Trzymanie wszystkich wiadomości w folderze głównym Skrzynki odbiorczej z czasem może doprowadzić do niezłego bałaganu. Dodatkowo, przy natłoku nowych wiadomości, któraś z ważnych korespondencji może zwyczajnie umknąć naszemu wzrokowi. Zobaczmy, jak skorzystać z funkcji Reguły wiadomości, która pozwoli na łatwiejsze zarządzanie wiadomościami e-mail.

Funkcję Reguły wiadomości znajdziemy w programie Windows Live Mail w menu Narzędzia po wybraniu pozycji Reguły wiadomości. Następnie wybieramy jedną z dwóch pozycji – Reguły poczty e-mail lub Reguły grup dyskusyjnych. Każda z nich odpowiada za inny rodzaj nowych wiadomości, jednakże reguły, które będziemy tworzyć, będą wyglądać podobnie w obu przypadkach.

Jak stworzyć regułę? W oknie, które pojawi się po wybraniu jednej z wymienionych powyżej pozycji, widzimy trzy sekcje. W pierwszej z nich definiujemy warunek, jaki musi zajść, aby reguła została aktywowana. Może to być np. wiadomość od określonego nadawcy, wiadomość z konkretnego konta e-mail, wiadomość z konkretną frazą w temacie i wiele, wiele innych. Ich konkretne parametry określimy w trzeciej sekcji. Wpiszemy tam na przykład adres e-mail osoby, jeśli zdefiniowaliśmy warunek reguły jako wiadomość od konkretnego nadawcy. Pamiętajmy, że możemy wybrać kilka warunków dla pojedynczej reguły. Środkowa sekcja odpowiada za definiowanie akcji, jaka ma zostać podjęta, gdy warunek reguły zostanie spełniony. Może to być przeniesienie wiadomości do wybranego folderu (musimy go wcześniej utworzyć w skrzynce odbiorczej), usunięcie wiadomości, czy też wyróżnienie jej kolorem. Także część z akcji będzie wymagała dodatkowego skonfigurowania w ostatniej sekcji. Na samym dole znajduje się pole, w które wpisujemy nazwę reguły (przyda się do rozpoznania jej, gdy będziemy chcieli wyedytować jej parametry).

Gdy już utworzymy pierwszą regułę, zostaniemy przeniesieni do okna zarządzania regułami. Od tej pory każde wybranie z menu Narzędzia pozycji Reguły wiadomości i następnie jednej z dwóch opcji będzie skutkować wyświetleniem tego okna. Dysponując pięcioma przyciskami z prawej strony okna możemy m.in. tworzyć, modyfikować i usuwać reguły.