji wtedy druga z nich zostanie zastąpiona przez wersję zaktualizowana,
• jeżeli obie wersje zostały zmienione użytkownik decyduje czy ma zostać zapisana jedna z nich czy też obie, w każdym jednak razie następuje synchronizacja plików między dyskiem sieciowym a lokalnym,
• jeżeli jeden z plików został usunięty a w drugim nie wprowadzono zmian wtedy oba plik zostają usunięte, jeśli jednak w jednej z kopii wprowadzono zmiany a drugą usunięto wtedy użytkownik decyduje czy usunąć czy też zapisać zmodyfikowany plik w obu lokalizacjach.

Aby ustawić opcje synchronizacji w Folderze plików trybu offline wybieramy opcję Narzędzia, a następnie Synchronizuj. 

Kliknięcie teraz przycisku Ustawienia da nam dostęp do okna umożliwiającego ustalenie momentu w którym nastąpi synchronizacja plików trybu offline z serwerem sieciowym.

Mamy możliwość ustawienia synchronizacji w trakcie logowania lub wylogowywania się użytkownika (jak również jest możliwość ustawienia wcześniejszego pytania o dokonanie synchronizacji), w okresie bezczynności komputera lub też w dowolnym momencie wpisanym w harmonogram zadań.  

Okres bezczynności definiujemy wybierając opcję Bezczynny, następnie Zaawansowane i wpisując satysfakcjonujące nas wartości w odpowiednie pola.

Zapobieganie synchronizacji w przypadku, gdy komputer jest zasilany bateryjnie przyczynia się wydatnie do oszczędności energii. 

Ustawianie synchronizacji poprzez harmonogram zadań jest łatwe i przejrzyste dzięki kreatorowi, do którego dostaniemy się wybierając opcję Harmonogram w Ustawieniach Synchronizacji, a następnie klikając przycisk Dodaj.

Zarządzanie buforowaniem w serwerze

Użytkownik ma możliwość wyboru w jaki sposób będą wybierane pliki i foldery, udostępniane w trybie offline. Są trzy podstawowe opcje buforowania:

• Ręczne buforowanie dokumentów polega na kopiowaniu na dysk lokalny jedynie dokumentów wybranych w tym celu przez użytkownika (opcja ta najlepiej sprawdza się u osób, które chcą zabierać dane np. do domu przy użyciu komputera przenośnego)
• Automatyczne buforowanie dokumentów sprowadza się do kopiowania do buforu wszystkich plików i folderów otwartych przez użytkownika (może to skutkować szybkim usuwaniem starych plików w skutek braku pamięci dyskowej przeznaczonej na pliki trybu offline)
• Automatyczne buforowanie programów i dokumentów przydaje się tylko w odniesieniu do obsługi plików i folderów, które są tylko odczytywane (aplikacje, dokumenty odniesienia itd.) 

Aby skonfigurować buforowanie udziału sieciowego klikamy udostępniony folder prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję Właściwości a następnie wybieramy kolejno Udostępnianie, Buforowanie, Ustawienie.

Aktówka

Użytkownicy systemu Microsoft Windows XP Home Edition zmuszeni są do korzystania ze starszej i o wiele mniej wygodnej formy synchronizacji danych jaką jest Aktówka. Działa ona na zasadzie folderu kopiowanego z naszego dysku na dysk komputera sieciowego lub dowolny inny nośnik. 

Aby utworzyć aktówkę klikamy prawym przyciskiem myszy w miejscu gdzie chcemy utworzyć ten element wybieramy Nowy a następnie Aktówka.

Jeżeli chcemy zaktualizować aktówkę musimy włożyć odpowiedni nośnik do napędu albo też ustanowić potrzebne połączenie sieciowe. Ważne jest aby obie wersje plików były dla nas dostępne w trakcie aktualizacji. Wybieramy wtedy polecenie Aktówka a następnie Aktualizuj wszystko.

Zalety i wady aktówki

• Aktówka jest jedyną możliwością synchronizacji plików w Windows XP Home Edition, dlatego też dla użytkowników tego systemu jest to funkcja bardzo przydatna.
• Jest ona również jedyną możliwością przenoszenia plików przy użyciu bezpośredniego połączenia kablowego albo nośnika wymiennego.
• Jednak, jeżeli to tylko możliwe, lepiej jest użyć funkcji plików trybu offline, ponieważ jest to rozwiązanie o wiele wygodniejsze i szybsze.