Korzystając z poczty elektronicznej za pomocą programu Microsoft Office Outlook 2007 zapewne doświadczyliśmy, że wraz ze zwiększaniem się ilości otrzymywanych i wysyłanych wiadomości e-mail, ubywa miejsca na dysku twardym. Sytuacja ta nie byłaby zbyt kłopotliwa, gdyby wszystkie e-maile zawierały wyłącznie tekst. Jednakże duża część wiadomości, które odbieramy, zawiera objętościowe załączniki, czy to w postaci plików graficznych, czy dokumentów. Warto zatem znać dokładną przestrzeń dyskową, jaką wykorzystują wiadomości zgromadzone w programie. Zobaczmy więc jak tego dokonać.

Uruchamiamy program Outlook 2007, następnie przechodzimy do menu Narzędzia i klikamy pozycję Oczyszczanie skrzynki pocztowej. W nowo otwartym oknie klikamy przycisk Wyświetl rozmiar skrzynki pocztowej.

Uruchomione zostanie okienko Rozmiar folderu, w którym przedstawione zostały wielkości wiadomości zgromadzonych na dysku. Na liście między innymi znajdziemy rozmiar wszystkich posiadanych e-maili, a także Skrzynki odbiorczej, Elementów wysłanych, Elementów usuniętych i innych. Wszystkie wartości podane są w KB (kilobajtach).

Znając dokładne miejsce, jakie zajmują wiadomości, jesteśmy w stanie określić, czy usuwając stare e-maile zwolnimy w znacznym stopniu przestrzeń dyskową. Warto zapamiętać, że jeden tekstowy e-mail to zaledwie kilka kilobajtów, ale w przypadku posiadania wielu, wraz z załącznikami, rozmiary mogą przekroczyć znacznie kilkaset megabajtów czy nawet osiągnąć kilka gigabajtów rozmiaru. Świetnym tego przykładem jest powyższy obrazek, na którym widnieje rozmiar aż 1GB, co świadczy o tym, że przechowywane wiadomości e-mail zajmują sporą część przestrzeni dyskowej.